Modèle de budget de projet

Un budget de projet est comme un guide qui montre combien d'argent est nécessaire, à quoi il sera dépensé et quand il sera utilisé. La rédaction d'un budget pour un projet consiste principalement à identifier toutes les dépenses nécessaires associées au projet et à estimer les coûts totaux associés à toutes les tâches, activités et étapes qui doivent être complétées. Inclure une chronologie dans le budget de votre projet est une bonne idée, car cela aide à estimer les dépenses en relation avec l'avancement du projet.

Étape préliminaire: La définition de la portée du projet et la définition des objectifs du projet doivent être terminées avant de commencer à créer le budget du projet, car elles sont importantes pour identifier les limites du projet et aider à déterminer les ressources nécessaires et les coûts associés.

Nous sommes maintenant prêts à voir quelles étapes pourraient être suivies lors de la rédaction d'un budget de projet. Ceux-ci sont:

1. Divisez les livrables en tâches plus petites. Pour ce faire, faites une liste de tous les éléments qui doivent être livrés dans le cadre du projet, puis décomposez-les en tâches dépendantes plus petites. Ainsi, vous pouvez vous assurer que votre budget tient compte de toutes les dépenses cachées associées à votre projet.

2. Faites une liste de ressources. Cela peut inclure des ressources humaines telles que les membres de l'équipe, les sous-traitants et les fournisseurs, ainsi que l'équipement, les logiciels et d'autres matériaux.

3. Estimez le coût de chaque activité. Avec la liste des tâches et des ressources en main, estimez le coût de chaque activité. Cela peut inclure des éléments tels que les salaires, la location d'équipement et les coûts des matériaux. Soyez aussi précis que possible dans vos estimations et envisagez d'utiliser des données historiques ou des références de l'industrie pour éclairer vos estimations.

4. Identifiez les imprévus. Aucun projet ne se déroule exactement comme prévu, il est donc important d'identifier les risques potentiels et de prévoir les imprévus. Cela peut inclure les coûts associés aux retards, aux changements de périmètre ou à d'autres événements inattendus.

5. Additionnez tous les coûts estimés et les imprévus pour obtenir le budget total du projet. Pour avoir une idée complète de la somme dont vous aurez besoin pour le projet, une fois que vous avez estimé le coût de chaque activité et identifié les imprévus, additionnez tous les coûts.

6. Surveiller et analyser. Une fois le projet en cours, vous devrez surveiller les progrès, examiner les coûts réels par rapport aux coûts estimés et analyser les écarts pour vous assurer que le projet reste conforme au budget.

Un budget de projet comprend généralement les dépenses estimées associées à la réalisation d'un projet, les frais généraux et les imprévus. Par exemple:

• Coûts de main-d'œuvre - Il s'agit des coûts associés au paiement des employés, des sous-traitants ou des consultants qui travaillent sur le projet. Cela peut inclure les salaires, les salaires horaires, les avantages sociaux et autres rémunérations.

• Équipement, matériel et fournitures - Cela inclut tous les outils, matériaux ou fournitures nécessaires au projet, tels que les fournitures de bureau, l'équipement, les matières premières ou les logiciels.

• Ventes, marketing et publicité : si le projet nécessite du marketing ou de la publicité, le budget doit également inclure ces dépenses.

• Frais généraux - Cela inclut les coûts indirects associés au projet, tels que le loyer, les services publics et les dépenses administratives.

• Imprévus et divers - Un fonds de prévoyance est une réserve de fonds mis de côté pour couvrir les dépenses imprévues ou les urgences pouvant survenir au cours du projet.

• Taxes - Enfin et surtout, n'oubliez pas les taxes. Le budget doit également inclure toutes les taxes ou tous les frais associés au projet, tels que la taxe de vente ou les frais d'importation/exportation.

La budgétisation est un outil de gestion financière qui aide les particuliers et les organisations à planifier et à contrôler leurs revenus et leurs dépenses. Différentes méthodes de budgétisation peuvent être utilisées, en fonction des objectifs financiers, de la taille et de la complexité des opérations. Le choix d'une méthode de budgétisation peut être une combinaison de plusieurs méthodes.

Voici quelques-unes des méthodes de budgétisation les plus populaires utilisées par les entreprises :

1. Budgétisation incrémentielle - Cette méthode consiste à apporter des modifications ou des ajustements incrémentiels au budget précédent pour tenir compte des changements attendus dans l'environnement commercial, tels que l'inflation ou les changements dans le volume des ventes.

2. Budgétisation basée sur les activités - Dans cette méthode, un budget de projet est créé en fonction des activités spécifiques requises pour mener à bien le projet. Chaque activité se voit attribuer un coût, et le budget est ensuite utilisé pour suivre les dépenses réelles de chaque activité.

