Modèle de plan de travail
Que vous envisagiez de lancer une nouvelle fonctionnalité dans votre produit ou que vous gériez un projet à long terme, vous aurez besoin de structure, de clarté et d'élan pour vous assurer que le projet reste sur la bonne voie et se termine avec succès. C'est là qu'un modèle de plan de travail solide vous sera utile.
Une chronologie de travail bien construit vous permettra de garder un œil sur la situation dans son ensemble tout en gérant les petits détails du projet. En outre, il offrira une visibilité à l'équipe et aux parties prenantes, organisera les tâches et les livrables clés en un seul endroit et améliorera la communication et la collaboration du projet.
Pour vous aider à démarrer la planification des activités impliquées dans votre projet, nous avons rassemblé une série de ressources utiles qui incluent :
- un petit guide sur la planification du travail du projet,
- un modèle de plan de travail PowerPoint téléchargeable et modifiable gratuitement,
- ainsi qu'une section FAQ.
Qu'est-ce qu'un plan de travail de projet ?
Un plan de travail est un document d'orientation qui articule les étapes clés nécessaires pour vous faire avancer, vous et votre équipe, vers les objectifs du projet. Un exemple de plan de travail efficace définit des objectifs clairs et des livrables mesurables qui peuvent être transformés en actions concrètes, et ces actions (ou tâches) sont placées sur une ligne du temps afin que chacun sache exactement ce qui doit être fait et quand.
Que contient un modèle de plan de travail ?
La composition de votre plan de travail dépend toujours des particularités de votre projet. Par exemple, lorsque vous postulez pour une grosse subvention, vous devrez probablement fournir beaucoup de détails, y compris le budget, tandis que, pour un objectif moins formel ou pour la communication au sein de l'équipe, vous pouvez simplifier les choses pour vous assurer clarté. Mais, en général, un exemple de plan de travail typique comprend:
- Objectifs du projet;
- Chronologie de travail avec tâches et jalons essentiels;
- Ressources.
De plus, selon vos besoins, vous pouvez également inclure un budget estimé ou un ensemble d'ICP (indicateurs clés de performance) qui seront utilisés pour suivre le succès des étapes importantes tout au long du projet.
Comment élaborez-vous un plan de travail ?
Une fois que vous connaissez les composants d'un bon modèle de plan de travail, il est beaucoup plus facile de créer le vôtre. Voici donc les étapes à suivre pour créer un plan de travail :
- Notez les objectifs du projet. Il ne sert à rien d'essayer de comprendre "Comment" vous allez terminer un projet si vous ne connaissez pas le "Pourquoi".
- Définissez la stratégie. Tracez la voie générale pour atteindre les objectifs du projet et établissez des étapes mesurables.
- Définissez les ressources. Pensez à qui vous aurez besoin de votre équipe ou d'autres départements, évaluez l'équipement ou les outils nécessaires et estimez également le budget global.
- Décomposez-le. Maintenant que vous avez défini les étapes et les ressources nécessaires pour atteindre vos objectifs, divisez le projet en petites tâches et livrables clairs qui peuvent être gérés par une seule personne ou une petite équipe.
- Attribuez des rôles. Déterminez qui sera responsable de chacune des tâches définies à l'étape précédente et incluez-le dans votre modèle de plan de travail.
- Estimez les délais et créez une ligne de temps. Chaque tâche doit avoir une date limite, afin que chacun sache quand il est censé terminer ses activités. Vous pouvez soit commencer par estimer la durée de la tâche pour établir votre chronologie de travail et déterminer le jour d'achèvement du projet à partir de là, soit, si vous avez déjà une date limite définie pour le projet, vous devrez travailler en arrière à partir de celui-ci pour déterminer combien de temps vous avez pour chaque tâche.
- Établissez des check-ins. N'oubliez pas d'inclure dans la chronologie de votre plan de travail les dates d'enregistrement clés auxquelles toute l'équipe doit se réunir pour discuter des progrès et des obstacles, et également lorsque des mises à jour doivent être fournies aux autres parties prenantes. Cela permettra de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et d'éviter les pannes de communication.
Comment faire une frise chronologique pour un planning de travail ?
Il existe plusieurs façons de créer une ligne du temps pour votre plan de travail. Par exemple, vous pouvez le faire manuellement dans un outil que vous connaissez bien, comme PowerPoint ou Excel. Ou, si vous avez l'habitude de travailler dans Microsoft Project, le logiciel peut créer automatiquement une frise chronologique pour votre planning de travail, mais vous savez peut-être déjà que sa mise en page n'est pas tout à fait idéale. La solution la plus simple serait d'utiliser un planificateur de travail visuel ou un modèle de ligne du temps comme l'exemple de plan de travail ci-dessus, ce qui vous aidera à gagner du temps tout en créant un beau graphique que tout le monde comprendra facilement.
Pourquoi utiliser notre modèle de plan de travail PowerPoint ?
