Modèle de chronologie pour la gestion de projet

Dans le contexte du PM, les chronologies sont des listes de tâches à accomplir et de jalons à atteindre dans le cadre du projet sur une période définie. Ce type de visuels est parfait pour les projets comportant plusieurs parties mobiles interdépendantes, car ils montrent sans effort les équipes qui gèrent des activités spécifiques, quelles tâches doivent être accomplies et dans quel ordre, la phase du projet et le temps disponible pour produire les livrables. Nous vous recommandons de suivre ce processus lorsque vous vous asseyez pour rédiger un calendrier pour votre prochain projet :

1. Commencez par un énoncé de portée du projet qui définit les livrables et les ressources.

2. À l'aide de jalons, divisez votre projet en phases plus petites et plus faciles à gérer.

3. Sur la base de l'énoncé du contenu du projet, créez des estimations de temps pour chacune des tâches impliquées.

4. Consultez les participants et/ou les équipes en charge du projet et repartez les tâches.

5. Utilisez un créateur de chronologie pour créer une représentation visuelle du projet.

Pour créer une chronologie de gestion de projet Excel, suivez les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur l'onglet Insertion du ruban de Microsoft Excel.

2. Accédez à Insérer un graphique SmartArt et sélectionnez l'option Traiter.

3. Recherchez le type de graphique Chronologie de base et cliquez dessus.

4. Modifiez le texte dans le volet de texte pour illustrer les données de votre projet.

Pour une démonstration détaillée du processus, consultez notre tutoriel sur la création d'une chronologie dans Excel.

PowerPoint propose un ensemble de styles graphiques relativement basiques sous l'onglet du ruban SmartArt que les utilisateurs peuvent utiliser pour créer une chronologie de projet. Cependant, plus votre projet est complexe, plus cette tâche est difficile et chronophage. Même lorsque vous n'avez pas affaire à un plan complexe, la création et la mise à jour manuelles d'une chronologie avec les outils disponibles dans PowerPoint sont toujours délicates et un processus long, au mieux. Pour en savoir plus, consultez notre guide détaillé sur la création manuelle de chronologies dans PowerPoint.

Une meilleure alternative en particulier lorsque votre travail quotidien implique une planification et des présentations fréquentes, serait d'envisager un créateur de chronologie dédié tel qu'Office Timeline, qui est également livré avec une version gratuite.

La copie du diagramme de Gantt que vous venez de créer dans MS Project dans PowerPoint peut être effectuée en utilisant uniquement les outils disponibles dans les deux programmes Microsoft Office, mais il y a un hic : vous ne pouvez exporter votre graphique que sous forme d'image statique et non modifiable. Bien qu'il puisse y avoir des différences d'interface entre les différentes versions de MS Office, vos étapes doivent être les suivantes :

• Sous l'onglet Affichage dans MS Project, visitez la section Données et sélectionnez les tâches que vous souhaitez importer via la catégorie Filtre.

• Via l'onglet Tâche, cliquez sur l'option Copier l'image.

• Cochez l'option « Pour l'écran », puis copiez les lignes sélectionnées.

• Réglez l'échelle de temps sur "Comme indiqué à l'écran".

• Passez à PowerPoint et collez le diagramme de Gantt.

Maintenant, si vous cherchez une meilleure façon de procéder, les créateurs de chronologie de projet dédiés et de diagrammes de Gantt comme Office Timeline vous permettent d'importer facilement les données MS Project et de créer un graphique entièrement personnalisable directement dans PowerPoint ! Consultez notre guide pour en savoir plus sur la façon de transformer vos données MS Project en une chronologie PowerPoint.

Vous pouvez créer une chronologie de projet à l'aide des programmes de la suite Microsoft Office (ainsi que de leurs homologues Google) ou d'un créateur de chronologie dédié, tel qu'Office Timeline. Cependant, le principal inconvénient de la première option est le manque de modèles préexistants. Cela peut rapidement devenir un fardeau si vous travaillez régulièrement avec des échéanciers, car vous recommenceriez à zéro à chaque fois.

D'autre part, la plupart des créateurs de chronologie dédiés sont préchargés avec un tas de modèles de chronologie conçus par des professionnels parmi lesquels choisir. Saisissez ou importez simplement vos données dans un modèle et l'application affichera la chronologie pour vous. Si vous avez opté pour Office Timeline comme créateur de chronologie dédié, vous pouvez également créer et enregistrer vos propres modèles pour les réutiliser pour de futurs projets.

RACI, également appelé matrice RACI, est un protocole de gestion de projet pour l'attribution des responsabilités. Il s'agit essentiellement d'un tableau répertoriant les personnes (ou équipes) participant à un projet et leur niveau d'implication par rapport à chaque tâche. L'acronyme lui-même signifie ce qui suit :

• Responsible (Responsible) : une personne ou une équipe responsable est directement affectée à des tâches spécifiques ou à la production de livrables ; avoir au moins un responsable par tâche/livrable est fortement recommandé. Les exemples ici incluent les développeurs, les équipes de production, etc.

• Redevable (Accountable): le rôle de la personne ou de l'équipe responsable est de déléguer le travail au responsable et de s'assurer que chaque tâche est accomplie dans les délais impartis. Ce travail incombe généralement à la direction ou à la gestion.

