Programmplanvorlage

Ein integrierter Programmplan ist das, was ein Manager benötigt, um ein komplexes Programm mit mehreren Phasen oder zugrunde liegenden Projekten erfolgreich zu koordinieren. Einmal entwickelt, muss der Programmplan ständig aktualisiert werden, damit die Verantwortlichen den Kunden und Führungskräften jederzeit genau den Arbeitsstatus mitteilen können.

Die Erstellung eines sauberen, genauen Programmplans auf hoher Ebene kann schwierig sein, aber es wird sowohl Fachleuten als auch Nicht-Projektpublikum helfen, das vollständige Bild des Programms zu sehen, wie es strukturiert ist und wie die verschiedenen Unterteams zu seiner Durchführung beitragen.

Damit Sie besser verstehen, wie Programmpläne effektiv konzipiert und richtig eingesetzt werden, haben wir hier die am häufigsten gestellten Fragen zum Thema beantwortet und auch eine professionell gestaltete Programmzeitleistenvorlage beigefügt, die sich leicht an Ihre eigenen anpassen lässt visuell.

Warum ist es wichtig, einen Programmverwaltungsplan zu erstellen?

Ein Programmmanagementplan, oder einfach Programmplan genannt, ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden Manager, der sich mit einer Sammlung korrelierter Projekte befasst, da er es ihnen ermöglicht, alle Komponenteninitiativen erfolgreich gemeinsam zu verwalten, auszuführen und zu verfolgen.

Im Gegensatz zu einem Projektplan (der darauf abzielt, eine endgültige Leistung für ein Hauptprojekt zu erbringen), konzentriert sich ein Programmplan auf die Schaffung von Nutzen für die Organisation mit Synergien, die aus der gemeinsamen Leitung mehrerer Projekte resultieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Projektplan zwar den Fahrplan für die Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung skizziert, ein Programmplan jedoch hilft, mehrere Projekte gemeinsam zu verwalten, um Vorteile zu erzielen, die einzeln nicht erreicht werden können.

Wie schreibt man einen Programmplan?

Da ein Programmplan den Prozess definiert, durch den ein Programm konzipiert und umgesetzt wird, sind hier die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines effektiven Programms:

1. Identifizieren Sie das Problem – verstehen Sie, was Sie lösen müssen, sowie den Umfang und die Bedeutung des Problems.
2. Finden Sie heraus, wer die Stakeholder sind – in dieser Phase, die auch als Stakeholder-Mapping oder Stakeholder-Analyse bezeichnet wird, müssen alle Parteien identifiziert werden, die von der Lösung Ihres gegebenen Problems profitieren könnten.
3. Bewerten Sie die verfügbaren Fähigkeiten und Ressourcen - so können Sie feststellen, welche Art von Projekten Sie tatsächlich zur Lösung des Problems implementieren können.
4. Recherchieren Sie, welche Interventionen erforderlich sind – auf diese Weise finden Sie heraus, welcher Ansatz besser geeignet ist, um Ihr Problem anzugehen.
5. Definieren Sie Ihre gewünschten Ergebnisse - sobald Sie wissen, was das Problem ist, wer die Beteiligten sind und welche Ressourcen und Vorgehensweisen am besten geeignet sind, um den ermittelten Bedarf zu decken, müssen Sie nun das Ziel Ihres Programms festlegen. Es kann sich um ein einzelnes oder mehrere Ziele und Ergebnisse handeln.
6. Identifizieren Sie die Aktivitäten, die zum Erreichen Ihres Ziels erforderlich sind – listen Sie die Aufgaben auf, die Ihrem festgelegten Ergebnis am besten dienen.
7. Erstellen Sie die Dokumentation und den Zeitleiste Ihres Programmplans, indem Sie eine Zeitleistevorlage wie die hier bereitgestellte verwenden. Dies wird Ihnen helfen, den Hauptarbeitsplan zu skizzieren, den die ausführenden Parteien befolgen müssen.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie mit Office-Tools wie PowerPoint oder Microsoft Excel eine Zeitleiste für verschiedene Arten von Projekten erstellen, lesen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Was sollte ein Programmplan beinhalten?

