Projektzeitleiste: Schritte, Beispiele und Tools

Übersicht

Ein effektives Projektmanagement basiert auf einer klaren Zeitachse, die als Referenzdrehscheibe für alle Teile dient, die sich auf Projektergebnisse und Fälligkeitstermine beziehen. Ohne einen solchen zentralen Kontrollplan zur Optimierung von Prozessen und zur Verfolgung von Arbeiten können Engpässe auftreten, die Produktivität sinkt und die Erwartungen entgleist.

Auf dieser Seite möchten wir die wesentlichen Aspekte behandeln, die Sie zum Verwalten Ihrer Projektzeitpläne benötigen, einschließlich Definitionen, Beispiele und Tools zum Erstellen derart wichtiger visueller Elemente.

Was ist eine Projektzeitleiste?

Im Allgemeinen ist eine Zeitleiste eine Anzeige von Ereignissen, die in chronologischer Reihenfolge über einen bestimmten Zeitraum angeordnet sind. Es enthält normalerweise eine lange Leiste mit Ereignissen und den dazugehörigen Daten. Der Balken, auch Zeitband genannt, basiert normalerweise auf einer linearen Skala, in der eine Entfernungseinheit einer festgelegten Zeitdauer entspricht. Basierend auf dem Thema und den Daten der Zeitachse kann sich ihre Zeitskala über Jahre, Monate oder Tage erstrecken.

Nutzen und Bedeutung von Zeitplänen im Projektmanagement

Zeitpläne können in verschiedenen Bereichen wie Bildung, Wissenschaft, Wirtschaft und Projektmanagement verwendet werden, um die Entwicklung bestimmter Ereignisse und Aktivitäten im Laufe der Zeit zu visualisieren.

Im Projektmanagement werden Zeitleisten verwendet, um den geplanten Verlauf eines Projekts von Anfang bis Ende visuell darzustellen, und sind zu einem Kernstück einer erfolgreichen Projektabwicklung geworden. Eine Projektzeitleiste, die in Phasen, Aufgaben und Unteraufgaben unterteilt ist, die zwischen diesen beiden Referenzpunkten ausgeführt werden müssen, hilft allen Beteiligten zu wissen, welche Meilensteine erreicht werden müssen und zu welchem Zeitpunkt.

Mit anderen Worten, wenn Sie eine Zeitleiste in einem Projektmanagementprozess verwenden, können Sie die folgenden Hauptdetails zum Projekt anzeigen:

• Welche Aufgaben werden gerade ausgeführt?

• Welche Aufgaben wurden bereits erledigt?

• Welche Aufgaben werden als nächstes erledigt?

Projektmanager, die die zugrunde liegenden Prozesse optimal überwachen möchten, beginnen immer mit einem klaren Projektzeitplan. Zu diesem Zweck greifen viele auf verschiedene Office-Tools wie Microsoft Excel zurück, um solche Grafiken zu erstellen. Diese können sich jedoch als schwierig oder eingeschränkt erweisen, wenn es darum geht, individuellere Grafiken zu erstellen, diese in Echtzeit zu aktualisieren oder sie einfach für wichtige Teammitglieder freizugeben. Damit Fachleute das Beste aus einer Projektzeitleiste herausholen können, wurde eine zunehmend vielfältige Palette spezialisierter Projektzeitleisten-Software entwickelt.

Welche Vorteile bietet die Verwendung einer Projektzeitleiste?

Projektzeitpläne nehmen im Projektmanagement einen zentralen Platz ein, da sie wesentlich zur Erreichung dieser entscheidenden Ziele beitragen:

• Alle Teilnehmer (sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation) in jeder Phase des Projekts auf dem Laufenden halten;

• Teammitglieder für ihre zugewiesene Arbeit zur Rechenschaft ziehen;

• Effektive Kommunikation von Projektdetails, Fälligkeitsterminen, Genehmigungen und zusätzlichen Vermögenswerten;

• Bereitstellung genauerer Schätzungen für Projektergebnisse;

• Verbesserung des Ressourcenmanagements.