• Consulté (Consulted): ces parties sont généralement des parties prenantes du projet et leur apport sur l'avancement et les livrables sera requis lorsque le chef de projet le jugera bon. Les catégories que nous pouvons inclure ici sont des équipes d'autres départements qui peuvent être impactées par le flux du projet.

• Informé (Informed) : cela inclut les chefs de département, les directeurs ou la haute direction qui ne sont pas directement touchés par le résultat du projet, mais qui doivent néanmoins être tenus au courant. Leur apport ou leurs décisions ne sont pas nécessaires. Parfois, une simple présentation de haut niveau suffit.

RASCI est une variante de la méthode originale de gestion de projet consistant à définir les rôles, RACI (Responsible / Responsible, Accountable / Redevable, Consulted / Consulté and Informed / Informé). Le S supplémentaire signifie Soutien (Supportive), un rôle qui a été défini pour aider les parties responsables à accomplir leurs tâches. La personne ou l'équipe de soutien peut avoir divers degrés d'implication dans le résultat du projet et agira généralement comme des garde-fous et des tampons de main-d'œuvre qui interviennent chaque fois qu'il est nécessaire de maintenir la charge de travail sur la bonne voie.

Deux des méthodologies les plus populaires couramment utilisées pour créer de meilleurs résultats pour les entreprises, PMP (Project Management Professional) et Six Sigma abordent cet objectif sous différents angles. Avant de décider quel type de certification vous souhaitez poursuivre, examinons ce qui les distingue :

• Améliorer vs réparer : les experts certifiés PMP sont mieux équipés pour augmenter le taux de réussite d'une entreprise, tandis que leurs homologues Six Sigma se concentrent sur la découverte et l'élimination des problèmes dans divers processus de travail.

• Planifier vs Optimiser : un professionnel de la gestion de projet peut être chargé de créer et d'exécuter des plans de projet, alors qu'un employé Six Sigma viserait à minimiser les efforts ou les dépenses inutiles.

• Respect des délais vs contrôle continu : les PMP créent des horaires de répartition du travail et respectent les délais, tandis que le rôle Six Sigma est continuellement engagé dans le contrôle de la phase.

• Pratiques standardisées vs méthodes basées sur les données : PMP s'appuie sur des méthodologies standardisées pour atteindre tous les objectifs d'un projet dans les délais impartis, tandis que Six Sigma utilise des analyses pour identifier et résoudre en permanence de nouveaux défis.

La méthodologie Waterfall contraste avec la stratégie Agile dans son approche de la réalisation d'un projet. Plus précisément, il s'agit de cartographier un projet au tout début et de le découper en phases distinctes et linéaires qui ne commencent que si la précédente est achevée. La cascade est considérée comme la meilleure option lorsque les projets sont longs, prévisibles et peu susceptibles de nécessiter des changements, car le retour à une phase précédente coûte cher.

Dans un monde idéal, les chefs de projet (PM) auraient simplement besoin de créer une structure de répartition du travail, d'attribuer la charge de travail et d'attendre que le projet soit terminé. Comme ce n'est pas réaliste, le contrôle de projet est l'une des tâches les plus importantes dans l'assiette du chef de projet. Essentiellement, cela signifie suivre les bonnes mesures pour déterminer comment les choses progressent. Voici ce qu'ils doivent regarder :

1. Analyse de la valeur acquise : effectuer une analyse de la valeur doit montrer l'écart de calendrier (à quel point un projet est en retard ou en avance) et l'écart de coût (à quel point le projet est sous-budgété ou surbudgétisé). Connaître ces deux valeurs peut aider le PM à ajuster les paramètres du projet en conséquence.

2. Contrôle de la portée : souvent, de petites tâches ajoutées au plan d'origine font boule de neige, entraînant des retards et épuisant le budget alloué au projet. Ces tâches sont connues sous le nom de fluage de la portée, et la meilleure façon de les combattre est de vérifier régulièrement la déclaration de portée originale et de s'assurer qu'elle n'a pas déraillé.

3. Communication : la création d'une section de communication dans le plan de gestion de projet est un excellent moyen de s'assurer que les parties prenantes reçoivent le type exact de mises à jour dont elles ont besoin. Cela peut grandement contribuer à assurer une relation productive et basée sur la confiance entre le PM et les clients.

4. Risques : la systématisation des dangers potentiels connus depuis le début du projet dans un registre des risques et la prise de mesures actives pour les atténuer sont les derniers éléments du programme de contrôle du projet. Le registre des risques peut être réévalué et mis à jour tout au long du cycle de vie du projet.

Lorsque vous créez une chronologie de projet, il y a quatre éléments obligatoires à cocher dans la liste, comme suit :

1. Tâches - sont essentiellement des répartitions du travail total, limitées dans leur portée et leur durée, avec des dates de début/fin prédéfinies ;

2. Jalons - définissant les phases du projet ;

3. Dépendances - montrent l'interdépendance des tâches sur la chronologie ;

4. Échelles de temps - agissent comme la flèche de fond du temps montrant la progression linéaire du calendrier.

Bien que cela ne soit pas obligatoire, les couloirs et les sous-couloirs peuvent grandement aider à clarifier quelles équipes gèrent quelles tâches ou comment les différentes phases du projet se déroulent. Pour mieux comprendre comment les couloirs peuvent ajouter une couche supplémentaire d'ordre à un projet, consultez notre modèle de diagramme à couloir qui peut être facilement personnalisé à l'aide de l'essai gratuit de 14 jours du complément Office Timeline.