3. Budgétisation de la proposition de valeur (c'est-à-dire basée sur les priorités) - Dans cette méthode, un budget de projet est créé en fonction de la valeur attendue que le projet générera pour l'entreprise. Cela peut inclure des facteurs tels que l'augmentation des revenus, les économies de coûts ou l'amélioration de la satisfaction des clients. Le budget est ensuite utilisé pour suivre la valeur réelle générée par le projet, plutôt que seulement les coûts encourus. Cette méthode vise à réduire les dépenses excessives en évaluant les dépenses et en déterminant si leurs avantages l'emportent sur leurs coûts.

Les particuliers utilisent des méthodes de budgétisation pour gérer leurs finances personnelles. La budgétisation peut aider à suivre les revenus et les dépenses et à hiérarchiser les dépenses. Les méthodes de budgétisation populaires pour les particuliers comprennent :

1. Budgétisation 50/30/20 - Avec cette méthode, vous allouez 50 % de vos revenus aux dépenses essentielles comme le loyer et les factures, 30 % aux dépenses discrétionnaires comme les divertissements et les restaurants, et 20 % à l'épargne et au remboursement de la dette.

2. Budgétisation par enveloppe - Cette méthode consiste à allouer de l'argent dans différentes enveloppes pour diverses dépenses, telles que l'épicerie, les divertissements et le transport, et à n'utiliser que l'argent disponible dans chaque enveloppe pour cette catégorie de dépenses.

3. Budgétisation progressive - La méthode de budgétisation traditionnelle ou progressive consiste à commencer par un budget de base et à effectuer de petits ajustements au fil du temps en fonction de l'évolution des revenus et des dépenses.

Pour budgétiser un projet avec succès, le chef de projet doit avoir une idée claire de la portée du projet, de la disponibilité des ressources et des risques. Un bon contrôle du plan de projet est également nécessaire pour corriger rapidement les écarts pour un impact minimal sur le budget final.

Une façon de préparer l'élaboration d'un budget de projet consiste à élaborer un plan de projet détaillé qui comprend toutes les tâches, activités et ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Cela peut aider à identifier les coûts associés à chaque tâche ou activité, tels que la main-d'œuvre, les matériaux et l'équipement. En ayant une compréhension claire de la portée et des exigences du projet et en créant un calendrier, il devient plus facile d'estimer les coûts du projet avec précision et d'élaborer un budget réaliste et efficace.

L'une des parties les plus difficiles de la budgétisation d'un projet consiste à estimer avec précision le coût de chaque composante du projet. Lors de la planification de votre projet, vous pouvez constater que cette partie peut être vraiment difficile, et voici pourquoi :

• L'estimation précise du coût de chaque composant, y compris les ressources et les matériaux requis pour chaque tâche, peut souvent s'avérer difficile en raison d'éventuelles variables imprévues ou de changements inattendus pouvant affecter le coût.

• De plus, il peut y avoir des incertitudes quant à la disponibilité et au coût des ressources, telles que la main-d'œuvre et les matériaux, ce qui peut rendre l'estimation des coûts encore plus difficile.

Certaines des mesures pour surmonter ces défis peuvent consister à mener une recherche approfondie, à consulter des experts et à créer un plan d'urgence réaliste pour tenir compte des changements inattendus ou des dépassements de coûts.

Les trois types d'estimations budgétaires généralement élaborés au cours du cycle de vie d'un projet sont :

1. Estimation approximative de l'ordre de grandeur (ROM). Il s'agit d'une estimation approximative initiale de haut niveau basée sur un jugement d'expert, des données historiques ou des projets similaires.

   Créé quand ? Il est créé lors du lancement du projet, dans les premières étapes d'un projet lorsque les exigences ne sont pas encore entièrement définies.

   Utilisé pour : déterminer la faisabilité du projet et donner une idée générale du coût du projet.

2. Estimation détaillée du budget du projet. Il s'agit d'une estimation plus détaillée, qui comprend une ventilation des coûts pour chaque composante du projet.

   Créé quand ? Cette estimation est élaborée au cours de la phase de planification, une fois que la portée et les exigences du projet sont bien comprises.

   Utilisé pour : définir les budgets des projets et allouer les ressources, et identifier les dépassements de coûts potentiels.

3. Estimation révisée (ou estimation mise à jour). Ce type d'estimation est utilisé pour prédire le coût final du projet en fonction des coûts réels à ce jour et de tout changement prévu de la portée, du calendrier ou du budget du projet.

   Créé quand ? Cette estimation est créée pendant la phase de suivi et de contrôle du cycle de vie du projet.

   Utilisé pour : identifier les dépassements de coûts potentiels et s'assurer que le projet est réalisé dans les limites du budget approuvé.

Un classeur budgétaire est un outil organisationnel qui aide les particuliers ou les ménages à suivre et à maîtriser leurs finances. Il se compose généralement d'un classeur physique qui contient diverses sections et feuilles pour enregistrer des informations financières, telles que les revenus, les dépenses, les objectifs d'épargne et la dette.

