Modèle de liste de tâches
Le journaliste et écrivain de comédie H. Allen Smith a un jour pensé que la passion pour la création de listes de tâches est ce qui sépare les humains des primates inférieurs. Bien que nous ne contestions pas les nombreuses autres qualités de notre espèce, la capacité à exécuter des scénarios mentaux et à planifier nos tâches à l'avance nous a probablement donné un avantage évolutif majeur au cours des millénaires.
À mesure que la complexité de notre société et de nos interactions augmentait, le besoin d'un système garantissant que nous pouvons assumer nos responsabilités de manière efficace et dans les délais impartis augmentait. Une de ces solutions est la frise chronologique de la liste des tâches, qui est également la réponse à la question «qu'obtenez-vous si vous croisez une liste de tâches avec un calendrier?».
Pourquoi aimons-nous tant faire des listes de tâches quotidiennes?
Si vous deviez demander au Dr David Cohen, la popularité des liste choses à faire est profondément enracinée dans notre psychologie. Par conséquent, la liste des tâches est l'outil parfait pour :
- Réduire l'anxiété causée par l'incertitude de la vie quotidienne ;
- Nous conférons un sens de la structure ;
- Prouvez que nous avons accompli quelque chose.
Et ce n'est pas tout, car d'autres études montrent que les gens gèrent les tâches plus efficacement s'ils sont autorisés à noter une liste avec les activités à l'avance. Rares sont ceux qui pensent encore que le suivi du temps de travail à l'aide d'un modèle de liste de tâches étouffe la créativité. En réalité, le manque de structure est le véritable ennemi de la productivité, car les tâches inachevées s'accumulent avec la vitesse d'une boule de neige qui roule en descente, et l'anxiété croissante est le véritable coup de grâce.
Comment démarrer une liste de tâches?
Lorsque vous décidez de vous simplifier la vie en créant une liste de tâches à faire il est important de commencer du bon pied, car cela garantit que votre liste ne sera pas seulement un catalogue sans fin d’activités pour lesquelles vous vous sentez coupable. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider:
- Essayez une ou deux applications de gestion de tâches avant de trouver celle qui correspond à vos besoins. Même la meilleure application d’une liste de tâches peut être trop complexe ou trop basique pour vos besoins, et il est important que vous vous sentiez à l'aise avec elle, sinon vous cesserez probablement de l'utiliser complètement. Par ailleurs, les application gestion des tâches quotidiennes en ligne sont supérieures à leurs homologues sur papier grâce à des fonctionnalités telles que les rappels, la personnalisation facile, la collaboration et le stockage dans le cloud.
- Lorsque vous avez besoin de créer plus d'une liste - et vous le ferez - recherchez des applications qui vous permettent de créer un modèle de liste de tâches réutilisable. Les modèles de liste de choses à faire vous permettent de passer moins de temps à manipuler la conception et les éléments, et plus de temps à rayer ledit élément.
- Utilisez des applications gestion des tâches qui vous permettent de définir des dates d'échéance pour les tâches plutôt qu'une simple liste de contrôle chaque fois que vous le pouvez, même si tous les éléments ne nécessitent pas vraiment une date d'achèvement précise et rapide. Cela vous permet de comprendre comment hiérarchiser les activités et faire des ajustements en cas de conflits d'horaire.
- N'utilisez pas les application organisation tâches pour des objectifs globaux ou des résultats souhaitables difficiles à estimer et à quantifier. Au lieu de cela, concentrez-vous sur des listes des tâches gestion de projet qui peuvent être accomplies et rayées.
- Vérifiez fréquemment votre liste de chose à faire application. Même un calendrier parfaitement compilé ne vous aidera pas à améliorer la productivité si vous ne vous en tenez pas au plan et commencez à travailler sur des choses aléatoires.
Suivi de la gestion de projet avec listes de tâches
L'utilisation de listes de tâches projet pour suivre l'avancement n'est pas entièrement différente de l'utilisation de ces outils pour optimiser votre propre calendrier. Si votre modèle de liste de tâches est au format du frise chronologique, il vous suffit de vous assurer que vous définissez des dates d'échéance réalisables pour les activités en cours. La principale différence dans le cas de la liste de tâches de projet de groupe est que chaque activité doit être affectée à un membre ou à une équipe spécifique.
Vous pouvez également créer une liste de tâches des employés pour simplifier le travail d'allocation des tâches de chacun à la main à chaque fois. En même temps, assurez-vous que les informations pertinentes pour chaque tâche sont disponibles pour l’équipe ; les annotations cryptiques peuvent fonctionner pour la liste des choses à faire avant de mourir, mais vous serez constamment invité à apporter des clarifications si les instructions prêtent à confusion.
Avantages du suivi des équipes sur un modèle de ligne du temps des tâches
Lorsqu'il s'agit de choisir les solutions optimales de suivi du temps de gestion de projet, nous pensons que rien ne vaut les frises chronologiques et les diagrammes de Gantt. Dans la version de swimlane diagramme, ces solutions de visualisation de données permettent de déterminer immédiatement quelle équipe gère quel côté du travail, si elles sont sur la bonne voie ou si un rééchelonnement est nécessaire, l'impact des changements sur les autres étapes du projet, etc.
