Meilensteindiagramm-Vorlage

Der Kritischer Pfad (KP) ist ein Projektmanagement-Begriff, der sich auf die Abfolge von Aufgaben bezieht, die für den Abschluss eines Projekts zwingend erforderlich sind. Auf einer Zeitleiste wird es visuell als Linie dargestellt, die Aufgaben und Meilensteine verbindet, die Teil des CP sind. Hier ist ein Beispiel:

Die Gesamtdauer dieser Aufgaben bestimmt die Zeitspanne des Projekts. Wenn sich eine Aufgabe auf einem Meilenstein auf dem kritischen Pfad verzögert, verzögert sich auch das Abschlussdatum des Projekts. Die Aufgabe, festzulegen, welche Aufgaben und Meilensteine Teil des CP sind, obliegt dem Projektmanager. In unserem umfassenden Leitfaden erfahren Sie mehr darüber, was kritischen Pfad ist und wie Sie es verwenden.

Die Analyse kritischer Pfade ist eine im Projektmanagement häufig eingesetzte Technik, um die Aufgaben und Meilensteine auf einer Projektzeitleiste abzubilden, die für den Abschluss eines Projekts wesentlich sind. Zu diesem Zweck muss der Projektmanager (PM) den Zeitabstand ermitteln, der für die Fertigstellung aller oben genannten Aktivitäten erforderlich ist, und die zwischen ihnen bestehenden Abhängigkeiten. Da in den meisten Szenarios kritische Aufgaben Abhängigkeiten aufweisen, verlängert jede Verzögerung bei einer dieser Aufgaben auch die Gesamtdauer des Projekts.

Total Float, auch „Slack“ genannt, ist in Projekten anwendbar, die auf der Methode des kritischen Pfads basieren, um den effizientesten Weg nach vorne zu ermitteln. In diesen Szenarien definiert der Projektmanager die kritischen Aufgaben und identifiziert Abhängigkeiten zwischen ihnen. Der Gesamtpuffer bezieht sich auf die maximale Zeitspanne, die eine kritische Aufgabe verschoben werden kann, ohne dass sich dies auf das Enddatum des Projekts auswirkt. Um den maximalen Puffer zu berechnen, subtrahiert ein PM das späteste mögliche Fertigstellungsdatum einer Aufgabe vom frühesten geschätzten Zeitpunkt der Fertigstellung und berücksichtigt dabei auch nachgelagerte Abhängigkeiten.

Liefergegenstände sind die spezifischen Ergebnisse einer zielgerichteten Arbeit im Rahmen eines Projekts. Anders ausgedrückt: Sie sind das Ergebnis von Aktivitäten, die im Rahmen des laufenden Projekts geplant und durchgeführt wurden. Auf einer Zeitleiste können die zu erbringenden Leistungen wie folgt dargestellt werden:

• Aufgaben: wenn die Ergebnisse beispielsweise das Ergebnis der Fertigstellung eines bestimmten Prozesses sind.

• Meilensteine: wenn die Ergebnisse eher dem Überschreiten einer Schwelle ähneln.

Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass ein Liefergegenstand zwar mit einem Meilenstein in Grafiken wie Gantt-Diagrammen oder Zeitleisten markiert werden kann, aber nicht alle Meilensteine einen Liefergegenstand darstellen. Meilensteine zeigen typischerweise den Abschluss einer Projektphase und den Übergang in die nächste an, aber nicht jede Projektphase erfordert ein greifbares Ergebnis in Form einer Leistung.

Im Großen und Ganzen gibt es drei Hauptkategorien von Ergebnissen, die wir im Projektmanagement als Ergebnisse bezeichnen: Dokumentation, materielle und immaterielle Werte.

1. Dokumentation

   Der ursprüngliche Projektplan, die Charta und sogar der Business Case können als Liefergegenstände betrachtet werden. Darüber hinaus fallen alle Dokumente in Form eines Status-, Budget- oder Fortschrittsberichts, in manchen Fällen sogar Sitzungsprotokolle, unter die Kategorie der zu erbringenden Leistungen.

2. Sachwerte

   Dies sind die konkreten Projektergebnisse in Form und Inhalt. Beispiele für konkrete Ergebnisse sind ein neuer lokaler Hundepark, eine Smartphone-Anwendung oder ein neues Magazin.

3. Immaterielle Werte

   Jedes Ergebnis mit einem messbaren Ergebnis, das jedoch eher konzeptioneller als konkreter Natur ist, ist eine immaterielle Leistung. Sie könnten beispielsweise eine Vorlage für einen Vorfallreaktionsplan verwenden, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen sein obligatorisches Sicherheitsschulungsprogramm abschließt.