So erstellen Sie eine Zeitleiste für ein Projekt

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mit der Planung eines Projekts zu beginnen und die zugehörige Zeitleiste zu erstellen:

1. Erstellen Sie die Gesamtstruktur Ihres Projekts, indem Sie die Hauptziele, Ergebnisse und damit verbundenen Aufgaben auflisten. Auf diese Weise können Sie den Umfang Ihres Projekts definieren und klar umreißen, welche Arbeiten erforderlich sind, um es zu realisieren.

2. Teilen Sie die Gesamtergebnisse in kleinere, besser verwaltbare Untereinheiten und Meilensteine ​​auf und ordnen Sie sie in einer logischen Reihenfolge an. Wenn das Projekt komplexer ist, können Sie diese auch gruppieren, um die verschiedenen Phasen hervorzuheben.

3. Schätzen Sie die Zeit, die für die Ausführung der Projektaufgabe erforderlich ist, und weisen Sie Fälligkeitstermine basierend auf ihrer Dauer zu.

4. Identifizieren SieAbhängigkeiten zwischen Aufgaben und legen Sie den kritischen Pfad Ihres Projekts fest. Indem Sie die Kernaufgaben auflisten, die für die Durchführung des Projekts von entscheidender Bedeutung sind, und angeben, wie diese miteinander verbunden sind, weiß jeder, wie sich eine Aktivität auf eine andere auswirken kann. Das Verständnis der Auswirkungen, die eine Verzögerung einer Aufgabe auf das gesamte Projekt haben kann, ermöglicht eine bessere Priorisierung und ggf. Neukonfiguration.

Sobald diese festgelegt sind, können Sie mit der Erstellung der eigentlichen Projektzeitleiste mithilfe von Zeitleistenvorlagen beginnen. Sie können auch Ihre Office-Tools verwenden, um eine Zeitleiste zu erstellen, oder Sie können sich für einen dedizierten Zeitleistengenerator entscheiden.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie manuell und automatisch eine Zeitleiste für ein Projekt erstellen, schauen Sie sich unsere ausführlichen Tutorials an, die die gängigste Bürosoftware für Windows und Mac OS abdecken:

• So erstellen Sie eine Zeitleiste in Microsoft PowerPoint

• So erstellen Sie eine Zeitleiste in Microsoft Excel

• So erstellen Sie eine Zeitleiste in Microsoft Word

• So erstellen Sie eine Zeitleiste in Microsoft Project

• So erstellen Sie eine Zeitleiste in Google Docs und Google Sheets

• So erstellen Sie eine Zeitleiste in Numbers für Mac

• So erstellen Sie eine Zeitleiste in Keynote für Mac

• So erstellen Sie eine Zeitleiste in Pages für Mac

In jedem dieser Tutorials finden Sie schrittweise Anleitungen und Bildschirmfotos, die Ihnen dabei helfen, Zeitleisten zu erstellen. Sie können die manuelle Version ausprobieren, die mindestens 30 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, aber Sie können auch lernen, wie Sie ein automatisiertes Zeitleistentool verwenden, um die Zeit, die Sie für das Erstellen und Aktualisieren Ihrer Zeitleiste auf nur wenige Minuten zu reduzieren.

Beispiele für Projektmanagement-Zeitleisten

Das Layout einer Projektzeitleiste kann je nach Umfang und Projektstruktur des betreffenden Projekts variieren. Es gibt jedoch einige Elemente, die eine Projektzeitleiste normalerweise unabhängig vom Projekttyp enthält:

• Ein Zeitband (normalerweise horizontal), das die Zeitskala des Projekts darstellt;

• Liste der zugrunde liegenden Aufgaben und Meilensteine;

• Aufgabenbeschreibungen;

• Startdaten;

• Enddaten;

• Aufgabendauer;

• rozent abgeschlossen.