Avoir la possibilité de voir la planification sur une frise chronologique comme notre modèle de plan de travail gratuit apporte une perspective précieuse qui n'est pas possible lors de la lecture de documents de projet complexes ou de l'écoute de la description d'une stratégie. Cet exemple de plan de travail a été créé pour vous aider dans la planification de votre projet et pour le présenter à vos collègues, clients, fournisseurs et cadres.
Le modèle de plan de travail pour PowerPoint peut être utilisé par toute personne qui a besoin d'illustrer des jalons majeurs et des tâches clés dans l'ordre chronologique sur une ligne du temps. Vous pouvez utiliser le modèle de planification pour faire un résumé de votre plan, ou vous pouvez ajouter plus de tâches et de jalons et créer un visuel plus détaillé. L'exemple de plan de travail PowerPoint est facile à présenter et aidera toutes vos parties prenantes à comprendre comment votre stratégie sera exécutée, y compris quels seront les livrables importants en cours de route et selon quelle chronologie.
Comment mettre à jour le modèle de plan de travail
Le modèle de plan de travail gratuit a été créé sous la forme d'une diapositive PowerPoint modifiable, afin que les collègues qui disposent de Microsoft Office puissent travailler ensemble sur la planification de projets ou de programmes. Les utilisateurs peuvent ajouter manuellement leurs données aux espaces réservés du modèle, ou ils peuvent utiliser le planificateur de travail d'Office Timeline pour PowerPoint pour le faire automatiquement.
Office Timeline est un complément PowerPoint simple et facile à utiliser pour la planification de projets. Il automatise le processus de création des plans de travail du projet en présentant les jalons et les tâches sur une diapositive de chronologie d'une manière facile à comprendre. Il fonctionne de manière transparente avec PowerPoint, vous disposez donc d'une fonctionnalité de planification directement dans l'application familière.
Vous pouvez utiliser la version gratuite de l'outil pour créer rapidement un calendrier de travail simple, ou vous pouvez obtenir un essai gratuit de l'édition la plus avancée pour mettre à jour automatiquement ce modèle de plan de travail et créer d'autres beaux visuels de projet en quelques minutes. Office Timeline s'intègre à des applications telles que Microsoft Project et Excel, ce qui vous permet d'importer facilement des plans à partir d'outils existants dans PowerPoint et de les transformer instantanément en superbes diapositives.
FAQ sur la planification du travail de projet et les modèles de plan de travail
Voici une courte liste des réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la planification du travail de projet et les modèles de plan de travail.
Comment planifiez-vous et organisez-vous votre travail ?
Utilisez ces meilleures pratiques clés pour planifier et organiser votre travail efficacement :
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Définissez les buts et objectifs généraux.
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Déterminez des tâches spécifiques – répertoriez toutes les tâches qui doivent être effectuées dans un intervalle de temps spécifique (jour, semaine, mois, etc.).
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Priorisez et séquencer les tâches – regrouper les tâches qui peuvent être effectuées ensemble ou les séquencer en fonction de leur priorité.
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Fixez des dates d'échéance pour chacune de vos tâches.
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Créez un plan de travail qui servira de calendrier ou d'horaire. Lancez ce processus en personnalisant notre modèle de plan de travail téléchargeable gratuitement.
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Établissez les responsabilités de l'équipe.
A quoi sert un plan de travail ?
Un plan de travail est un document conçu pour rationaliser un projet ou une initiative de travail. Son but est de créer une référence visuelle pour le but, les tâches, les objectifs et les membres de l'équipe qui sont responsables de chaque élément de travail.
Familiarisez-vous avec la structure d'un plan de travail à l'aide de notre modèle de plan de travail.
Pourquoi un plan de travail est-il important ?
Un plan de travail est un outil important pour planifier et gérer efficacement des projets individuels ou commerciaux parce que :
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Il aide toutes les personnes impliquées à communiquer plus clairement sur le projet car il présente les étapes d'action nécessaires pour le mener à bien.
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Il vous aide, vous et/ou les membres de l'équipe, à rester sur la bonne voie - en énumérant les délais et qui est responsable de quoi, un plan de travail aide les gens à mieux se concentrer sur la tâche à accomplir, à comprendre comment leur travail s'intègre dans le tableau d'ensemble et, ainsi, être plus responsable.
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Il aide à gérer les attentes – un plan de travail bien conçu fait apparaître dès le départ des attentes incohérentes et des interprétations différentes, réduisant ainsi le risque de confusion et de conflit par la suite.
Quels sont les éléments d'un plan de travail ?
Voici les éléments typiques d'un plan de travail :
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Buts et objectifs du projet ;
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Tâches du projet ;
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Affectations de tâches (lorsque vous travaillez avec une équipe);
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Jalons ;
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Principaux produits livrables ;
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Les ressources requises;
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Chronologies, y compris les dates d'échéance;
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Budgets.
