Modèle de calendrier graphique

La planification est l'une des tâches les plus importantes que les chefs de projet entreprennent au début de tout projet. Un calendrier graphique bien conçu permet de définir des délais réalistes, d'affecter correctement les ressources, de gérer la qualité et de suivre les progrès, ce qui se traduit finalement par une plus grande satisfaction du client et une réduction des coûts globaux.

En tant que chef de projet ou chef d’équipe, vous consultez probablement votre calendrier de projet quotidiennement, sans parler de le consulter avec vos collègues, clients et cadres. Cela rend d'autant plus important de le construire sur une base solide.

Vous trouverez ici un modèle de calendrier graphique gratuit pour PowerPoint pour vous aider à définir et à communiquer plus facilement la chronologie de votre projet. Pour ceux d'entre vous qui ne connaissent pas la planification, nous avons également inclus quelques notions de base et bonnes pratiques pour vous aider à démarrer.
 

Pourquoi faire un planning ou un calendrier dans un projet?

Dans la planification et la gestion de projet, l'objectif principal d'un calendrier graphique est de fournir une vue d'ensemble du projet et de suivre son avancement. Il permet de superviser à la fois la réalisation d'une seule tâche, avec ses ressources et ses dates de début et de fin, ainsi que l'avancement du projet dans son ensemble, avec l'effet de chaque tâche sur la date de fin du projet. 

Un calendrier visuel vous permet de partager la vision du projet et les travaux nécessaires à sa bonne réalisation avec toutes les parties prenantes. Cela aide chacun à visualiser ce qu'il doit faire, à vérifier s'il y a des tâches qui ont peut-être été oubliées et à reconfirmer si tous les membres de l'équipe sont confiants dans l'accomplissement de leurs tâches à temps.
 

Qu'est-ce qui est inclus dans un calendrier graphique?

Un modèle de calendrier graphique comprend généralement la date de lancement et d’achèvement estimée du projet, la date de début et de fin de chaque tâche, ainsi que les jalons importants. Les données et le niveau de détail du graphique peuvent être adaptés en fonction du public auquel il est destiné. Par exemple:

• Pour une gestion efficace du travail au sein de l'équipe, le calendrier des activités répertorie généralement toutes les tâches du projet et comprend également l'allocation des ressources (qui fera quoi) pour aider à répartir le travail de manière égale entre les membres de l'équipe.
• Pour les communications commerciales ou les présentations aux clients, il serait préférable d'avoir une macro-planning. Cela signifie un calendrier visuel simple qui comprend uniquement les activités clés et les principaux livrables. Les clients et les dirigeants n’ont pas le temps d’examiner des données détaillées et complexes. Ils préfèrent un résumé simple, facile à suivre et à consulter - quelque chose de similaire au modèle de calendrier graphique fourni sur cette page.
   

Comment faire un bon calendrier de projet?

Alors que les exemples de calendriers de planification peuvent varier considérablement, il existe un certain nombre d'attributs spécifiques qui caractérisent la plupart des bons horaires. Voici le top 5:

1. C'est visuel. Quelle que soit notre technicité, nos yeux traitent les graphiques mieux plus rapidement que le texte ou les données tabulaires. C'est pourquoi la plupart des publics préfèrent des modèles de calendriers graphiques et colorés, tels qu'un calendrier Gantt ou un agenda visuel.
2. Il documente les signaux d'alarme. Les chefs de projet expérimentés savent à quel point il est important de garder un œil sur d'éventuels signaux d'alarme. Un calendrier Gantt proactif qui documente les obstacles potentiels tout au long du projet vous aidera, vous et votre équipe, à vous adapter avant que les choses ne bougent, au lieu de simplement réagir à tout problème.
3. Il comprend les heures de révision. Même si les revues avec les clients ou les cadres sont inévitablement suivies de révisions, de nombreux chefs de projet n'incluent que les revues elles-mêmes dans leur calendrier visuel, sans fixer également de temps pour les révisions. Cette omission peut entraîner des retards, c'est pourquoi il est plus sûr d'ajouter des heures de révision directement dans le calendrier de travail.
4. Il comprend le temps de flottement. Peu importe le nombre de signaux d'alarme que vous pouvez documenter à l'avance, vous savez que vous pouvez toujours compter sur l'inattendu. C'est pourquoi la création intentionnelle du temps de flottement dans votre modèle de calendrier graphique est un moyen astucieux d'éviter les retards de projet.
5. C'est flexible. Étant donné que les plans changent souvent, il est important que votre tableau de planification permette des mises à jour rapides et faciles. Par exemple, vous devrez peut-être accélérer un projet pour le maintenir dans les délais, c'est-à-dire réorganiser le plan de sorte que les tâches planifiées en séquence soient réaffectées pour être achevées simultanément. Dans de tels cas, il sera pratique d'avoir un logiciel de planification intuitif qui peut vous aider à effectuer de tels changements sans trop de tracas; à des fins de présentation, vous pouvez utiliser un modèle de calendrier visuel flexible tel que le nôtre.
    

