Sjabloon voor projectoverzicht

Een projectoverzicht fungeert als de elevator pitch van een projectmanager voor het senior management. Als het goed wordt gedaan, overtuigt het het publiek effectief van de geldigheid en waarde van het project in kwestie en krijgt het groen licht voor de lancering ervan.

Om te leren hoe u een overtuigend projectoverzicht kunt maken dat uw project sterk zal verdedigen, volgen hier een paar essentiële gerelateerde feiten die u eerst moet weten. Bovendien vindt u ook een gratis downloadbare sjabloon voor een projectoverzicht die u eenvoudig kunt aanpassen tot een boeiende afbeelding die een buy-in voor uw project oplevert.

Wat is een projectoverzicht?

Een projectoverzicht is een samenvatting van één pagina op hoog niveau van uw project en een cruciaal hulpmiddel om elk project van de grond te krijgen. Een projectoverzicht benadrukt elke specifieke kans die een project kan opleveren en schetst de doelen, doelstellingen, criteria voor succesvolle oplevering en potentiële risico's die bij een dergelijke onderneming betrokken zijn.

Het projectoverzicht, dat is samengesteld voordat een project begint, beschrijft de belangrijkste punten van het project en fungeert als referentiebron om ervoor te zorgen dat alle deelnemers samenwerken aan dezelfde eindresultaten.

Waarom een projectoverzicht maken?

Een projectoverzicht geeft de kern van een project in termen van doelen en stappen om ze te bereiken, en is op veel manieren nuttig:

• Het dient als verkooppraatje voor de organisatorische partijen die de bevoegdheid hebben om een project te initiëren.
• Het helpt het hele projectteam op één lijn te krijgen door al het betrokken werk in een verteerbaar formaat samen te vatten.
• Het biedt projectmanagers een gemakkelijke manier om de voortgang van hun project te volgen en te controleren of ze aan alle gestelde verwachtingen voldoen.
• Het kan dienen als een waardevolle bron van historische gegevens voor toekomstige soortgelijke initiatieven.

Hoe schrijf je een projectoverzicht?

Bij het maken van een projectoverzicht zijn er enkele basisregels die u moet volgen:

• Houd het kort – duik niet in de details van een project. Uw leidinggevenden moeten de reden achter uw voorstel gemakkelijk en snel begrijpen.
• Focus op de waarde die het project kan creëren of de problemen die het kan aanpakken.
• Wees niet technisch - gebruik geen jargon, want uw projectoverzicht is gericht op een niet-projectpubliek.

Wat moet er in een projectoverzicht staan?

Een goed uitgewerkt projectoverzicht omvat de volgende hoofdonderdelen:

• Identificatiegegevens – titel van het project, de naam van de manager en uitvoerende sponsor, evenals wie de projectgegevens heeft verzameld.
• Businesscase – schetst de waarde van het project voor de organisatie en somt de belangrijkste voordelen op.
• Reden voor het project – het aanpakken van de kans of het probleem dat aanleiding geeft tot het starten van het project; in dit gedeelte moet worden uitgelegd hoe het project de geïdentificeerde kans benut of hoe het het geschetste probleem oplost.
• Doelen en doelstellingen – de richting aangeven waarin het project wordt geleid.
• Projectomvang – het definiëren van het werk dat zal worden ondernomen om de gestelde doelen te bereiken. Het vereist een tijdlijn die alle belangrijke taken en mijlpalen aangeeft die tijdens de uitvoering van het project moeten worden behandeld.
  U kunt eenvoudig zo'n visual maken met behulp van een sjabloon zoals degene die we op deze pagina aanbieden, of u kunt leren hoe u een tijdlijn kunt maken met behulp van verschillende Office-tools met behulp van onze stapsgewijze zelfstudies.
• Opleveringen – het bepalen van de gewenste eindresultaten van het project, samen met de criteria en meetwaarden waaraan het succes van uw project zal worden afgemeten.

De sjabloon Projectoverzicht gebruiken en bijwerken

Deze gratis downloadbare sjabloon voor een projectoverzicht helpt zakelijke professionals om het managementkader voor hun project op een duidelijke, effectieve manier te presenteren. Het biedt de visuele ondersteuning die nodig is om te beschrijven hoe het project gedurende de hele levenscyclus zal worden beheerd en gecontroleerd, zodat het voor het publiek gemakkelijk te begrijpen is.

Bij projecten met een hoog activiteitenvolume moet de informatie zo eenvoudig mogelijk worden overgebracht, zodat de belangrijkste aspecten kunnen worden geïnterpreteerd om efficiënte beslissingen te kunnen nemen. Met behulp van de sjabloon voor het projectoverzicht kunnen managers grote hoeveelheden gegevens vereenvoudigen en het doel, de reikwijdte en de doelstellingen van een project effectief communiceren, zodat alle betrokken leden naar een gemeenschappelijk doel werken.

Dit projectoverzichtsvoorbeeld biedt een verscheidenheid aan kleuren en vormen om mijlpalen en taken te definiëren en zorgt voor een duidelijke structuur en lay-out voor elke projectpresentatie. Het is gemakkelijk te bewerken en kan worden aangepast aan specifieke vereisten of worden geüpdatet om eventuele wijzigingen handmatig in PowerPoint of automatisch met Office Timeline aan te passen.

Office Timeline is een gebruiksvriendelijke PowerPoint-plug-in die projectmanagementprofessionals helpt om snel indrukwekkende beelden te maken die de aanpak beschrijven die zal worden gebruikt om het project te beheren. Voor complexere projectoverzichten die deelplannen en overlappende fasen bevatten, kunnen ze Office Timeline Pro+ Edition gebruiken om taken in categorieën te groeperen of grote evenementen in fasen onder te verdelen. In staat om gegevens van platforms zoals Microsoft Project, Excel, Wrike of Smartsheet te importeren en er een nette tijdlijn van te maken, bespaart de volledige applicatie professionals nog meer tijd en moeite bij het maken of bijwerken van een projectoverzichtspresentatie

Succesvolle projectoverzichten geven managers, teamleden en belanghebbenden direct een overzicht van de kerncomponenten, processen en deliverables van het project. Office Timeline faciliteert de communicatie van al deze aspecten tussen projectdeelnemers door middel van indrukwekkende visuals zoals dit voorbeeld van een projectoverzicht. De sjabloon voor het projectoverzicht helpt het publiek de status en voortgang van het project te begrijpen, activiteitsdetails direct en gemakkelijk vanuit een algemeen perspectief te bekijken en de basis te leggen voor effectieve besluitvorming. Eenmaal gemaakt, kan het worden bijgewerkt, verder worden aangepast en opnieuw worden gebruikt voor toekomstige projecten, wat het gedoe wegneemt om helemaal opnieuw een nieuw projectoverzicht op te bouwen.