Hier ist eine Checkliste der wesentlichen Datenelemente, die in einen gut ausgearbeiteten und kohärenten Programmplan aufgenommen werden sollten:

• Titel – Titel des Programms, Name der Organisation und der am Planungsprozess beteiligten Akteure;
• Zusammenfassung – Darlegung der Gesamtvision des Programms, Definition von Umfang, Ergebnis und Theorie der Veränderung (wie die vorgeschlagene Intervention/das vorgeschlagene Programm zum Erreichen des angestrebten Ziels führt);
• Ziele, Aktionsschritte und Ergebnisse – Dieser Abschnitt sollte alle Aktivitäten beschreiben, die unternommen werden, um das festgelegte Ziel zu erreichen;
• Erklärung zur organisatorischen Kapazität – Beschreibung der Ressourcenkapazität des Programms, sowohl in Bezug auf die Humanressourcen als auch auf das Finanzbudget zur Unterstützung des Programms;
• Evaluierungsplan – Angabe und Erläuterung der Indikatoren, die verwendet werden, um den Erfolg des Programms zu messen;
• Program-Fahrplan – als Zeitleiste eingerichtet, auf der die Aufgaben, aus denen das Projekt besteht, zusammen mit ihrem Start- und Enddatum aufgeführt sind.

Verwenden und Aktualisieren der Programmplan-Zeitachsenvorlage

Die hier enthaltene professionell gestaltete Programmzeitachsenvorlage wurde erstellt, um Programmplanern und -managern zu helfen:

• Erstellen Sie schnell einen kohärenten Programmplan

  Manager und Koordinatoren, die den Planungsprozess vereinfachen möchten, können die kostenlose Programmplanvorlage verwenden, die eine herunterladbare native PowerPoint-Folie ist, die leicht zu verstehen und zu aktualisieren ist. Die Vorlage wurde als Zeitleiste erstellt, die visuell in Blöcke oder Phasen unterteilt ist und die geplanten Aktivitäten direkt mit den Ergebnissen oder Meilensteinen des Programms verknüpft. Ein solches Layout ermöglicht es Managern, eine Roadmap durch das Programm zu erstellen und logische Haltepunkte für Überprüfung, Entscheidungsfindung und Teamausrichtung bereitzustellen.

• Programmkommunikation verbessern

  Effektive interne, teamübergreifende und externe Kommunikation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Durchführung eines Programms. Jedes Projekt innerhalb eines Programms hat seinen eigenen Plan, um Ziele, Aufgaben und Ergebnisse zu skizzieren, und Programmmanager müssen alle individuellen Pläne basierend auf gemeinsamen Abhängigkeiten integrieren. Durch häufige Kommunikation und ständige Überprüfung der Programmplanvorlage können Teams potenzielle Probleme erkennen, Konflikte vermeiden und sich ein klares Bild des gesamten Prozesses machen.

• Ein nicht technisch versiertes Publikum ansprechen

  Die für PowerPoint entwickelte Programmplanvorlage kann dabei helfen, wichtige Daten über einen einfachen, vertrauten Kanal zu kommunizieren, mit dem sowohl funktionale Teams als auch Nicht-Projektteilnehmer vertraut sind. Die Grafik kann von jedem aktualisiert und freigegeben werden, der Microsoft PowerPoint installiert hat. Das bedeutet, dass Teams an dem Plan zusammenarbeiten und den Zeitplan verwalten können, während Kunden und Führungskräfte ihn auf einen Blick öffnen und überprüfen können.

Die Grafik kann manuell angepasst werden, indem Texte, Farben und Formen wie bei jeder anderen Folie geändert werden, oder sie kann mit dem kostenlosen Office Timeline-Plug-in für PowerPoint automatisch bearbeitet werden. Das Add-In ist ein leichtes und intuitives Planungstool für Profis, die schnell hochrangige Gantt-Diagramme und Zeitleisten erstellen müssen. Mithilfe der Import-, Synchronisierungs- und Freigabefunktionen der Pro+ Edition können Programmmanager und Teams zusammenarbeiten, um den Programmplan so schnell und so oft wie nötig für wichtige Mitteilungen vorzubereiten.