Arbeitsplan-Vorlage
Egal, ob Sie planen, ein neues Feature in Ihrem Produkt einzuführen oder ein langfristiges Projekt zu managen, Sie brauchen Struktur, Klarheit und Dynamik, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und erfolgreich abgeschlossen wird. Hier ist eine solide Arbeitsplan-Vorlage hilfreich.
Ein gut ausgearbeiteter Zeitleiste für Ihren Arbeitsplan ermöglicht es Ihnen, das große Ganze im Auge zu behalten und gleichzeitig die kleineren Details des Projekts zu verwalten. Darüber hinaus sorgt es für Transparenz für das Team und die Stakeholder, stellt sicher, dass wichtige Aufgaben und Ergebnisse an einem Ort organisiert werden, und verbessert die Projektkommunikation und Zusammenarbeit.
Um Ihnen den Einstieg in die Planung der Aktivitäten Ihres Projekts zu erleichtern, haben wir eine Reihe nützlicher Ressourcen zusammengestellt, darunter:
- eine kurze Anleitung zur Projektarbeitsplanung,
- eine kostenlos herunterladbare und bearbeitbare PowerPoint-Arbeitsplanvorlage,
- sowie einen FAQ-Bereich.
Was ist ein Projektarbeitsplan?
Ein Arbeitsplan ist ein Leitfaden, der die wichtigsten Schritte beschreibt, die erforderlich sind, um Sie und Ihr Team in Richtung der Projektziele zu bewegen. Ein effektives Beispiel für einen Arbeitsplan legt klare Ziele und messbare Ergebnisse fest, die in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden können, und diese Maßnahmen (oder Aufgaben) werden auf einer Zeitleiste angeordnet, damit jeder genau weiß, was wann zu tun ist.
Was sind die Bestandteile einer Arbeitsplan-Vorlage?
Woraus Ihr Arbeitsplan besteht, hängt immer von den Besonderheiten Ihres Projekts ab. Wenn Sie sich beispielsweise für ein großes Stipendium bewerben, müssen Sie wahrscheinlich ziemlich viele Details angeben, einschließlich des Budgets, während Sie es für weniger formelle Zwecke oder für die Kommunikation innerhalb des Teams einfacher halten können Klarheit. Aber im Allgemeinen beinhaltet ein typisches Beispiel für einen Arbeitsplan:
- Projektziele;
- Eine klare Zeitleiste Ihres Arbeitsplans mit Schlüsselaufgaben und Meilensteinen;
- Ressourcen.
Darüber hinaus können Sie je nach Bedarf auch ein geschätztes Budget oder eine Reihe von KPIs (Key Performance Indicators) einbeziehen, die verwendet werden, um den Erfolg wichtiger Meilensteine im Verlauf des Projekts zu verfolgen.
Wie erstellt man einen Arbeitsplan?
Sobald Sie die Komponenten einer guten Arbeitsplan-Vorlage kennen, ist es viel einfacher, eine eigene zu erstellen. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen sollten, um einen Arbeitsplan zu erstellen:
- Schreiben Sie die Projektziele auf. Es macht keinen Sinn, herauszufinden, wie Sie ein Projekt abschließen werden, wenn Sie seinen Zweck nicht kennen.
- Legen Sie die Strategie. Legen Sie die Strategie fest. Legen Sie den allgemeinen Weg zum Erreichen der Projektziele fest und legen Sie messbare Schritte fest.
- Ressourcen definieren. Überlegen Sie, wen Sie von Ihrem Team oder aus anderen Abteilungen benötigen, bewerten Sie, welche Geräte oder Werkzeuge erforderlich sind, und schätzen Sie auch das Gesamtbudget ab.
- Legen Sie Aufgaben und Leistungen fest. Nachdem Sie nun die Ziele und Ressourcen festgelegt haben, die zum Erreichen Ihrer Ziele erforderlich sind, teilen Sie das Projekt in kleine, klare Aufgaben und Ergebnisse auf, die von einer einzelnen Person oder einem kleinen Team bearbeitet werden können.
- Weisen Sie Rollen zu. Legen Sie fest, wer für jede der im vorherigen Schritt definierten Aufgaben verantwortlich ist, und nehmen Sie dies in Ihre Arbeitsplanvorlage auf.
- Schätzen Sie Zeitrahmen ein und erstellen Sie eine Zeitleiste. Jede Aufgabe sollte mit einem Zeitrahmen und einer Frist versehen sein, damit jeder weiß, wann er seine Aktivitäten abschließen soll. Sie können entweder mit der Schätzung der Aufgabenlänge beginnen, um den Zeitplan Ihres Arbeitsplans zu erstellen und von dort aus den Fertigstellungstag des Projekts zu ermitteln, oder Sie müssen, wenn Sie bereits eine festgelegte Frist für das Projekt haben, rückwärts arbeiten, um dies herauszufinden wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe haben (letzteres wird als Workback-Plan bezeichnet).
