Modèle de plan de programme

Un plan de programme intégré est ce dont un gestionnaire a besoin pour coordonner avec succès un programme complexe avec plusieurs phases ou projets sous-jacents. Une fois élaboré, le plan du programme nécessite une mise à jour constante afin que les responsables puissent communiquer avec précision l'état des travaux aux clients et aux cadres à tout moment.

La création d'un plan de programme de haut niveau propre et précis peut être difficile, mais cela aidera les professionnels et les publics extérieurs au projet à visualiser l'image complète du programme, comment il est structuré et comment les différentes sous-équipes contribuent à son exécution.

Pour vous aider à mieux comprendre comment les plans de programme sont conçus efficacement et correctement utilisés, nous avons répondu ici aux questions les plus fréquemment posées sur le sujet et avons également inclus un modèle de chronologie de programme conçu par des professionnels qui peut être facilement personnalisé dans votre propre visuel.

Pourquoi est-il important de créer un plan de gestion de programme ?

Un plan de gestion de programme, ou simplement appelé plan de programme, est un outil essentiel pour tout gestionnaire qui traite un ensemble de projets corrélés, car il leur permet de cogérer, d'exécuter et de suivre toutes les initiatives composantes avec succès.

Contrairement à un plan de projet (qui vise à produire un livrable final pour un projet principal), un plan de programme se concentre sur la création d'avantages pour l'organisation grâce à la synergie résultant de la cogestion de plusieurs projets.

En résumé, alors qu'un plan de projet décrit la feuille de route pour la livraison d'un produit ou d'un service, un plan de programme aide à gérer collectivement plusieurs projets pour obtenir des avantages qui ne peuvent être obtenus individuellement.

Comment rédigez-vous un plan de programme ?

Étant donné qu'un plan de programme définit le processus par lequel un programme est conçu et réalisé, voici les principales étapes à suivre pour en créer un efficace :

1. Identifiez le problème : comprenez ce que vous devez résoudre, l'étendue et l'importance du problème.
2. Découvrez qui sont les parties prenantes : cette étape, également appelée cartographie des parties prenantes ou analyse des parties prenantes, implique l'identification de toutes les parties qui pourraient bénéficier de la résolution de votre problème donné.
3. Évaluez les compétences et les ressources disponibles : cela vous aidera à déterminer le type de projets que vous êtes réellement en mesure de mettre en œuvre pour résoudre le problème.
4. Recherchez les interventions nécessaires. En faisant cela, vous découvrirez quelle approche particulière est la plus appropriée pour résoudre votre problème.
5. Définissez les résultats souhaités : une fois que vous savez quel est le problème, qui sont les parties prenantes et quelles sont les ressources et l'approche les mieux adaptées pour répondre au besoin identifié, vous devez maintenant décider de l'objectif de votre programme. Il peut s'agir d'un seul ou d'un ensemble de plusieurs objectifs et résultats.
6. Identifiez les activités nécessaires pour atteindre votre objectif : énumérez les tâches qui serviront le mieux votre résultat établi.
7. Créez la documentation et frise chronologique de votre plan de programme en utilisant un modèle de ligne du temps comme celui fourni ici - cela vous aidera à définir le plan de travail principal que les parties exécutantes doivent suivre.

Si vous souhaitez apprendre à créer une ligne du temps pour différents types de projets à l'aide d'outils bureautiques tels que PowerPoint ou Microsoft Excel, consultez nos didacticiels pas à pas.

Que doit inclure un plan de programme ?

Voici une liste de contrôle des éléments de données essentiels qui devraient être inclus dans un plan de programme bien conçu et cohérent :

• Titre – titre du programme, nom de l'organisation et des parties prenantes impliquées dans le processus de planification ;
• Résumé exécutif – énonçant la vision globale du programme, définissant sa portée, ses résultats et sa théorie du changement (comment l'intervention/le programme proposé permet d'atteindre l'objectif visé) ;
• Objectifs, mesures à prendre et résultats – cette section doit décrire toutes les activités qui seront entreprises pour atteindre l'objectif fixé ;
• Énoncé de la capacité organisationnelle - décrivant la capacité des ressources du programme, à la fois en termes de ressources humaines et de budget financier soutenant le programme ;
• Plan d'évaluation – énonçant et expliquant les indicateurs qui seront utilisés pour mesurer le succès du programme ;
• Feuille de route de programme - définie comme une chronologie sur lequelle les tâches qui composent le projet ainsi que leurs dates de début et de fin sont répertoriées.

Utilisation et mise à jour du modèle de chronologie de plan de programme

Le modèle de chronologie de programme conçu par des professionnels inclus ici a été créé pour aider les planificateurs et les gestionnaires de programme à :

• Construire rapidement un plan de programme cohérent

  Les gestionnaires et les coordinateurs qui souhaitent simplifier le processus de planification peuvent utiliser le modèle de plan de programme gratuit, qui est une diapositive PowerPoint native téléchargeable conçue pour être facile à comprendre et à mettre à jour. Le modèle a été conçu comme une chronologie divisée visuellement en blocs ou en étapes, et il relie directement les activités planifiées aux livrables ou aux jalons du programme. Une telle disposition permet aux responsables de créer une feuille de route à travers le programme et de fournir des points de rupture logiques pour l'examen, la prise de décision et l'alignement de l'équipe.

• Améliorer la communication du programme

  Une communication interne, inter-équipes et externe efficace est la clé de la réussite d'un programme. Chaque projet au sein d'un programme a son propre plan pour définir les objectifs, les tâches et les livrables, et les responsables de programme doivent intégrer tous les plans individuels en fonction des dépendances partagées. En communiquant souvent et en révisant constamment le modèle de plan de programme, les équipes peuvent identifier les problèmes potentiels, prévenir les conflits et obtenir une image claire de l'ensemble du processus.

• Engager un public non technique

  Conçu pour PowerPoint, le modèle de plan de programme peut aider à communiquer des données essentielles via un canal simple et familier avec lequel les équipes fonctionnelles et les publics hors projet sont à l'aise. Le graphique peut être mis à jour et partagé par toute personne disposant de Microsoft PowerPoint. Cela signifie que les équipes peuvent collaborer sur le plan et maintenir la chronologie, tandis que les clients et les dirigeants peuvent l'ouvrir et le consulter en un coup d'œil.

Le graphique peut être personnalisé manuellement, en changeant les textes, les couleurs et les formes comme avec n'importe quelle autre diapositive, ou il peut être modifié automatiquement avec le plug-in gratuit Office Timeline pour PowerPoint. Le complément est un outil de planification léger et intuitif conçu pour les professionnels qui ont besoin de créer rapidement des diagrammes de Gantt et des chronologies de haut niveau. À l'aide des fonctions d'importation, de synchronisation et de partage de l'édition Pro+, les responsables de programme et les équipes peuvent travailler ensemble pour réviser le plan du programme afin qu'il soit prêt pour les communications importantes aussi rapidement et aussi souvent que nécessaire.