La communication entre le PM, les collaborateurs, les parties prenantes et les cadres est également facilitée par ces outils de liste de tâches de projet, grâce à leur nature intuitive, et l'utilisation d'un modèle de frise chronologique conçu par des professionnels peut vraiment accélérer les choses.
Le modèle de liste de tâches peut être téléchargé gratuitement et vous pouvez mettre à jour les éléments par défaut avec les spécificités de votre projet dans PowerPoint, mais il est beaucoup plus facile et rapide de le faire avec le complément Office Timeline. Évitez de prendre du retard sur vos projets de travail, restez au courant des progrès des équipes que vous dirigez ou apportez simplement plus de structure dans votre vie avec l'aide de notre chronologie des tâches!
FAQ sur le suivi des tâches et les modèles de liste de tâches
Allez au cœur du suivi des tâches et des modèles de liste de tâches avec les réponses claires et courtes suivantes aux questions les plus fréquemment posées sur le sujet.
A quoi sert une liste de tâches ?
Une liste de tâches est un outil de gestion de projet qui aide les professionnels à suivre les tâches de leur équipe. Il documente généralement des détails tels que le contact principal pour le projet, les parties qui y travaillent, ainsi que les délais et les mises à jour de statut des activités suivies.
Le format d'une liste de tâches varie en fonction de la taille du projet. Pour un projet plus important, il comprend souvent une chronologie qui visualise la séquence des tâches à effectuer sur une durée spécifiée. Notre modèle de liste de taches est l'un des nombreux exemples de chronologie que vous pouvez utiliser pour planifier, programmer et surveiller les activités d'un projet.
Quels sont les composants d'une liste de tâches ?
Voici les composants typiques d'une liste de tâches :
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ID de tâche
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Nom de la tâche
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Date d'échéance
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Propriétaire de la tâche
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État de la tâche
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Importance de la tâche (priorité)
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Notes complémentaires
Obtenez un exemple pratique de la façon dont les listes de tâches sont structurées avec notre modèle de liste de tâches personnalisable, qui peut être facilement modifié pour refléter les spécificités de votre projet.
Qu'est-ce qu'une liste de tâches d'employé ?
Une liste de tâches des employés représente un document qui détaille les tâches que les employés d'une organisation ou d'un projet particulier doivent accomplir. Outre les tâches à accomplir, une liste de tâches des employés comprend également une chronologie de la manière dont ces activités seront réalisées.
Habituellement préparée et fournie par un supérieur hiérarchique, une liste de tâches des employés a pour but de s'assurer que les employés gèrent efficacement leur travail sans délai.
Comment créer une liste de tâches pour les employés ?
Voici les étapes clés pour créer une liste de tâches pour les employés :
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Rédigez une liste de tâches détaillée comprenant toutes les tâches et activités sous-jacentes. Vous pouvez les diviser en une structure quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
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Incluez un élément de suivi du statut (tel que non commencé, en cours, terminé, etc.).
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Définissez des dates d'échéance pour chaque tâche répertoriée.
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Affectez des propriétaires de tâche.
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Définissez le budget et les coûts des tâches.
Pour démarrer plus rapidement avec le vôtre, utilisez notre modèle de liste de tâches facilement personnalisable qui utilise un format de chronologie pour organiser la séquence des tâches par équipes sur une plage horaire mensuelle.
Comment gérez-vous les tâches dans Excel ?
Vous pouvez gérer vos tâches dans Excel en créant une liste de tâches modifiable et traçable que vous pouvez formater selon vos préférences.
Voici les principales étapes pour créer une telle liste de tâches dans Excel :
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Dans une nouvelle feuille de calcul Excel, ajoutez vos en-têtes de colonne (par exemple, Nom de la tâche, Statut, Date limite, Propriétaire, Note, etc.).
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Remplissez les détails pour chacune de vos tâches.
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Appliquez un filtre à votre liste afin de pouvoir ensuite trier vos tâches en fonction de celle-ci.
Par exemple, vous pouvez ajouter un filtre à l'en-tête Statut en cliquant dessus et en sélectionnant Filtre sous l'icône Trier et filtrer dans le coin supérieur droit de votre barre des tâches.
Si vous souhaitez illustrer vos tâches dans un format de chronologie dans Excel, apprenez à le faire en utilisant notre tutoriel sur la création d'une chronologie dans Excel.
Comment créer une liste de tâches dans Google Sheets ?
Voici comment créer une liste de tâches sur Google Sheets en 4 étapes simples :
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Ouvrez Google Sheets.
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Cliquez sur les flèches haut-bas à côté de "Galerie de modèles" dans le coin supérieur droit.
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Double-cliquez sur "To-do List" dans la catégorie Personnel de la galerie.
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Personnalisez le modèle avec vos propres entrées de tâche.