- Richten Sie Check-Ins ein. Denken Sie daran, in Ihrem Arbeitsplan die wichtigsten Check-in-Daten anzugeben, an denen das gesamte Team zusammenkommen sollte, um Fortschritte und Hindernisse zu besprechen, und auch an dem Zeitpunkt, an dem andere Stakeholder über Aktualisierungen informiert werden sollten. Dies trägt dazu bei, sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, und trägt dazu bei, Kommunikationsausfälle zu vermeiden.
Wie erstellt man einen Zeitstrahl für einen Arbeitsplan?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Zeitleiste für Ihre Arbeitsplanvorlage zu erstellen. Sie können dies beispielsweise manuell in einem Ihnen vertrauten Tool wie PowerPoint oder Excel tun. Wenn Sie es gewohnt sind, in Microsoft Project zu arbeiten, kann die Software automatisch einen Zeitstrahl für Ihren Arbeitszeitplan erstellen, aber Sie wissen vielleicht bereits, dass das Layout nicht ganz ideal ist. Die einfachste Lösung wäre die Verwendung eines visuellen Arbeitsplaners oder einer Zeitleistenvorlage wie im obigen Arbeitsplan-Beispiel, die Ihnen hilft, Zeit zu sparen und gleichzeitig eine schöne Grafik zu erstellen, die jeder leicht verstehen kann.
Warum sollten Sie unsere kostenlose Arbeitsplan-Vorlage verwenden?
Die Möglichkeit, den Plan auf einer Zeitleiste wie unserer kostenlosen Arbeitsplanvorlage anzuzeigen, bietet wertvolle Perspektiven, die beim Lesen komplexer Projektdokumente oder beim Anhören einer Strategiebeschreibung nicht möglich sind. Dieses Arbeitsplan-Muster wurde erstellt, um Sie bei der Planung Ihres Projekts zu unterstützen und es Kollegen, Kunden, Lieferanten und Führungskräften zu präsentieren.
Die Arbeitsplanvorlage für PowerPoint kann von jedem verwendet werden, der wichtige Meilensteine und Schlüsselaufgaben in chronologischer Reihenfolge auf einem Zeitstrahl veranschaulichen muss. Sie können die Vorlage verwenden, um eine visuelle Zusammenfassung Ihres Plans zu erstellen, oder Sie können weitere Aufgaben und Meilensteine hinzufügen und ein detaillierteres Diagramm erstellen. Der Musterarbeitsplan ist einfach zu präsentieren und hilft allen Ihren Stakeholdern zu verstehen, wie Ihre Strategie umgesetzt wird, einschließlich der wichtigen Ergebnisse, die auf dem Weg dorthin erbracht werden und in welchem Zeitplan.
So aktualisieren Sie die Arbeitsplan-Vorlage
Die kostenlose Arbeitsplanvorlage wurde als bearbeitbare PowerPoint-Folie erstellt, damit Kollegen mit Microsoft Office gemeinsam an der Planung von Projekten oder Programmen arbeiten können. Benutzer können ihre Daten manuell zu den Platzhaltern der Vorlage hinzufügen oder das Arbeitsplanungstool der Office Timeline für PowerPoint verwenden, um dies automatisch zu tun.
Office Timeline ist ein einfaches, benutzerfreundliches PowerPoint-Add-In für die Projektplanung. Es automatisiert die Erstellung von Projektarbeitsplänen und Workback-Plänen, indem es Meilensteine und Aufgaben auf einer leicht verständlichen Zeitleisten-Folie anordnet. Es funktioniert nahtlos mit PowerPoint, sodass Sie Planungsfunktionen direkt in der vertrauten Anwendung haben.
Sie können die kostenlose Version des Tools verwenden, um schnell eine einfache Arbeitszeitleiste zu erstellen, oder Sie können eine kostenlose Testversion der fortschrittlichsten Edition erhalten, um diese Arbeitsplanvorlage automatisch zu aktualisieren und in wenigen Minuten andere schöne Projektvisualisierungen zu erstellen. Office Timeline lässt sich in Anwendungen wie Microsoft Project und Excel integrieren, sodass Sie Pläne aus vorhandenen Tools problemlos in PowerPoint importieren und sie sofort in beeindruckende Folien umwandeln können.
Häufig gestellte Fragen zur Projektarbeitsplanung und zu Arbeitsplanvorlagen
Hier finden Sie eine Auswahlliste der Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zur Projektarbeitsplanung und zu Arbeitsplanvorlagen.
