Chronologie de projet: étapes, exemples et outils

Présentation

Une gestion de projet efficace s'articule autour d'une chronologie de projet claire qui sert de plaque tournante de référence pour toutes les parties liées aux livrables du projet et aux dates d'échéance. Sans un tel plan de contrôle central pour optimiser les processus et suivre le travail, des goulots d'étranglement peuvent survenir, la productivité diminue et les attentes déraillent.

Sur cette page, nous visons à couvrir les aspects essentiels que vous devez savoir sur la gestion de chronologie de votre projet, y compris des définitions, des exemples et des outils pour créer des visuels aussi importants.

Qu'est-ce qu'une chronologie de projet?

De manière générale, une chronologie (ou frise chronologique) est un affichage d'événements organisés par ordre chronologique sur une certaine période. Il comprend généralement une longue barre avec des événements et leurs dates associées en parallèle. La barre, également appelée plage de temps, repose généralement sur une échelle linéaire dans laquelle une unité de distance équivaut à une durée définie. En fonction du sujet et des données de la chronologie, son échelle de temps peut s'étendre sur des années, des mois ou des jours.

Utilité et importance des chronologies dans la gestion de projet

Visualisant l'évolution de certains événements et activités au fil du temps, les frises chronologiques peuvent être utilisées dans divers domaines tels que l'éducation, la science, les affaires et la gestion de projet.

Dans la gestion de projet, les chronologies sont utilisées pour représenter visuellement le cours planifié d'un projet du début à la fin, et sont devenues une pièce maîtresse de la livraison réussie du projet. Divisée en étapes, tâches et sous-tâches qui doivent être accomplies entre ces deux points de référence, une chronologie de projet aide toutes les personnes impliquées à savoir quels jalons doivent être atteints et dans quel calendrier.

En d'autres termes, l'utilisation d'une frise chronologique dans un processus de gestion de projet vous permet de voir les principaux détails suivants sur le projet:

• Quelles tâches sont effectuées actuellement;

• Quelles tâches ont déjà été accomplies;

• Quelles tâches vont être accomplies ensuite.

Les chefs de projet qui souhaitent superviser de manière optimale les processus sous-jacents commencent toujours par une chronologie de projet claire. À cette fin, beaucoup ont recours à divers outils bureautiques comme Microsoft Excel pour produire de tels graphiques. Cependant, ceux-ci peuvent s'avérer difficiles à utiliser ou limités lorsqu'il s'agit de créer des visuels plus personnalisés, de les mettre à jour en temps réel ou de les partager facilement avec les membres clés de l'équipe. Pour permettre aux professionnels de tirer le meilleur parti de la chronologie d'un projet, une gamme de plus en plus diversifiée de logiciels spécialisés de chronologie de projet a été développée.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’une chronologie de projet?

Les chronologies de projet occupent désormais une place centrale dans la gestion de projet car ils contribuent de manière significative à la réalisation de ces objectifs cruciaux:

• Tenir tous les participants (à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation) informés à chaque étape du projet;

• Tenir les membres de l'équipe responsables de leur travail assigné;

• Communiquer efficacement les détails du projet, les dates d'échéance, les approbations, les actifs supplémentaires;

• Fournir des estimations plus précises des livrables du projet;

• Amélioration de la gestion des ressources.

Comment créer une chronologie de projet

Voici les étapes à suivre pour commencer à planifier un projet et créer sa chronologie associée:

1. Créez la structure de répartition globale de votre projet en énumérant ses principaux objectifs, ses livrables et les tâches associées. Cela vous aide à définir la portée de votre projet et à définir clairement le travail à effectuer pour le réaliser.

2. Décomposez l'ensemble des livrables en sous-unités et jalons plus petits et plus faciles à gérer, et organisez-les dans un ordre logique. Si le projet est plus complexe, vous pouvez également les regrouper pour mettre en évidence ses différentes phases.

3. Estimez le temps nécessaire pour terminer chaque tâche du projet et attribuez des dates d'échéance en fonction de leur durée.

4. Identifiez les dépendances entre les tâches et délimitez le chemin critique de votre projet - en énumérant les tâches essentielles pour mener à bien le projet et en indiquant comment elles sont interconnectées, tout le monde saura comment une activité peut en affecter une autre. Comprendre l'impact qu'un retard d'une tâche peut avoir sur l'ensemble du projet permet une meilleure priorisation et une meilleure reconfiguration, si nécessaire.

