Notfallplan-Vorlage

Wenn in einem Unternehmen eine Krise auftritt, ist das Schlimmste, was Sie tun können, in Panik zu geraten und wertvolle Zeit damit zu verschwenden, die beste Reaktion zu finden. Was Sie stattdessen brauchen, ist ein sorgfältig durchdachter Notfallplan, damit Sie und Ihr Team den ersten Schock leicht überwinden und Ihr Geschäft so organisieren können, dass es sich so schnell wie möglich erholt. Es ist kein Geheimnis, dass in einer Krise jede Minute zählt und je früher Sie die Strategien Ihres Krisenplans anwenden, desto besser sind Ihre Überlebenschancen langfristig.

Aber was genau ist ein Notfallplan?

Ein Krisenmanagementplan oder Notfallplan ist ein Dokument, das die Maßnahmen beschreibt, die Ihr Unternehmen während und nach einem kritischen Ereignis ergreifen sollte, um Verluste zu minimieren, Ressourcen zu schonen und den Betrieb so schnell wie möglich wiederherzustellen.

Eine Krise kann alles sein, was das Leben und die Sicherheit von Menschen oder die Organisation selbst gefährdet – zum Beispiel:

• Naturkatastrophen und biologische Risiken (z. B. Hurrikane, Pandemien)
• Unfälle durch Menschen (z. B. gefährliches Verschütten, Explosionen)
• Vorsätzliche Schädigung durch Menschen (z. B. Gewalttaten, falsche Gerüchte)
• Technologische Ereignisse (z. B. Cyberangriffe oder Maschinenausfälle)

Was beinhaltet ein Krisenmanagementplan?

Eine schnelle Google-Suche zeigt eine Vielzahl von Krisenmanagement-Beispielen, die alle unterschiedlich sind. Diese Vielfalt mag verwirrend sein, wenn Sie herausfinden möchten, was in Ihren eigenen Notfallplan aufgenommen werden soll, aber die Wahrheit ist, dass die Details eines solchen Dokuments von Branchen zu Branche variieren und auf jede Organisation zugeschnitten sein sollten.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, hier einige Schlüsselelemente, die den meisten guten Handbüchern zum Krisenmanagement gemein sind, unabhängig von Branche oder Unternehmensprofil:

1. Richtlinien zum Auslösen des Notfallplans. Definieren Sie genau, was eine Krise oder ein Notfall ist, denn nicht jedes Problem, auf das Sie stoßen, sollte den Krisenmanagementprozess aktivieren. Legen Sie Kriterien für Dringlichkeitsstufen fest, um zu klären, welches Protokoll je nach Szenario aktiviert werden soll.
2. Befehlskette und Krisenmanagementteams. Richten Sie ein Notfallteam ein und schreiben Sie genau auf, wer wem berichtet und welche Verantwortlichkeiten er im Krisenfall hat. Um Chaos oder Lähmung während einer Katastrophe zu vermeiden, sollte es keine Frage geben, wer was tun sollte.
3. Detaillierte Aktionspläne. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um Checklisten für das Krisenmanagement, die alle Aufgaben bei der Reaktion auf verschiedene Szenarien dokumentieren und sicherstellen sollen, dass im Notfall keine Aufgabe übersehen wird. Bei der Erstellung der Aktionspläne ist es am besten, Aufgaben zu priorisieren, jeweils „Eigentümer“ zu benennen und auch einen Zeitrahmen für die Fertigstellung zuzuweisen. Sie könnten aus diesen Details eine Zeitleiste erstellen, um mehr Klarheit zu schaffen, aber dazu später mehr.
4. Kommunikationsplan. Dies sollte Strategien für die interne und externe Krisenkommunikation beinhalten, die als Sprecher, Benachrichtigungsplattformen und vielleicht sogar Erklärungsentwürfe oder Vorlagen fungieren, die bei Bedarf schnell ausgefüllt werden können.
5. Ressourcen. Jede gute Notfallplan-Vorlage enthält auch Materialien und Ressourcen, die das Reaktionsteam möglicherweise benötigt, um die Krise schneller einzudämmen. Solche Ressourcen können Flussdiagramme, Gebietskarten, Zeitleisten, Anmeldeinformationen, wichtige Kontaktlisten, Vereinbarungen mit Interessenvertretern, Lieferantenverträge usw. umfassen.

Wie schreibt man einen effektiven Krisen- und Notfallplan?