Wie planen und organisieren Sie Ihre Arbeit?
Nutzen Sie diese wichtigen Best Practices, um Ihre Arbeit effektiv zu planen und zu organisieren:
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Definieren Sie allgemeine Ziele und Vorgaben.
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Spezifische Aufgaben festlegen – Listen Sie alle Aufgaben auf, die in einem bestimmten Zeitintervall (Tag, Woche, Monat usw.) ausgeführt werden müssen.
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Aufgaben priorisieren und ordnen – gruppieren Sie die Aufgaben, die gemeinsam erledigt werden können, oder ordnen Sie sie nach ihrer Priorität.
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Legen Sie Fälligkeitstermine für jede Ihrer Aufgaben fest.
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Erstellen Sie einen Arbeitsplan, der als Ihr Zeitplan oder Zeitplan dient. Beschleunigen Sie diesen Prozess, indem Sie unsere kostenlos herunterladbare Arbeitsplanvorlage anpassen.
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Legen Sie Teamverantwortungen fest.
Was ist der Zweck eines Arbeitsplans?
Ein Arbeitsplan ist ein Dokument, das dazu dient, ein Projekt oder eine Arbeitsinitiative zu optimieren. Sein Zweck besteht darin, eine visuelle Referenz für das Ziel, die Aufgaben, die Vorgaben und die Teammitglieder zu erstellen, die für jedes Arbeitselement verantwortlich sind.
Machen Sie sich mithilfe unserer vorformatierten Arbeitsplanvorlage mit der Struktur eines Arbeitsplans vertraut.
Warum ist ein Arbeitsplan wichtig?
Ein Arbeitsplan ist ein wichtiges Instrument zur effektiven Planung und Verwaltung individueller oder geschäftlicher Projekte, weil:
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Es hilft allen Beteiligten, klarer über das Projekt zu kommunizieren, da es die für die Fertigstellung erforderlichen Aktionsschritte darlegt.
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Es hilft Ihnen und/oder den Teammitgliedern, auf dem richtigen Weg zu bleiben – indem es Fristen auflistet und wer wofür verantwortlich ist. Ein Arbeitsplan hilft den Leuten, sich besser auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, zu verstehen, wie ihre Arbeit in das Gesamtbild passt, und Seien Sie daher verantwortungsbewusster.
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Es hilft, Erwartungen zu verwalten – ein gut ausgearbeiteter Arbeitsplan deckt nicht übereinstimmende Erwartungen und unterschiedliche Interpretationen gleich zu Beginn auf und verringert so das Risiko von Verwirrung und Konflikten im weiteren Verlauf.
Aus welchen Elementen besteht ein Arbeitsplan?
Dies sind die typischen Elemente eines Arbeitsplans:
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Projektziele und Zielsetzungen;
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Projektaufgaben;
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Aufgabenzuweisungen (bei der Arbeit mit einem Team);
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Meilensteine;
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Wichtigste Ergebnisse;
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Benötigte Ressourcen;
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Zeitleisten, einschließlich Fälligkeitstermine;
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Budgets.
Erstellen Sie Ihren nächsten Arbeitsplan, indem Sie diese Elemente einfach zu unserer anpassbaren Arbeitsplanvorlage hinzufügen. Weitere vorformatierte Beispiele, die Ihnen bei der Planung und Organisation Ihrer Arbeitsabläufe und Projektpläne helfen können, finden Sie in unserer Galerie mit Zeitleistenvorlagen.
Wie sieht ein Projektarbeitsplan aus?
Das Format eines Arbeitsplans hängt von der Art und Komplexität des Projekts ab, für das er erstellt wird. Unabhängig von der Art der zu dokumentierenden Arbeit sollte ein Arbeitsplan jedoch immer die erforderlichen Schritte zum Erreichen eines erklärten Ziels klar formulieren, indem SMART-Ziele und messbare Ergebnisse festgelegt werden, die umgesetzt werden können.
Um besser zu verstehen, wie ein Projektarbeitsplan aussieht, werfen Sie zunächst einen Blick auf die Grundbestandteile eines Arbeitsplans und schauen Sie sich dann unsere Arbeitsplanvorlage an.
Was sind die aufeinanderfolgenden Schritte in einem Arbeitsplan?
Hier sind die wichtigsten aufeinanderfolgenden Schritte, die zur Erstellung eines effektiven Arbeitsplans führen:
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Definieren Sie Ziele und Ziele.
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Legen Sie Erfolgskennzahlen fest.
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Klären Sie Stakeholder und Rollen.
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Budget festlegen.
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Stimmen Sie sich auf Meilensteine, Ergebnisse und Projektabhängigkeiten ab.