Um die verschiedenen Formate zu veranschaulichen, die eine Projektmanagement-Zeitachse annehmen kann, haben wir nachfolgend einige Beispiele zusammengestellt.

SIEHE MEHR BEISPIELE

Vorlagen für Projektzeitleisten

Projektzeitleistenvorlagen sind vordefinierte Zeitleistenbeispiele, die Benutzer ändern und anpassen können, indem sie einfach ihre eigenen Daten in den vorhandenen Rahmen eingeben, um die Besonderheiten ihres Projekts widerzuspiegeln.

Warum Projektzeitleistenvorlagen verwenden?

Basierend auf bewährten Strukturen, die im Laufe der Zeit verfeinert wurden, bieten Projektzeitleistenvorlagen eine für Sie erstellte Lösung, mit der Sie bei der Organisation Ihres Projektplans viel Zeit sparen können, da Sie weniger Rätselraten benötigen. Eine Projektzeitleistenvorlage bietet ein klares Format für Ihre Daten und ermöglicht es Ihnen, komplexe Informationen in eine übersichtliche Ausgabe auf einen Blick umzuwandeln.

Beginnen Sie schneller mit der Erstellung von Projektzeitleisten mithilfe unserer kostenlosen Sammlung von Zeitleistenvorlagen. Laden Sie einfach Ihre bevorzugte Vorlage herunter, geben Sie Ihre Projektaufgaben, Meilensteine und Daten ein und genießen Sie Ihre präsentationsbereite Projektzeitleiste.

Werkzeuge zur Erstellung von Zeitleisten

Was ist Projektmanagement-Timeline-Software?

Projektmanagement-Zeitleiste-Software bezieht sich auf alle Arten von Tools, die die Erstellung von Projekt-Timelines für Sie automatisieren und in der Regel erweiterte Aktionen und Funktionen unterstützen, z.

• Hinzufügen von Meilensteinen;

• Einrichten von Aufgabenabhängigkeiten;

• Gruppieren und Zuweisen von Aufgaben;

• Importieren von Daten aus mehreren Quellen und Exportieren in verschiedene Formate;

• Verfeinerte Formatierungsfunktionen;

• Verfolgen des Fortschritts und Aktualisieren des Status in Echtzeit;

• Flexible Optionen zum Teilen und Zusammenarbeiten.

Desktop- und Online-Projektzeitleisten-Software

Wenn Sie sich fragen, was die Hauptunterschiede zwischen der vor Ort befindlichen Zeitleiste-Software und der Cloud sind und welche Sie verwenden sollten, sollten Sie Folgendes beachten:

• Wenn Sie sich für eine Desktop-Projektzeitleisten-Software entscheiden, erhalten Sie normalerweise eine einzige lokale Version pro Lizenz, die für diejenigen geeignet ist, die lieber einzeln arbeiten möchten und keine dringende Notwendigkeit haben, ihre Projektzeitleisten einfach zu teilen.

• Alternativ kann die Online-Projektzeitplattensoftware eine einfache gemeinsame Nutzung und gemeinsame Planung der Projektzeitleiste ermöglichen. Damit können Ihre Teammitglieder ohne zugehörigen Lizenzzugriff eine Online-Projektzeitleiste aktualisieren, sobald sie vom Lizenzinhaber eingeladen wurden.

Empfohlene Funktionen der Projektmanagement-Zeitleisten-Software

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Funktionen, mit denen Profis ihre dedizierte Software für die Erstellung von Projekt-Timelines optimal nutzen können:

• Anpassbare Vorlagen, die geändert, gespeichert und für zukünftige Arbeiten verwendet werden können;

• Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche;

• Umfangreiche visuelle Elemente und Anpassungsoptionen;

• Flexible Datenimport- / Exportfunktionen;

• Integration mit anderen Projektmanagement-Tools;

• Kompatibilität mit modernen Browsern und Betriebssystemen;

• Einfaches Teilen und vielfältige Funktionen für die Zusammenarbeit.