Son contenu peut varier en fonction des besoins individuels. Par exemple, il peut inclure :

• Feuille de budgétisation avec journal des dépenses. Ce serait une feuille de base pour vous aider à suivre vos revenus et vos dépenses et à créer un plan budgétaire pour chaque mois. Le journal des dépenses documenterait toutes les dépenses quotidiennes.

• Suivi des factures et organisateur des reçus. Une section qui permet de suivre les factures mensuelles, les dates d'échéance et l'état des paiements avec une section pour suivre les reçus.

• Suivi de l'épargne et de la dette. Aide à voir l'état de l'épargne et à maîtriser les dettes, en surveillant l'état des paiements et les soldes impayés.

• Feuille d'objectifs financiers. Une section pour documenter les objectifs financiers à court et à long terme.

En conservant toutes vos informations financières au même endroit, il est facile de se reporter au classeur budgétaire et d'identifier les domaines dans lesquels vous pouvez ajuster vos habitudes de dépenses et d'épargne.

Il peut y avoir différentes façons de présenter un budget, selon l'objectif, le public et le format requis. Le format spécifique et le niveau de détail peuvent varier en fonction du public et de l'objectif de la présentation. Cependant, voici quelques étapes générales à considérer lors de la présentation d'un budget :

1. Commencez par un résumé analytique. Cela devrait être un bref aperçu du budget qui met en évidence les chiffres clés et les principales catégories de dépenses. Cela devrait permettre au public de comprendre rapidement à quoi sert le budget et combien d'argent est impliqué.

2. Fournissez une ventilation détaillée des dépenses. Selon le public et l'objectif, vous devrez peut-être présenter une ventilation détaillée des dépenses par catégorie ou par tâche de projet. Cela peut aider les parties prenantes à comprendre où l'argent est dépensé et à identifier les domaines dans lesquels des économies de coûts peuvent être possibles.

3. Expliquez les hypothèses et les variables. Les hypothèses et les variables qui ont servi à créer le budget doivent être très claires pour votre public. Vous pouvez inclure ici des éléments tels que les taux d'inflation, les variations des coûts de main-d'œuvre ou les dépenses imprévues pouvant survenir au cours du projet.

4. Utilisez des visuels. Les tableaux, graphiques et autres aides visuelles peuvent être très efficaces pour aider à présenter le budget de manière claire et concise et peuvent rendre la présentation plus attrayante et informative. Par exemple, un graphique chronologique à couloirs peut être utilisé pour montrer comment différents départements ou fonctions contribuent au budget au fil du temps. Cela peut être utile pour mettre en évidence les domaines où les coûts ou les revenus ne correspondent pas aux attentes.

Enfin, soyez prêt à répondre aux questions et à répondre aux préoccupations des parties prenantes. Ils peuvent avoir des questions sur des dépenses spécifiques ou souhaiter plus d'informations sur la manière dont le budget a été élaboré. Soyez prêt à fournir des réponses claires et détaillées à tous les aspects de votre présentation budgétaire.

La préparation d'un rapport budgétaire annuel peut varier en fonction des exigences spécifiques et du niveau de complexité du rapport. Cependant, voici quelques étapes générales qui peuvent être un bon début lors de la préparation d'un rapport budgétaire annuel :

1. Recueillir des données financières
   Recueillez des données financières pertinentes à partir de diverses sources, telles que des relevés bancaires, des états des revenus et des notes de frais, pour la période couverte par le rapport.

2. Passez en revue les dépenses et les revenus
   Analysez les dépenses et déterminez quelles dépenses sont essentielles et lesquelles peuvent être réduites ou éliminées. Analysez les sources de revenus et déterminez quelles sources sont les plus rentables et celles qui doivent être améliorées.

3. Créer et revoir le budget
   Sur la base de l'analyse des dépenses et des revenus, créez un budget pour la période à venir. Gardez à l'esprit l'état actuel des choses dans l'entreprise et ses objectifs financiers. Une fois le budget créé, lisez-le attentivement pour vous assurer qu'il est complet et exact.

4. Présentez le rapport
   Présentez le rapport budgétaire aux parties prenantes concernées, telles que la direction, les parties prenantes et les investisseurs. L'utilisation d'une aide visuelle aidera à expliquer plus facilement et de manière claire les principaux faits saillants et tous les domaines de préoccupation.

Dans le processus de préparation d'un rapport budgétaire annuel, vous aurez besoin d'une compréhension approfondie des données financières, ainsi que de solides compétences en analyse et en présentation. Pour faciliter la partie présentation, nous vous suggérons d'utiliser le complément PowerPoint d'Office Timeline, qui peut vous aider à automatiser la création de vos rapports, vous fournir des modèles et des solutions prêts à l'emploi pour une création facile de rapports et vous aider à partager vos idées via un présentation claire, mémorable et impressionnante. Essayez Office Timeline gratuitement et profitez de tous les avantages.