Tagesordnung-Vorlage

Ein Sitzungsprotokoll ist eine Art Geschäftsdokument, in dem die Sitzungsteilnehmer, die wichtigsten Diskussionspunkte, die getroffenen Maßnahmen und die vereinbarten nächsten Schritte aufgeführt sind. Die Aufgabe, das Sitzungsprotokoll zu verfassen, wird einem der Gruppenmitglieder vor der Versammlung oder zu Beginn der Sitzung zugewiesen, und diese Rolle kann bei Bedarf gewechselt werden. Einige Organisationen ziehen es vor, einen Assistenten mit der Protokollführung zu betrauen.

Die Formatierung des Dokuments kann von Organisation zu Organisation variieren, aber in der Regel sollten Sie in den meisten Sitzungsprotokollen die folgenden Angaben finden:

• Datum und Uhrzeit, zu der die Besprechung stattfand;

• Die Namen der Teilnehmer und der Abwesenden;

• Zweck der aktuellen Sitzung;

• Aktualisierungen des Protokolls der vorangegangenen Sitzung (angenommene, abgelehnte oder geänderte Punkte);

• Beschlüsse zu den Tagesordnungspunkten der aktuellen Sitzung;

• Neue Tagesordnungspunkte;

• Terminangaben für die nächste Sitzung;

• Dokumente, die dem Bericht beigefügt werden müssen.

Aufgrund des linearen Charakters des Verfahrens können Sie den Sitzungsplan immer als Zeitleiste formatieren. Diese Form bietet einen guten Überblick über die Tagesordnungspunkte und ihre Reihenfolge.

Wenn Sie zum ersten Mal ein Sitzungsprotokoll anfertigen, könnten Sie versucht sein, eine Abschrift des gesamten Gesprächs zu erstellen. Da dies jedoch nicht in Echtzeit möglich ist, sollten Sie lieber aktiv zuhören und sich ausschließlich auf wichtige Entscheidungen, kritische Punkte und Lösungsvorschläge konzentrieren. Weitere "Don'ts" in dieser Kategorie sind:

• Keine persönlichen Kommentare, Urteile oder Beobachtungen: Protokolle sollten fast ausschließlich aus zusammengefassten Fakten und Diskussionsergebnissen bestehen;

• Keine Zusammenfassungen oder Skizzen von Dokumenten, die in der Sitzung ausgetauscht wurden: Diese Dokumente können angehängt werden oder es kann auf sie verwiesen werden, wenn ihr Name und die Art ihrer Verwendung angegeben werden;

• Keine wörtlichen Zitate: beschränken Sie sich darauf, die wichtigsten Punkte der Aussagen zusammenzufassen;

• Kein Wechsel der Zeitform: Auch wenn es verlockend sein kann, mehrere Zeitformen zu verwenden, um den Geist der Diskussion besser einzufangen, empfehlen Fachleute, während der gesamten Aufzeichnung die Vergangenheitsform beizubehalten.

Wenn wir schon bei den Fehlern sind, die man beim Protokollieren vermeiden sollte: Manchmal kann es vorkommen, dass Sie sich über einen wichtigen Punkt nicht im Klaren sind. Anstatt ihn zu übergehen oder ganz auszulassen, ist es immer eine gute Idee, um Klarstellungen zu bitten, bevor die Sitzung fortgesetzt wird.

Die Aufzeichnung von Besprechungsprotokollen lässt sich in die folgenden drei Hauptschritte unterteilen:

1. Beginnen Sie mit einem Plan

   Sie sollten zumindest eine Vorstellung davon haben, wer für das Protokoll verantwortlich ist, in welchem Format (d. h. auf Papier, in Google Docs, mit einem speziellen Softwareprogramm usw.) und welche wichtigen Informationen aufgezeichnet werden müssen.

2. Aufzeichnung des eigentlichen Protokolls

   Neben dem Datum der Besprechung und den Teilnehmern sollten Sie sich auch auf folgende Punkte konzentrieren:

   • Die Aktivitäten, auf die sich die Teilnehmer geeinigt haben;

   • Folgemaßnahmen;

   • Ergebnisse der Diskussionen oder Abstimmungen, die während der Sitzung stattgefunden haben;

   • Anträge, die entweder angenommen oder abgelehnt wurden;

   • Neue Punkte auf der Tagesordnung;

   • Details zur Vorbereitung der nächsten Besprechung.

   Nach dem Ende der Sitzung können Sie anhand Ihrer Notizen einen vorzeigbaren Überblick über die Diskussionen erstellen, den Sie an die interessierten Parteien weitergeben können. Überprüfen Sie Ihr Protokoll auf Klarheit und Kürze, aber auch darauf, dass Sie alle Diskussionspunkte abgedeckt haben. Wir empfehlen, mit der Erstellung dieses Dokuments nicht zu lange zu warten. Tun Sie es, solange die Informationen noch frisch in Ihrem Gedächtnis sind.

3. Speichern und verteilen Sie das Protokoll nach der Sitzung

   Je nach Dauer und Häufigkeit der Sitzungen können die Protokolle eine Menge Papierkram verursachen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie regelmäßig mehrere besprochene Dokumente hinzufügen müssen. In diesem Fall kann es eine gute Idee sein, auf ein papierloses, cloudbasiertes System zur Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Notizen umzusteigen. So können Sie nicht nur jederzeit und von jedem Gerät aus auf die Protokolle einer bestimmten Sitzung zugreifen, sondern es wird auch viel einfacher sein, die Dokumente als Links statt als immer größere Dateien weiterzugeben.