Ein effektives Notfallplan-Vorlage muss klare Anweisungen geben, denen Menschen in Panikmomenten leicht folgen können, damit sie schnell und möglichst rational reagieren können, anstatt das bestehende Chaos zu „lähmen“ oder zu vergrößern. Dies bedeutet, dass bei der Erstellung Ihres Plans Folgendes empfohlen wird:

1. Brainstormen Sie Szenarien, bevor Sie den Plan schreiben. Sicher, Sie können nicht jedes mögliche Szenario vorhersagen, mit dem Ihr Unternehmen konfrontiert sein könnte, aber es ist wichtig, so viel wie möglich zu antizipieren. Selbst wenn etwas völlig Unerwartetes passiert, werden Sie nach dem Brainstorming und der Planung der Krisenreaktion instinktiv unter Druck bessere Entscheidungen treffen.
2. Seien Sie gründlich, aber prägnant. Nehmen Sie in Ihre Krisenmanagement-Checkliste alle Details und Ressourcen auf, die das Reaktionsteam möglicherweise benötigt, aber stellen Sie sicher, dass sie nicht überfüllt sind. In Zeiten der Panik haben die Menschen keine Zeit, Seiten um Seiten mit redundanten Daten zu durchsuchen, nur um an die benötigten Informationen zu gelangen.
3. Verwenden Sie visuelle Elemente. Grafiken sind leichter zu erkennen als große Textblöcke. Verwenden Sie daher nach Möglichkeit Diagramme und Zeitstrahlen, um sicherzustellen, dass keine Sekunde verschwendet wird, um nach den benötigten Details zu suchen.

Verwenden Sie eine Notfallplan-Vorlage für die Einrichtung Ihres Plans

Eine visuelle Krisenplanvorlage wie oben auf dieser Seite kann bei der Erstellung Ihres Aktionsplans eine große Hilfe sein. Als farbenfrohe Zeitleiste mit Swimlanes konzipiert, sticht sie gut hervor und ist leicht zu verfolgen, sodass Sie und das Team bei kritischen Ereignissen schnell die Abfolge der erforderlichen Aktivitäten sehen können.

Unser kostenloser Zeitstrahl für Krisenmanagement bietet einen Überblick über die Phasen des Krisenmanagements, vom Eintreten der Krise über die Reaktion, den Geschäftskontinuitätsprozess bis hin zur Überprüfung und Wiederherstellung. Es beinhaltet auch einen entscheidenden (aber oft vernachlässigten) Aspekt in jeder Notfallsituation, nämlich die Krisenkommunikation.

So machen Sie das Beste aus unserer Krisenplan-Vorlage

Die herunterladbare Zeitleiste-Vorlage wurde als Microsoft PowerPoint-Folie mit dem Office Timeline-Add-In erstellt und kann von jedem, der über das beliebte Präsentationstool verfügt, flexibel und einfach bearbeitet werden. Sie können es als einfaches, allgemeines Notfallplanbeispiel verwenden oder mit Ihren eigenen Daten bearbeiten, um detaillierte Aktionspläne für verschiedene Notfallszenarien zu erstellen. Nutzen Sie das Swimlane-Layout der Vorlage, um Aktionen nach Workstreams, Teams oder Eigentümern zu gruppieren, und verwenden Sie die Farbcodierung, um die Dringlichkeit jeder Aufgabe anzuzeigen oder den Status von Aktivitäten zu verfolgen.

Sie können die Notfallplan-Vorlage mit den Funktionen von PowerPoint bearbeiten und aktualisieren, oder Sie können Office Timeline verwenden, um den Prozess zu automatisieren und viel schneller voranzukommen. Office Timeline ist ein professionelles Zeitstrahl-Tool, das beeindruckende, leicht verständliche Grafiken direkt in PowerPoint erstellt. Sie können die einfache, aber leistungsstarke kostenlose Version verwenden, um Projektzeitleisten schnell zu erstellen und zu aktualisieren, oder die Pro+ Edition für komplexere Funktionen wie Zeitleistenvorlagen oder die Möglichkeit zum Importieren von Daten aus Tools wie Excel und Project verwenden.

Mit dieser Zeitleiste-Vorlage für die Notfallplanung und dem Office Timeline PowerPoint-Add-In können Sie das Krisenmanagement problemlos auf dem Laufenden halten und den Beteiligten Fortschritte demonstrieren.