Das Projektmanagement definiert fünf Hauptphasen, um den Lebenszyklus der meisten Unternehmen zu unterteilen:

1. Initiierung: Das Projekt wird in groben Zügen definiert, typischerweise durch einen Business Case oder eine Machbarkeitsstudie;

2. Planung: Eine Zielsetzungsmethode (typischerweise SMART oder CLEAR) wird ausgewählt, anschließend wird der Umfang definiert und schließlich wird der Arbeitsstrukturplan erstellt;

3. Ausführung: Aufgaben und Aktivitäten werden ausgeführt und die vereinbarten Ergebnisse werden erbracht;

4. Überwachung und Kontrolle: Wichtige Leistungsindikatoren werden während der laufenden Ausführungsphase verfolgt;

5. Abschluss: Liefergegenstände werden an den Kunden übergeben, Ressourcen werden freigegeben, Abschlussberichte werden erstellt und alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Projekt werden eingestellt.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Blogbeitrag darüber, wie Sie die 5 Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus meistern.

Der Projektabschluss stellt in der Regel die letzte Phase eines jeden Projekts dar und ist daher der beste Zeitpunkt, um über die zu erbringenden Leistungen zu sprechen. Unter der Annahme, dass wir uns auf einen Standardabschluss beziehen, in dem Sinne, dass das Projekt nicht gescheitert ist oder vorzeitig beendet wurde, wären die drei wichtigsten Ergebnisse:

1. Zusammenfassung: alle Aufgaben, Dokumentationen, Beiträge der Stakeholder und Berichte zum Projekt;

2. Audit: eine Bewertung der Erfolgsquote des Projekts auf der Grundlage retrospektiver und kausaler Analysen, um bei der Identifizierung und Behebung von Mängeln für zukünftige Unternehmungen zu helfen;

3. Leistungsbewertung: Managementbewertung der Einzel- und Teamleistung, möglicherweise unter Einbeziehung der Kunden und Mitarbeiter.

Weitere Informationen finden Sie in dieser 7-Punkte-Checkliste für den Projektabschluss in unserem Blog.

Meilensteine sind Werkzeuge, die typischerweise in Zeitleisten, Gantt-Diagrammen, Roadmaps oder Swimlane-Diagrammen verwendet werden, um einen Wendepunkt im Zeitplan zu markieren. Genauer gesagt können sie den Abschluss einer Phase, den Start- oder Endpunkt des Projekts und praktisch alles, was auf dem Weg dorthin hervorgehoben werden muss, bedeuten. Wenn die Aufgabe von Aufgaben darin besteht, die gesamte Arbeit in überschaubare Abschnitte aufzuteilen, dienen Meilensteine dazu, das Projekt in verschiedene Phasen zu unterteilen, die einfacher zu planen und auszuführen sind.

In einem Gantt-Diagramm sind Meilensteine Punkte, die entlang der Zeitachse des Projekts festgelegt werden, um den Fortschritt zu bestimmen und den Überblick über kritische Aufgaben zu behalten. Richtig definiert ist die Anzahl der erreichten Meilensteine direkt proportional zum Fertigstellungsgrad des Projekts. In einem Gantt-Diagramm können die Meilensteine, die Teil des kritischen Pfads sind, dazu beitragen, Phasen besser zu unterteilen oder jeder Phase einen eigenen Spielraum zu verleihen. Weitere Verwendungsmöglichkeiten für Meilensteine sind:

• Verbesserte Projektvisualisierung: In einem Gantt-Diagramm bieten Meilensteine dem Betrachter ein umfassendes Verständnis der wichtigsten Ereignisse, ohne dass die in jeder Phase anfallenden Aufgaben untersucht werden müssen. Erfahren Sie mehr über Datenvisualisierungspraktiken, Tools und Trends in unserem Blog.

• Ermittlung von Engpässen und Verzögerungen: Meilensteine können auch als Fortschrittsmarkierungen für kleinere Ereignisse verwendet werden; Auf diese Weise können Projektmanager feststellen, welches Team welche Meilensteine nicht erreicht, und so das Problem beheben, bevor es sich auf den gesamten Zeitplan auswirkt.

• Markieren Sie Erfolge und sorgen Sie für Motivation: Abgesehen von planungsbezogenen Funktionen eignen sich Gantt-Diagramm-Meilensteine hervorragend, um die Teams für die Arbeit zu begeistern, und sind nützlich, wenn Sie den Stakeholdern den Fortschritt präsentieren.

In visuellen Darstellungen wie Gantt-Diagrammen oder Zeitleisten haben Aufgaben ein Startdatum und ein Enddatum, da sie die Dauer des Abschlusses einer Aktivität oder eines Prozesses darstellen. Umgekehrt handelt es sich bei Meilensteinen um Ereignisse ohne (Null-)Dauer. Sie haben in erster Linie die Aufgabe, eine Leistung oder den Abschluss bestimmter Projektphasen zu kennzeichnen.

Verfolgen Sie effektiv den Fortschritt Ihres Projekts mithilfe unserer Meilensteindiagrammvorlage, die mithilfe der kostenlosen 14-Tage-Testversion des Office Timeline-Add-Ins einfach in PowerPoint angepasst werden kann.