Modèle de plan de gestion de crise

Lorsqu'une crise survient dans une entreprise, la pire chose que vous puissiez faire est de paniquer et de perdre un temps précieux à essayer de trouver votre meilleure réponse. Vous avez plutôt besoin d'un plan de gestion de crise soigneusement pensé, afin que vous et votre équipe puissiez surmonter facilement le choc initial et organiser votre entreprise pour récupérer le plus rapidement possible. Ce n'est un secret pour personne qu'en temps de crise, chaque minute compte et plus tôt vous appliquez les stratégies de votre plan d'urgence, meilleures sont vos chances de survie à long terme.

Mais qu'est-ce qu'un plan de gestion de crise au juste?

Un plan de management de crise est un document qui décrit les actions que votre organisation doit prendre pendant et après un événement critique pour minimiser les pertes, préserver les ressources et restaurer les opérations dès que possible.

Pourquoi un plan de gestion de crise?

Un modèle de plan de de gestion de crise complet et bien fait :

• Assure la sécurité du personnel et de vos clients.
• Garantit à votre entreprise une réponse rapide et efficace aux scénarios de crise les plus probables;
• Permet à votre équipe de gérer la situation plus facilement;
• Il permet d'économiser du temps et de l'argent dans la gestion de crise et d'éviter la perte de ressources et de biens.

Quels sont les différents types de crise?

Une crise peut être tout ce qui met en danger la vie et la sécurité des personnes ou l'entreprise elle-même. Par exemple:

• Catastrophes naturelles et risques biologiques (p. ex. ouragans, pandémies)
• Accidents causés par l'homme (par exemple, déversements dangereux, explosions)Dommages intentionnels causés par des humains (par exemple, actes de violence, fausses rumeurs)Événements technologiques (par exemple, des cyberattaques ou des pannes de machines)

Ce qui est inclus dans un plan de gestion de crise?

Une recherche rapide sur Google révèle une multitude d'exemples de plans de gestion de crise, tous différents. Cette diversité peut être déroutante lorsque vous souhaitez déterminer ce qu'il faut inclure dans votre propre plan, mais la vérité est que les détails d'un tel document varient selon les secteurs et doivent être adaptés à chaque organisation.

Pour vous aider à démarrer, voici quelques éléments clés communs à la plupart des bons modèles de plan d'urgence, quel que soit le secteur ou le profil de l'entreprise:

1. Lignes directrices pour activer la réponse à la crise. Définissez exactement ce qui constitue une crise, car tous les problèmes que vous rencontrez ne doivent pas activer le processus de management de crise. Définir des critères pour les niveaux d'urgence afin de clarifier quel protocole doit être activé en fonction du scénario.
2. Les équipes de gestion de crise. Mettez en place une équipe d'intervention et notez exactement qui rend compte à qui et quelles responsabilités ils ont en cas de crise. Pour éviter le chaos ou la paralysie lors d'une catastrophe, il ne devrait pas être question de savoir qui doit faire quoi.
3. Plans d'action détaillés. Il s'agit essentiellement de listes de contrôle de toutes les tâches impliquées dans la réponse à divers scénarios et sont destinées à garantir qu'aucune tâche ne soit négligée en cas d'urgence. Lors de la création des plans d'action, il est préférable de hiérarchiser les tâches, de désigner des « propriétaires » pour chacun et d'allouer également un délai d'exécution. Vous pouvez créer une ligne de temps à partir de ces détails pour plus de clarté, mais vous en reparlerez plus tard.
4. Plan de communication de crise. Cela devrait inclure des stratégies de communication de crise interne et externe, qui agiront en tant que porte-parole, plates-formes de notification et peut-être même des brouillons ou des modèles de déclaration qui peuvent être remplis rapidement en cas de besoin.
5. Référentiel de ressources. Tout bon exemple de plan de gestion de crise comprendra également les ressources dont l'équipe d'intervention pourrait avoir besoin pour atténuer la crise plus rapidement. Ces ressources peuvent inclure des organigrammes, des cartes de zone, des lignes de temps, des identifiants de connexion, des listes de contacts clés, des accords avec les parties prenantes, des contrats avec les fournisseurs, etc.