Was ist die beste Software für Zeitleisten?

Interessengruppen verstehen Ihre Projektpläne besser, wenn sie sie visualisieren, weshalb Software zur Erstellung von Zeitleisten zu einem wesentlichen Bestandteil des Projektmanagements geworden ist. Unabhängig davon, ob über vergangene Fortschritte, den aktuellen Status oder zukünftige kritische Meilensteine ​​berichtet werden soll, wissen Geschäftsleute wie Planer und Projektmanager, dass die Verwendung solcher Tools der effektivste Weg ist, dies zu tun. Die Auswahl der besten Software für Zeitpläne aus der auf dem Markt verfügbaren Vielfalt kann sich jedoch als schwierig erweisen, da dies von den Anforderungen und Anforderungen jedes Teams und jeder Organisation abhängt.

Was in den meisten Fällen der heutigen dynamischen Projektmanagementumgebung sicher funktioniert, ist ein Zeitleiste-Ersteller, der Folgendes bietet:

• Flexibilität - ein agiles Framework, mit dem Teams bei Änderungen auf dem Laufenden bleiben können.

• Visuelle Elemente – Es ist wichtig, ein System zu finden, mit dem Teams, Stakeholder und Kunden jederzeit einen klaren Einblick in den Fortschritt erhalten.

• Kollaborative Funktionen, die die Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern verbessern und rationalisieren.

Schauen Sie sich diese Auswahlliste der 10 besten Zeitleisten-Ersteller an, um die richtige Lösung für die Erstellung und Pflege genauer Projektzeitpläne zu finden.

Eine solche Lösung, die gemeinsam nutzbare, aufschlussreiche und reaktionsschnelle Projektpläne, eine verbesserte Zusammenarbeit und Statusaktualisierungen in Echtzeit gewährleistet, ist Office Timeline. Es ist sowohl als Desktop- als auch als Online-Tool zur Erstellung von Zeitleisten verfügbar und verwandelt Projektdaten automatisch in präsentationsbereite PowerPoint-Folien. Es hilft Projektmanagern, Zeit zu sparen und die Produktivität zu optimieren.

Tipps zur Einhaltung genauer Projektmanagement Zeitleiste

Bei ordnungsgemäßer Ausführung und Verwendung kann ein Zeitleiste für die Projektabwicklung eine wichtige Ressource für Projektmanager und ihre Teams sein. Hier sind einige Empfehlungen zur effektiven Aktualisierung und Weitergabe genauer Projektpläne, die alle Beteiligten in die richtige Richtung bewegen.

Aktualisieren der Projektzeitpläne

Projektpläne ändern sich häufig im Laufe der Zeit, aber mit einer interaktiven Zeitleiste, die leicht aktualisiert werden kann, sollten diese Ereignisse die Produktivität des Teams nicht beeinträchtigen. Das manuelle Aktualisieren von Datumsangaben kann die Genauigkeit und Verteilung Ihrer Zeitachse beeinträchtigen. Daher wird empfohlen, ein agiles Tool zu verwenden, um Datumsangaben automatisch anzupassen und die neuesten Verschiebungen widerzuspiegeln.

Wählen Sie ein Tool zur Erstellung von Zeitleisten, mit dem Sie Aufgabenabhängigkeiten festlegen können und das Drag & Drop-Funktionen bietet, damit Sie ein Datum einfach aktualisieren und abhängige Aufgaben verschieben können.

Projektzeitpläne freigeben

Versuchen Sie bei der Erstellung einer funktionsübergreifenden Projektzeitleiste stets, die Übergaben zwischen Abteilungen und Teams sorgfältig zu berücksichtigen, um einen optimierten Übergang zu gewährleisten. Dies erfordert eine Projektzeitleiste-Software, die sich auf zentralisierte Kommunikation, Funktionen für die Zusammenarbeit und verbesserte Visualisierung durch Swimlane-Frameworks konzentriert.