Comment concevoir un calendrier graphique?

Il n'y a pas de conception standard pour un calendrier visuel. Il peut être tabulaire, ressembler à un tableau Kanban ou être configuré sous forme de diagramme ou de calendrier Gantt, comme le modèle de calendrier sur cette page. Parmi tous les styles, les modèles de diagramme de Gantt semblent être les plus populaires, car ils sont faciles à suivre et peuvent s'appliquer à diverses méthodes de gestion de projet.

Quel que soit le format que vous choisissez, il existe quelques bonnes pratiques à prendre en compte lorsque vous créez un calendrier graphique:

1. Rester simple. Que vous construisiez une macro-planning pour les clients et la direction ou un calendrier Gantt plus détaillé pour votre équipe, il est préférable d'éviter de la surcharger avec des données inutiles. Un agenda de planification compliqué avec un nombre excessif de tâches ou de détails est non seulement difficile à comprendre, mais il peut aussi devenir ingérable. Dans le cas de projets à grande échelle, une solution serait de créer un calendrier graphique de macro-planification d'une page qui peut servir de modèle, que vous pouvez ensuite décomposer en plusieurs sous-calendriers.
2. Encouragez l'œil à se concentrer sur les données clés. Cela peut être fait en variant les couleurs, les formes et les tailles. Par exemple, un grand jalon en forme de drapeau rouge se démarquera à première vue si tous les autres jalons ont des couleurs plus douces et des tailles plus petites.
3. Utilisez un code couleur. Le codage couleur peut vous aider à fournir des informations supplémentaires sans ajouter davantage de données au calendrier visuel. Par exemple, il peut vous aider à regrouper visuellement les tâches par affectées (utilisez une couleur différente pour chaque membre de l'équipe), à mettre en évidence le chemin critique ou à communiquer l'état de santé de votre projet dans des rapports d'état. Vous pouvez utiliser le schéma RAG classique pour la santé du projet (rouge = problèmes, orange = problèmes potentiels, vert = tout va bien) ou même créer vos propres codes de couleur pour un look plus élégant, à condition de les utiliser de manière cohérente.
    

Pourquoi utiliser un modèle de calendrier graphique?

Même si vous utilisez un outil de planification pour gérer vos projets, lorsqu'il est temps de communiquer votre agenda, il est préférable d'utiliser un modèle de calendrier graphique pour vous aider à présenter vos données de manière simple et convaincante. Un modèle vous fera non seulement gagner du temps et des efforts pour concevoir un calendrier visuel impressionnant, mais assurera également la cohérence entre les présentations.

Notre modèle de calendrier gratuit et téléchargeable a été créé dans PowerPoint à l'aide du complément Office Timeline, un outil intuitif qui génère des diagrammes de Gantt et des feuilles de route et simplifie la planification visuelle. Créé sous forme de diapositive PowerPoint modifiable, le modèle de calendrier graphique peut être facilement modifié avec de nouvelles données, présenté lors de réunions et partagé avec les parties prenantes.

Utilisez le modèle de calendrier visuel gratuit pour créer facilement une macro-planning pour les réunions avec les clients ou un calendrier Gantt élégant à utiliser avec l'équipe. Lorsque les plans changent, vous pouvez facilement mettre à jour la diapositive à l'aide des commandes de PowerPoint, ou vous pouvez essayer le complément Office Timeline pour automatiser le processus et gagner encore plus de temps.

Office Timeline Pro Edition peut même importer des données à partir de logiciels de planification populaires, tels que Project ou Excel, et les intégrer directement dans ce modèle PowerPoint gratuit pour générer un calendrier graphique d'aspect professionnel en quelques secondes.