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Skizzieren Sie Ihren Zeitleiste und Zeitplan.
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Kommunizieren Sie Ihren Arbeitsplan an Teams und Stakeholder.
Um Zeit und Aufwand bei der Erstellung der Gliederung Ihres Arbeitsplans zu sparen, verwenden Sie unsere einfach zu bearbeitende und anpassbare Arbeitsplanvorlage.
Was ist der Unterschied zwischen einem Arbeitsplan und einem Projektplan?
Es gibt keinen Unterschied zwischen einem Arbeitsplan und einem Projektplan – beide beziehen sich auf dasselbe. Verschiedene Teams oder Abteilungen bevorzugen möglicherweise eine Bezeichnung gegenüber der anderen, aber beide haben die gleiche Funktion – einen Überblick über die umfassenden Aktionsschritte zu geben, die zum Erreichen Ihrer Projektziele erforderlich sind.
Was ist der Unterschied zwischen einem Arbeitsplan und einem Aktionsplan?
Obwohl beide Projektplantypen die Aufgaben, Ressourcen und Zeitleiste auflisten, die zum Erreichen eines gewünschten Ziels erforderlich sind, sollten Aktionspläne und Arbeitspläne nicht verwechselt werden.
Hier sind die beiden Hauptunterschiede zwischen einem Aktionsplan und einem Arbeitsplan:
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Komplexität – Aktionspläne sind einfacher als Projektpläne. Erstere konzentrieren sich ausschließlich auf die Aktivitäten, Ressourcen und den Zeitplan, die zum Erreichen Ihrer Projektziele erforderlich sind, während letztere Abschnitte für andere Maßnahmen, Standards und Verfahren zum Abschluss des Projekts enthalten.
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Dauer – ein Aktionsplan befasst sich mit spezifischen, kurzfristigen Zielen, während ein Projektplan umfassender ist und auch langfristige Ziele abdeckt.
Was ist eine Arbeitsplanvorlage?
Eine Arbeitsplanvorlage ist eine vorgefertigte Struktur, die ein Standardformat für einen Arbeitsplan erstellt. Es enthält in der Regel eine Liste wesentlicher projektspezifischer Elemente, wie z. B. Stakeholder, Umfang, Zeitleiste der geplanten Aktivitäten, geschätzte Kosten und Kommunikationsmethode. Der Benutzer ersetzt einfach die Platzhalterdaten durch seine eigenen, um einen individuellen Arbeitsplan zu erhalten.
Ein Beispiel für ein anpassbares, gebrauchsfertiges Beispiel ist unsere Arbeitsplanvorlage, die Sie ganz einfach direkt in PowerPoint aktualisieren können.
Wie erstelle ich einen Arbeitsplan in Excel?
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Arbeitsplan in Excel zu erstellen:
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Listen Sie in der zweiten Zeile einer neuen Tabelle Ihre Überschriften „Aufgaben“, „Verantwortlich“, „Start“, „Ende“, „Dauer“ und „Status“ auf.
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Fügen Sie Ihre Projektinformationen in der entsprechenden Spalte hinzu.
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Fügen Sie Farben hinzu, um den Status auf einen Blick zu vermitteln.
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Erstellen Sie in Excel eine Zeitleiste, um den Arbeitsplan visuell darzustellen.
Sie werden feststellen, dass der Prozess eine beträchtliche Menge an manueller Formatierung erfordert und die resultierende Zeitleiste möglicherweise nicht sehr gut für professionelle Präsentationen geeignet ist. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, sich für eine zeiteffizientere und professionell gestaltete Alternative zu entscheiden, die nur die einfache Anpassung unserer bereits erstellten Arbeitsplan-Zeitleistenvorlage erfordert.
Das als native PowerPoint-Folie erstellte vorformatierte Beispiel kann mit der 14-tägigen kostenlosen Testversion des Office Timeline-Add-Ins problemlos aktualisiert werden. Weitere Beispiele, die Sie bearbeiten und zum Planen und Verwalten Ihrer Projektpläne verwenden können, finden Sie in unserer Sammlung von Zeitleistenvorlagen oder wählen Sie einfach aus den folgenden aus.
Das Aktualisieren Ihrer Vorlage ist einfach und schnell.
Verwenden Sie das PowerPoint-Add-In Office Timeline, um eine dieser Zeitleistrahl-Vorlagen schnell zu aktualisieren oder eigene Projektdiagramme zu erstellen. Ändern Sie ganz einfach die Texte, Daten, Farben, Formen und Stile Ihrer Zeitleiste direkt in PowerPoint.
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Oder probieren Sie unser Online-Tool für Zeitstrahlen.