Une fois ceux-ci définis, vous pouvez commencer à créer la chronologie réelle du projet à l'aide de modèles de chronologie. Vous pouvez également utiliser vos outils Office pour créer une chronologie, ou vous pouvez opter pour un générateur de chronologie dédié.

Pour en savoir plus sur la création d'une chronologie pour un projet, manuellement et automatiquement, consultez nos didacticiels détaillés qui couvrent les logiciels bureautiques les plus populaires pour Windows et Mac OS :

• Comment créer une chronologie dans Microsoft PowerPoint

• Comment créer une chronologie dans Microsoft Excel

• Comment créer une chronologie dans Microsoft Word

• Comment créer une chronologie dans Microsoft Project

• Comment créer une chronologie dans Google Docs et Google Sheets

• Comment créer une chronologie dans Numbers pour Mac

• Comment créer une chronologie dans Keynote pour Mac

• Comment créer une chronologie dans Pages pour Mac

Dans chacun de ces tutoriels, vous trouverez des instructions étape par étape et des captures d'écran pour vous aider à créer des chronologies. Vous pouvez essayer la version manuelle qui prend au moins 30 minutes de votre temps, mais vous pouvez également apprendre à utiliser un outil de chronologie automatisé pour réduire le temps que vous passez à créer et mettre à jour votre chronologie à seulement quelques minutes.

Exemples de chronologie de gestion de projet

La mise en page d'une chronologie de projet peut varier en fonction de la portée spécifique et de la structure de répartition du travail du projet en question. Cependant, la chronologie d'un projet comprend généralement quelques éléments quel que soit le type de projet:

• Une barre d'échelle de temps (généralement horizontale) qui représente l'échelle de temps du projet;

• Liste des tâches et jalons sous-jacents;

• Descriptions des tâches;

• Dates de début;

• Dates de fin;

• Durées des tâches;

• Pourcentage achevé.

Pour illustrer les divers formats que peut prendre une fries chronologique de gestion de projet, nous avons rassemblé quelques exemples ci-dessous.

VOYEZ PLUS D'EXEMPLES

Modèles pour les chronologies de projet

Les modèles de chronologie de projet son es exemples de frises chronologiques prédéfinies que les utilisateurs peuvent modifier et personnaliser en entrant simplement leurs propres données dans l'image existante pour refléter les spécificités de leur projet.

Pourquoi utiliser des modèles de chronologie de projet?

Basés sur des structures éprouvées qui ont été affinées au fil du temps, les modèles de chronologie de projet offrent une solution déjà conçue qui vous permet de gagner un temps considérable lors de l'organisation de votre plan de projet tout en réduisant les conjectures pour vous. En fournissant un format clair à vos données, un modèle de chronologie de projet vous permet de transformer des informations complexes en une sortie facile à suivre et en un coup d'œil.

Démarrez plus rapidement avec la création de frises chronologiques de projet à l'aide de notre collection de modèles de chronologie gratuits. Téléchargez simplement votre modèle préféré, entrez les tâches, les jalons et les dates de votre projet et profitez de la chronologie de votre projet prêt pour la présentation.

Outils de création de frises chronologiques

Qu'est-ce qu'un logiciel de chronologie de gestion de projet?

Le logiciel de chronologie de gestion de projet fait référence à tout type d'outil qui automatise la création de frises chronologiques de projet pour vous et prend généralement en charge des actions et des fonctionnalités plus avancées telles que:

• Ajout de jalons;

• Mise en place des dépendances des tâches;

• Regroupement et attribution des tâches;

• Importation de données à partir de sources multiples et exportation dans divers formats;

• Fonctionnalités de mise en forme raffinées;

• Capacité de suivre les progrès et de mettre à jour l'état en temps réel;

• Options de partage et de collaboration flexibles.

Logiciel de chronologie de projet de bureau ou en ligne

Si vous vous demandez quelles sont les principales différences entre un logiciel de chronologie sur site et le cloud, et lequel utiliser, voici ce que vous devez garder à l'esprit:

• Lorsque vous optez pour un logiciel de chronologie de projet de bureau, vous obtenez généralement une seule version locale par licence, ce qui convient à ceux qui préfèrent travailler individuellement et qui n'ont pas besoin pressant de partager facilement les chronologies de leur projet.

