Modèle d'ordre du jour de réunion

Les procès-verbaux de réunion sont un type de document commercial répertoriant les participants à la réunion, les principaux points de discussion, les mesures prises et les prochaines étapes convenues. La tâche de rédiger le procès-verbal de la réunion est confiée à l'un des membres du groupe avant l'assemblée ou pendant la partie de lancement de la réunion, et ce rôle peut être alterné si nécessaire. Certaines organisations préfèrent avoir un assistant désigné chargé de prendre ces notes.

La mise en forme du document peut varier d'une organisation à l'autre, mais vous devez généralement vous attendre à trouver les détails suivants dans la plupart des procès-verbaux de réunion :

• Date et heure de la rencontre ;

• Les noms des participants et des absents ;

• Objet de la réunion en cours ;

• Mises à jour sur le procès-verbal de la réunion précédente (éléments acceptés, rejetés ou modifiés) ;

• Décisions concernant les points à l'ordre du jour de la réunion en cours ;

• Nouveaux articles d'affaires ;

• Les détails de l'horaire de la prochaine réunion ;

• Documents qui doivent être inclus dans le rapport.

Grâce à la nature linéaire des débats, vous pouvez toujours formater le calendrier de la réunion sous forme de chronologie. Ce style offre une excellente compréhension des points à l'ordre du jour et de leur ordre.

Si vous débutez dans la rédaction de procès-verbaux de réunion, vous pourriez être tenté d'essayer de créer une transcription de l'intégralité de la conversation qui se déroule. Cependant, comme cela est impossible à faire en temps réel, une meilleure approche consiste à utiliser vos compétences d'écoute active et à vous concentrer exclusivement sur les décisions majeures, les éléments critiques et les solutions proposées. Les autres « à ne pas faire » dans cette catégorie incluent :

• Pas de commentaires, de jugements ou d'observations personnels : les procès-verbaux doivent être composés presque exclusivement de faits résumés et de résultats de discussion ;

• Aucun résumé ou aperçu des documents partagés lors de la réunion : ces documents peuvent être joints ou référencés en fonction de leur nom et de la manière dont ils ont été utilisés ;

• Pas de citations verbatim : s'en tenir à résumer les points clés des déclarations ;

• Pas de changement de temps : s'il peut être tentant d'utiliser plusieurs temps pour mieux saisir l'esprit de la discussion, les professionnels recommandent de s'en tenir au passé tout au long de l'enregistrement.

Bien que nous soyons toujours sur le sujet des erreurs à éviter en prenant des minutes, vous pouvez parfois vous retrouver confus sur un point clé. Plutôt que de le passer sous silence ou de le sauter complètement, c'est toujours une bonne idée de demander des éclaircissements avant que la réunion n'avance.

L'enregistrement des procès-verbaux de réunion peut être décomposé en trois étapes principales, comme suit :

1. Commencez avec un plan

   Vous devriez au moins avoir une idée de qui est responsable du procès-verbal, du format (c'est-à-dire sur papier, dans Google Docs, à l'aide d'un logiciel dédié, etc.) et de toute information clé qui doit être enregistrée.

2. Enregistrez les minutes réelles

   En plus de la date de la réunion et des participants, vous devez également vous concentrer sur :

   • Activités sur lesquelles les participants se sont mis d'accord ;

   • Étapes de suivi ;

   • Les résultats du débat ou des votes tenus lors de la réunion ;

   • Les motions qui ont été acceptées ou rejetées ;

   • Nouvelles affaires à l'ordre du jour;

   • Détails de configuration pour la réunion suivante.

   Une fois la réunion terminée, vous pouvez utiliser les notes que vous avez prises pour créer un aperçu présentable des discussions qui peut être partagé avec les parties intéressées. Passez en revue votre procès-verbal pour plus de clarté et de brièveté, mais aussi pour vous assurer que vous avez couvert tous les points de discussion. Nous vous recommandons de ne pas attendre trop longtemps pour créer ce document. Faites-le pendant que l'information est encore fraîche dans votre esprit.

3. Stockez et distribuez le procès-verbal après la réunion

   Selon la durée et la fréquence des réunions, les procès-verbaux peuvent finir par créer beaucoup de paperasse. Cela est particulièrement vrai si vous devez également régulièrement ajouter plusieurs documents qui ont été discutés. Dans ce scénario, il peut être judicieux de passer à un système d'enregistrement et de partage de notes sans papier et basé sur le cloud. Non seulement vous pourrez accéder aux minutes d'une certaine session à tout moment et depuis n'importe quel appareil, mais il sera beaucoup plus facile de partager les documents sous forme de liens au lieu de fichiers de plus en plus volumineux.