Comment élaborer un plan de gestion de crise efficace pour une entreprise?

Un exemple de plan de gestion de crise efficace doit fournir des instructions claires que les gens peuvent suivre facilement en période de panique, afin qu'ils puissent réagir rapidement et aussi rationnellement que possible, au lieu de « paralyser » ou d'ajouter au chaos existant. Cela signifie que, lors de l'élaboration de votre plan, il est recommandé de:

1. Réfléchissez à des scénarios avant de rédiger le plan d'urgence. Bien sûr, vous ne serez pas en mesure de prédire toutes les entreprises possibles auxquelles votre organisation pourrait être confrontée, mais il est important d'anticiper autant que possible. Même si quelque chose de complètement inattendu se produit, après avoir réfléchi et planifié la réponse à la crise, vous prendrez instinctivement de meilleures décisions sous pression.
2. Soyez minutieux, mais concis. Incluez dans votre planification de crise tous les détails et toutes les ressources dont l'équipe d'intervention peut avoir besoin, mais assurez-vous de ne pas la surcharger. En période de panique, les gens n'auront pas le temps de parcourir des pages et des pages de données redondantes juste pour accéder aux informations dont ils ont besoin.
3. Utilisez des visuels. Les graphiques sont plus faciles à repérer en un coup d'œil que de gros morceaux de texte, donc dans la mesure du possible, utilisez des diagrammes, des chronologies et des graphiques pour vous assurer qu'aucune seconde n'est perdue lorsque vous recherchez les détails nécessaires.

Utilisez un modèle de plan de gestion de crise pour créer votre plan

Un modèle visuel de plan de gestion de crise comme celui en haut de cette page peut être d'une grande aide dans la rédaction de votre plan d'action. Conçu comme une ligne du temps colorée avec des couloirs, il se démarque bien et est facile à suivre, vous permettant ainsi qu'à l'équipe de voir rapidement la succession des activités requises en cas d'événements critiques.

Notre exemple gratuit de chronologie de gestion de crise fournit une vue de haut niveau de l'ensemble du processus de management de crise, depuis le moment où la crise survient jusqu'à la réponse, le processus de continuité des activités, l'examen et la reprise. Il comprend également un aspect crucial (mais souvent négligé) dans toute situation d'urgence, qui est la communication de crise.

Comment tirer le meilleur parti de notre modèle de plan de gestion de crise

Construit comme une diapositive Microsoft PowerPoint à l'aide du complément Office Timeline, le modèle téléchargeable est flexible et facile à modifier par toute personne disposant de l'outil de présentation populaire. Vous pouvez l'utiliser comme exemple de plan d'urgence simple et générique, ou vous pouvez le modifier avec vos propres données pour créer des plans d'action détaillés pour divers scénarios de crise. Tirez parti de la disposition de style Swimlane du modèle pour regrouper les actions par flux de travail, équipes ou propriétaires, et utilisez un code couleur pour afficher le niveau d'urgence de chaque tâche ou pour suivre l'état des activités.

Vous pouvez modifier et mettre à jour le modèle de plan de gestion de crise à l'aide des commandes de PowerPoint, ou vous pouvez utiliser Office Timeline pour automatiser le processus et aller beaucoup plus vite. Office Timeline est un outil professionnel permettant de créer des frises chronologiques qui génèrent des visuels impressionnants et faciles à comprendre directement dans PowerPoint. Vous pouvez utiliser la version gratuite simple mais puissante pour créer et mettre à jour rapidement des lignes de temps de projet, ou vous tourner vers l'édition Pro+ pour des fonctionnalités plus complexes telles que des modèles de ligne du temps ou la possibilité d'importer des données à partir d'outils comme Excel et Project.

Avec ce modèle de plan de gestion de crise et le complément Office Timeline PowerPoint, vous pouvez facilement planifier le management de crise et montrer les progrès aux parties prenantes.