• Alternativement, un logiciel de chronologie de projet en ligne est conçu pour permettre un partage facile et une planification collaborative de la chronologie du projet. Il permet aux membres de votre équipe sans licence associée d'accéder et de mettre à jour la chronologie d'un projet en ligne une fois qu'ils sont invités par le propriétaire de la licence.

Fonctionnalités indispensables du logiciel de chronologies de projet

Voici quelques-unes des fonctionnalités fondamentales qui aideront les professionnels à tirer le meilleur parti de leur logiciel de création de chronologie de projet dédié:

• Modèles personnalisables qui peuvent être modifiés, enregistrés et réutilisés pour des travaux futurs;

• Interface intuitive et facile à utiliser;

• Riche gamme d'éléments visuels et d'options de personnalisation;

• Fonctions flexibles d'importation / exportation de données;

• Capacité d'intégration avec d'autres outils de gestion de projet;

• Compatibilité avec les navigateurs et les systèmes d'exploitation modernes;

• Partage facile et diverses fonctionnalités collaboratives.

Quel est le meilleur logiciel pour créer des chronologies?

Les parties prenantes comprennent mieux vos plans de projet lorsqu'elles les visualisent. C'est pourquoi le logiciel de création de frises chronologiques est devenu une composante essentielle de la gestion de projet.. Que ce soit pour rendre compte des progrès passés, de l'état actuel ou des futurs jalons critiques à atteindre, les professionnels tels que les planificateurs et les chefs de projet savent que l'utilisation de ces outils est le moyen le plus efficace de le faire. Cependant, choisir le meilleur logiciel pour créer des frises chronologiques parmi la variété disponible sur le marché peut s'avérer difficile car cela dépend des besoins et des exigences de chaque équipe et organisation.

Ce qui fonctionnera certainement dans la plupart des cas de l’environnement de gestion de projet dynamique d’aujourd’hui est un créateur de chronologie qui fournit:

• Flexibilité – un cadre agile qui permet aux équipes de rester sur la bonne voie lorsque des changements se produisent.

• Éléments visuels – il est important de trouver un système qui permette aux équipes, aux parties prenantes et aux clients d'avoir un aperçu clair des progrès à tout moment.

• Fonctionnalités collaboratives qui améliorent et rationalisent la communication entre les participants au projet.

Pour vous aider davantage à trouver la solution idéale pour créer et maintenir des frises chronologiques de projet précises, consultez cette liste restreinte des 10 meilleurs créateurs de chronologies.

Office Timeline est l'une de ces solutions qui garantit des plans de projet partageables, perspicaces et réactifs, une collaboration améliorée et des mises à jour d'état en temps réel. Disponible en tant qu'outil de création de chronologie de bureau et en ligne qui transforme automatiquement les données de projet en diapositives PowerPoint prêtes pour la présentation, il aide les chefs de projet à gagner du temps et à optimiser la productivité.

Conseils pour maintenir des chronologies de gestion de projet précises

Lorsqu'elle est faite et utilisée correctement, une frise chronologique de livraison de projet peut être une ressource vitale pour les chefs de projet et leurs équipes. Voici donc quelques recommandations sur la mise à jour efficace et le partage de chronologies de projet précises qui permettent à toutes les personnes impliquées d'aller dans la bonne direction.

Mise à jour des chronologies de projet

Les plans de projet changent souvent au fur et à mesure qu’ils avancent, mais avec une chronologie interactive facilement mise à jour, ces occurrences ne devraient pas faire dérailler la productivité de l’équipe. La mise à jour manuelle des dates peut compromettre la précision et la distribution de votre chronologie, il est donc recommandé d'utiliser un outil agile pour ajuster automatiquement les dates et refléter les derniers changements.

Choisissez un créateur de chronologie qui permet de définir des dépendances de tâches et / ou propose une fonctionnalité de glisser-déposer afin de pouvoir facilement mettre à jour une date et déplacer les tâches dépendantes.

Partager les chronologies du projet

Lorsque vous tracez une fries chronologique de projet interfonctionnel, essayez toujours de considérer attentivement tout transfert entre les départements et les équipes afin de garantir une transition rationalisée. Cela nécessite un logiciel de chronologie de projet qui se concentre sur la communication centralisée, les fonctionnalités collaboratives et la visualisation améliorée via des cadres de couloirs.