Les procès-verbaux des réunions n'ont pas besoin d'être des transcriptions textuelles des discussions qui ont lieu, mais plutôt un résumé des points clés. Si vous avez accès à l'ordre du jour de la réunion au préalable, vous pouvez créer un modèle de document avec des sections dédiées pour chacun des points à discuter. Avec ce modèle, vous pouvez enregistrer les points principaux de chaque élément dans sa section spécifique et éviter d'avoir à expliquer le contexte dudit élément. Pour plus de clarté, vous pouvez également envisager de formater le compte rendu par la suite sous forme de feuille de route, présentant les participants, les problèmes soulevés et les résolutions.

Voici quelques suggestions qui peuvent vous aider à conclure vos réunions à temps, sans passer sous silence ou sauter des éléments critiques :

• Utilisez des attributions de temps (par exemple, "Notre temps est écoulé"). Pendant la phase de planification, vous pouvez créer une chronologie basé sur l'ordre du jour pour vous aider à allouer un temps raisonnable à tous les intervenants.

• Vérifiez auprès de tous les participants (par exemple, "Quelqu'un a-t-il autre chose à ajouter ou pouvons-nous mettre fin à la réunion ?"). Les gens essaieront de revenir à un sujet si leurs questions restent sans réponse. Assurez-vous donc de demander si quelqu'un a autre chose à ajouter avant de passer à un nouveau point de l'ordre du jour ou de mettre fin à la réunion.

• Fixez des échéances pour les livrables (par exemple, « Terminons par quelques points d'action pour l'avenir »). Lorsque vous voulez vous assurer que la discussion donne des résultats tangibles, fixer des délais réalistes mais précis est très utile. Office Timeline propose un large éventail de modèles de chronologies, de diagrammes de Gantt, de feuilles de route et de diagrammes à couloirs pour vous aider à planifier vos projets.

• Remerciez les contributeurs et encouragez la participation (par exemple, « Merci à tous pour votre contribution »). Non seulement c'est un excellent moyen de promouvoir l'engagement, mais cela agit également comme un signal verbal préparant la conclusion de la réunion.

• Demandez des commentaires (par exemple, "Est-ce que tout le monde est satisfait de la façon dont cette réunion s'est déroulée ?"). Bien que cela soit légèrement risqué, une vérification temporaire vous en dira beaucoup plus sur ce que les participants ressentent réellement par rapport à la réunion, ainsi que vous donnera des mesures concrètes pour améliorer les sessions futures.

L'ordre du jour des affaires comprend la liste des sujets à aborder et des activités à entreprendre au cours de la réunion. Son rôle est de s'assurer que tous les participants comprennent bien le plan de la réunion, les points clés et la durée de chacune d'entre elles. La création d'un programme complet peut grandement renforcer l'efficacité et la productivité. Il convient de noter qu'en plus de couvrir tous les sujets, l'ordre du jour doit être clair et facile à comprendre. Les visuels et les graphiques sont le meilleur moyen de communiquer ces détails, alors consultez notre modèle de calendrier de réunion la prochaine fois que vous vous préparez pour une réunion importante !

La meilleure séquence est la suivante :

1. Rappel à l'ordre : l'animateur ou un membre senior de l'équipe marque la session comme ouverte ;

2. Appel nominal : les participants et les absents sont répertoriés ;

3. Lecture et approbation du procès-verbal : le procès-verbal et les notes de la réunion précédente sont examinés et mis à jour si nécessaire ;

4. Rapports : les membres seniors et les présidents de comité de chacune des équipes impliquées présenteront leurs rapports ;

5. Ordre standard des travaux : les points à l'ordre du jour sont priorisés et discutés ;

6. Annonces : les participants ont la possibilité de parler de toute nouvelle ou changement critique ayant un impact sur le projet en cours ;

7. Ajournement : une fois que tous les points à l'ordre du jour sont couverts et que les prochaines étapes sont convenues, la réunion peut être conclue.

Voici cinq étapes pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre prochain assemblage :

1. Définissez les objectifs de la réunion et les participants.

2. Attribuez des rôles et des responsabilités (leader, facilitateur, enregistreur, chronométreur, contributeurs, experts, etc.).

3. Définissez l'heure et le lieu en fonction de l'accessibilité, de la disponibilité et du confort de tous les participants.

4. Créez un ordre du jour clair et allouez des créneaux horaires pour chaque élément de la liste.

5. Distribuez à l'avance les documents pertinents à la réunion et envoyez un récapitulatif post factum.

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