Créez votre prochain plan de travail en ajoutant simplement ces éléments à notre modèle de plan de travail personnalisable. Pour plus d'échantillons pré-formatés qui peuvent vous aider à planifier et à organiser vos flux de travail et vos plans de projet, consultez notre galerie de modèles de chronologie.
À quoi ressemble un plan de travail de projet ?
Le format d'un plan de travail dépend de la nature et de la complexité du projet pour lequel il est créé. Cependant, quel que soit le type de travail qu'il doit documenter, un plan de travail doit toujours énoncer clairement les étapes requises pour atteindre un objectif déclaré en fixant des objectifs SMART et des livrables mesurables qui peuvent être matérialisés.
Pour mieux comprendre à quoi ressemble un plan de travail de projet, commencez par examiner quels sont les composants de base d'un plan de travail, puis consultez notre modèle de plan de travail.
Quelles sont les étapes consécutives d'un plan de travail ?
Voici les principales étapes consécutives qui mènent à la création d'un plan de travail efficace :
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Définissez les buts et les objectifs.
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Définissez des mesures de réussite.
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Clarifiez les parties prenantes et les rôles.
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Établissez le budget.
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Alignez-vous sur les jalons, les livrables et les dépendances du projet.
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Décrivez votre chronologie et calendrier.
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Communiquez votre plan de travail aux équipes et aux parties prenantes.
Pour gagner du temps et des efforts dans la création de votre plan de travail, utilisez notre modèle de plan de travail facilement modifiable et personnalisable.
Quelle est la différence entre un plan de travail et un plan de projet ?
Il n'y a pas de différence entre un plan de travail et un plan de projet - les deux font référence à la même chose. Différentes équipes ou départements peuvent préférer une dénomination plutôt qu'une autre, mais ils ont tous deux la même fonction - fournir un aperçu des étapes d'action globales nécessaires pour atteindre les objectifs de votre projet.
Quelle est la différence entre un plan de travail et un plan d'action ?
Bien que ces deux types de plans de projet répertorient les tâches, les ressources et les chronologies nécessaires pour atteindre un objectif souhaité, les plans d'action et les plans de travail ne doivent pas être confondus.
Voici les deux principales différences entre un plan d'action et un plan de travail :
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Complexité - les plans d'action sont plus simples que les plans de projet, les premiers se concentrant uniquement sur les activités, les ressources et le calendrier nécessaires pour atteindre les objectifs de votre projet, tandis que les seconds incluent des sections pour d'autres mesures, normes et procédures pour mener à bien le projet.
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Durée – un plan d'action se penche sur des objectifs spécifiques à court terme, tandis qu'un plan de projet est plus global et couvre également des objectifs à long terme.
Qu'est-ce qu'un modèle de plan de travail ?
Un modèle de plan de travail est une structure prédéfinie qui crée un format standard pour un plan de travail. Il comprend généralement une liste d'éléments essentiels spécifiques à tout projet, tels que les parties prenantes, la portée, la chronologie des activités prévues, les coûts estimés et la méthode de communication. L'utilisateur remplace simplement les données d'espace réservé par les leurs pour obtenir un plan de travail personnalisé.
Un tel exemple d'échantillon personnalisable et prêt à l'emploi est notre modèle de plan de travail que vous pouvez facilement mettre à jour directement dans PowerPoint.
Comment créer un plan de travail dans Excel ?
Effectuez les étapes suivantes pour créer un plan de travail dans Excel :
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Dans la deuxième ligne d'une nouvelle feuille de calcul, répertoriez vos en-têtes Tâches, Responsable, Début, Fin, Durée et Statut.
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Ajoutez les informations de votre projet dans la colonne correspondante.
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Ajoutez des couleurs pour transmettre le statut en un coup d'œil.
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Créez une chronologie dans Excel pour représenter visuellement le plan de travail.
Vous remarquerez que le processus implique une quantité considérable de formatage manuel et que la chronologie qui en résulte peut ne pas être très adaptée aux présentations professionnelles. C'est pourquoi nous vous suggérons d'opter pour une alternative plus rapide et conçue par des professionnels qui ne nécessite qu'une simple personnalisation de notre modèle de chronologie de plan de travail déjà créé.
Construit en tant que diapositive PowerPoint native, l'échantillon préformaté peut être facilement mis à jour à l'aide de l'essai gratuit de 14 jours du complément Office Timeline. Pour plus d'exemples que vous pouvez modifier et utiliser pour planifier et gérer vos plans de projet, consultez notre collection de modèles de chronologie ou choisissez simplement parmi ceux ci-dessous.
La mise à jour de votre modèle est simple et rapide.
Utilisez le complément PowerPoint Office Timeline pour mettre à jour rapidement ces modèles de ligne du temps ou créer vos propres graphiques de projet. Modifiez facilement les textes, les dates, les couleurs, les formes et les styles de votre frise chronologique, directement depuis PowerPoint.