La liste de tâches préformatée de Google Sheets fournit une structure rapide pour les projets simples, mais peut s'avérer limitée pour les initiatives plus complexes qui nécessitent un affichage visuel des tâches au fil du temps. Pour ce type de présentation de la chronologie, nous vous recommandons de personnaliser simplement notre modèle de liste de tâches qui a été conçu comme une diapositive PowerPoint native afin que vous puissiez rapidement la partager et la présenter aux parties concernées.
Google Docs propose-t-il un modèle de liste de contrôle ?
Oui, Google Sheets propose un modèle de liste de contrôle des tâches dans la catégorie Personnel de sa galerie de modèles. Pour ouvrir le modèle de liste de contrôle Google Sheets, double-cliquez simplement dessus.
Vous remarquerez que le modèle est équipé de :
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Cases à cocher à cocher lorsque vous avez terminé une tâche.
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Une simple liste prête à l'emploi à laquelle vous pouvez ajouter toutes vos tâches.
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Colonnes prédéfinies de « date » et « tâche » à partir desquelles vous pouvez commencer plus rapidement.
Google Sheets vous permet également de construire une liste de tâches sous la forme d'une chronologie, un format qui affiche vos activités sur une période de temps donnée. Pour savoir comment créer une telle liste de tâches visuelle, consultez notre didacticiel sur la création d'une chronologie dans Google Sheets.
Existe-t-il un modèle de liste de tâches dans Word ?
Oui, Microsoft Word inclut quelques modèles de liste de tâches de base que vous pouvez utiliser pour créer des listes de contrôle simples. Pour accéder à ces modèles, procédez comme suit :
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Ouvrez un nouveau document Word.
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Accédez à la section Nouveau de l'écran d'accueil de la plateforme.
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Tapez "to do list" dans le champ de recherche en haut de la page.
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Double-cliquez pour ouvrir le modèle préféré.
Gardez à l'esprit que ces modèles de liste de tâches sont structurés sous forme de fichiers texte, ce qui les rend plus adaptés au suivi de petites activités personnelles. Si vous travaillez sur des projets plus importants et que vous avez besoin d'une sortie plus élaborée, vous pouvez opter pour une disposition visuelle de la chronologie comme celle proposée par notre modèle de liste de tâches PowerPoint.
Comment créer une liste de tâches dans Word ?
Voici les 4 étapes principales pour créer une liste de tâches cochable dans Word :
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Tapez votre liste de tâches.
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Ajoutez l'onglet Développeur au ruban Word à partir de Fichier > Options > Personnaliser le ruban > Onglets principaux.
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Dans l'onglet Développeur, sélectionnez le Contrôle du contenu de la case à cocher au début de la première ligne.
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Copiez et collez la case à cocher au début des autres lignes de votre liste de tâches.
Si votre liste de tâches est plus complexe et implique plusieurs participants, vous pouvez envisager de la représenter de manière plus graphique. L'utilisation d'un format visuel comme celui d'une chronologie fonctionne mieux car il affiche vos tâches et les dates d'échéance le long d'une plage horaire, ce qui vous permet de suivre plus facilement leur progression en un seul coup d'œil.
Créez une chronologie de liste de tâches visuelle dans Word à l'aide de notre didacticiel sur la création d'une chronologie dans Word, ou personnalisez simplement notre modèle de liste de tâches PowerPoint, qui non seulement visualise les activités sur une durée définie, mais les classe également dans des couloirs associés à des équipes distinctes.
Comment créer un modèle de liste de tâches ?
Pour créer un modèle de liste de tâches, vous devez d'abord organiser clairement les données de votre projet. Voici les principales choses à faire à cet égard :
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Énumérez toutes les tâches du projet qui doivent être réalisées.
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Divisez le gros travail en tâches plus petites.
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Regroupez les tâches similaires.
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Fixez des dates d'échéance pour chacune des tâches.
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Organisez les tâches dans l'ordre chronologique en utilisant un format de chronologie.
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Priorisez le travail en fonction du flux de travail, de l'importance et des dates d'échéance.
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Attribuez des propriétaires à chaque activité répertoriée.
Une fois que vous avez terminé ces étapes, vous pouvez structurer ces détails dans un format standardisé en utilisant notre modèle de liste de tâches. Construit en tant que diapositive PowerPoint native, l'échantillon préformaté peut être facilement mis à jour à l'aide de l'essai gratuit de 14 jours du complément Office Timeline.
Un outil de suivi des tâches automatisé, Office Timeline vous aide à importer vos listes de tâches à partir de plates-formes de productivité telles que Microsoft Project et Excel directement dans PowerPoint et à les transformer en visuels prêts à être présentés. Il est également livré avec des dizaines d'autres modèles de chronologie conçus par des professionnels pour commencer.
Si vous avez besoin de plus d'exemples que vous pouvez modifier pour vos besoins de gestion des tâches, parcourez notre collection d'exemples de chronologie.
La mise à jour de votre modèle est simple et rapide.
Utilisez le complément PowerPoint Office Timeline pour mettre à jour rapidement ces modèles de ligne du temps ou créer vos propres graphiques de projet. Modifiez facilement les textes, les dates, les couleurs, les formes et les styles de votre frise chronologique, directement depuis PowerPoint.