Sitzungsprotokolle müssen keine wörtlichen Abschriften der stattfindenden Diskussionen sein, sondern vielmehr eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Wenn Sie zuvor Zugriff auf die Tagesordnung der Besprechung haben, können Sie ein Vorlagedokument mit speziellen Abschnitten für jeden der zur Diskussion stehenden Punkte erstellen.

Mit dieser Vorlage können Sie die Hauptpunkte für jedes Element in seinem spezifischen Abschnitt festhalten und müssen den Hintergrund des Elements nicht erläutern. Für mehr Klarheit können Sie das Protokoll anschließend auch als Roadmap formatieren, in der die Teilnehmer, die angesprochenen Probleme und Lösungen vorgestellt werden.

Hier sind einige proaktive Vorschläge, die Ihnen helfen können, Ihre Besprechungen pünktlich abzuschließen, ohne wichtige Punkte zu beschönigen oder zu überspringen:

• Nutzen Sie Zeitkontingente (z. B. „Unsere Zeit ist abgelaufen“). Während der Planungsphase können Sie auf der Grundlage der Tagesordnung einen Zeitplan erstellen, der Ihnen dabei hilft, allen Rednern eine angemessene Zeitspanne einzuräumen.

• Melden Sie sich bei allen Teilnehmern (z. B. „Hat jemand noch etwas hinzuzufügen oder können wir das Meeting beenden?“). Die Leute werden versuchen, zu einem Thema zurückzukehren, wenn ihre Fragen unbeantwortet bleiben. Fragen Sie also unbedingt, ob jemand noch etwas hinzuzufügen hat, bevor Sie zu einem neuen Tagesordnungspunkt wechseln oder die Besprechung beenden.

• Legen Sie Fristen für die zu erbringenden Leistungen fest (z. B. „Schließen wir mit einigen Aktionspunkten für die Zukunft“). Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Diskussion zu greifbaren Ergebnissen führt, ist die Festlegung realistischer, aber präziser Fristen ein langer Weg. Office Timeline verfügt über eine große Auswahl an Vorlagen für Zeitleisten, Gantt-Diagramme, Roadmaps und Swimlane-Diagramme, die Ihnen bei der Planung Ihrer Projekte helfen.

• Erkennen Sie die Mitwirkenden an und ermutigen Sie sie zur Teilnahme (z. B. „Vielen Dank an alle für Ihren Beitrag“). Dies ist nicht nur eine großartige Möglichkeit, das Engagement zu fördern, sondern fungiert auch als verbaler Hinweis auf den Abschluss des Meetings.

• Bitten Sie um Feedback (z. B. „Sind alle mit dem Verlauf dieses Meetings zufrieden?“). Auch wenn dies etwas riskant ist, verrät Ihnen ein temporärer Check viel mehr darüber, wie sich die Teilnehmer tatsächlich in Bezug auf das Meeting fühlen, und gibt Ihnen umsetzbare Schritte zur Verbesserung künftiger Sitzungen.

Die Geschäftsagenda umfasst die Liste der Themen, die während des Treffens behandelt werden sollen, und Aktivitäten, die durchgeführt werden sollen. Seine Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer den Ablauf des Meetings, die wichtigsten Punkte und die Dauer jeder Sitzung genau verstehen. Die Erstellung einer umfassenden Agenda kann die Effizienz und Produktivität erheblich steigern. Es ist zu beachten, dass die Agenda nicht nur alle Themen abdecken muss, sondern auch klar und leicht verständlich sein muss. Visuals und Grafiken sind der beste Weg, diese Details zu kommunizieren. Schauen Sie sich also unsere Vorlage für einen Besprechungsplan an, wenn Sie sich das nächste Mal auf ein wichtiges Besprechung vorbereiten!

Die beste Reihenfolge ist wie folgt:

1. Ordnungsruf: Der Moderator oder ein hochrangiges Teammitglied markiert die Sitzung als offen;

2. Namensaufruf: Anwesende und Abwesende werden aufgelistet;

3. Protokoll lesen und genehmigen: Die Protokolle und Notizen der vorherigen Sitzung werden geprüft und bei Bedarf aktualisiert.

4. Berichterstattung: Hochrangige Mitglieder und Ausschusspräsidenten aller beteiligten Teams werden ihre Berichte vorlegen;

5. Regelmäßige Geschäftsordnung: Die Tagesordnungspunkte werden priorisiert und besprochen;

6. Ankündigungen: Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, über wichtige Neuigkeiten oder Änderungen zu sprechen, die sich auf das aktuelle Projekt auswirken.

7. Vertagung: Sobald alle Tagesordnungspunkte behandelt und die nächsten Schritte vereinbart sind, kann die Sitzung beendet werden.

Hier sind fünf Schritte, die Ihnen helfen, das Beste aus Ihrer nächsten Montage zu machen:

1. Definieren Sie die Ziele des Meetings und die Teilnehmer.

2. Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu (Leiter, Moderator, Protokollant, Zeitnehmer, Mitwirkende, Experten usw.).

3. Legen Sie Zeit und Ort basierend auf Zugänglichkeit, Verfügbarkeit und Komfort für alle Teilnehmer fest.

4. Erstellen Sie eine klare Agenda und weisen Sie Zeitfenster für jeden Punkt auf der Liste zu.

5. Verteilen Sie für die Besprechung relevante Materialien im Voraus und senden Sie eine Zusammenfassung nachträglich.

Erstellen Sie einen allgemeinen Überblick über Ihre Besprechungsagenda mit unserer Tagesordnung-Vorlage, die mit der kostenlosen 14-Tage-Testversion des Office Timeline-Add-Ins einfach bearbeitet und angepasst werden kann.