Visuelle Zeitplanvorlage

Das Erstellen eines Zeitplans ist eine der wichtigsten Aufgaben, die Projektmanager zu Beginn eines Projekts ausführen. Ein gut aufgebauter visueller Zeitplan hilft dabei, realistische Zeitrahmen festzulegen, Ressourcen richtig zuzuweisen, die Qualität zu verwalten und den Fortschritt zu verfolgen, was letztendlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit und geringeren Gesamtkosten führt.

Als Projektmanager oder Teamleiter sehen Sie sich wahrscheinlich täglich Ihr Zeitplandiagramm an, ganz zu schweigen davon, dass Sie es mit Kollegen, Kunden und Führungskräften überprüfen. Umso wichtiger ist es, auf einem starken Fundament aufzubauen.

Hier finden Sie eine kostenlose visuelle Zeitplan Vorlage für PowerPoint, mit der Sie die Zeitachse Ihres Projekts einfacher definieren und kommunizieren können. Für diejenigen unter Ihnen, die mit der Planung noch nicht vertraut sind, haben wir auch einige Grundlagen und bewährte Methoden zusammengestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
 

Was ist ein Projektablaufplan oder ein Zeitplan?

In der Projektverwaltung ist ein visueller Zeitplan ein Dokument, das angibt, welche Arbeiten ausgeführt werden müssen und in welchem Zeitrahmen sie ausgeführt werden müssen, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen. Normalerweise verfolgt das Zeitplandiagramm auch den Fortschritt. Daher muss es regelmäßig aktualisiert werden, damit die Stakeholder den aktuellen Status des Projekts verstehen.
 

Was gehört in einen Zeitplan?

Eine visuelle Zeitplan-Vorlage enthält normalerweise den Start und das voraussichtliche Abschlussdatum des Projekts, das Start- und Enddatum jeder Aufgabe sowie wichtige Meilensteine. Die Daten und der Detaillierungsgrad des Diagramms können je nach Zielgruppe angepasst werden. Zum Beispiel:

• Für ein effizientes Arbeitsmanagement innerhalb des Teams listet der Zeitplan oder der Terminplan normalerweise alle Projektaufgaben auf und enthält auch die Ressourcenzuweisung (wer wird was tun), um die Arbeit gleichmäßig auf die Teammitglieder zu verteilen.
• Für Geschäftskommunikation oder Kundenpräsentationen ist es am besten, ein einfaches Ablaufplan-Beispiel zu haben, das nur die wichtigsten Aktivitäten und primären Ergebnisse enthält. Kunden und Führungskräfte haben keine Zeit, detaillierte, komplizierte Daten zu lesen. Sie bevorzugen eine einfache Zusammenfassung, die leicht zu befolgen und frisch anzusehen ist - ähnlich der auf dieser Seite bereitgestellten visuellen Zeitplanvorlage.
   

Was ist ein Beispiel für einen guten Zeitplan oder Arbeitsplan?

Während Arbeits- und Zeitplan-Vorlagen stark variieren können, gibt es eine Reihe spezifischer Attribute, die die meisten guten Zeitpläne auszeichnen. Hier sind die Top 5:

1. Es ist visuell. Unabhängig davon, wie technisch wir sind, verarbeiten unsere Augen Bilder schneller als Text- oder Tabellendaten. Aus diesem Grund werden farbenfrohe, visuelle Zeitplan-Beispiele - wie ein Gantt-Zeitplan oder eine Projektzeitleiste - von den meisten Zielgruppen bevorzugt.
2. Es dokumentiert rote Fahnen. Erfahrene Projektmanager wissen, wie wichtig es ist, mögliche rote Fahnen im Auge zu behalten. Ein proaktiver Gantt-Zeitplan, der potenzielle Hindernisse im Verlauf des Projekts dokumentiert, hilft Ihnen und Ihrem Team, sich anzupassen, bevor die Dinge aus der Bahn geraten, anstatt nur auf auftretende Probleme zu reagieren.
3. Es gibt Zeit für Überarbeitungen. Obwohl Kundenbesprechungen unweigerlich zu Planrevisionen führen, nehmen viele Projektmanager nur die Besprechungen selbst in ihren visuellen Zeitplan auf, ohne auch Zeit für die Revisionen festzulegen. Diese Auslassung kann zu Verzögerungen führen, weshalb es sicherer ist, Revisionszeiten direkt in das Arbeitsplandiagramm aufzunehmen.
4. Es enthält die Pufferzeit. Egal wie viele rote Fahnen Sie im Voraus dokumentieren können, Sie wissen, dass Sie immer auf das Unerwartete zählen können. Aus diesem Grund ist das Einbeziehen der Pufferzeit beim Erstellen Ihres visuellen Zeitplans ein guter Weg, um Projektverzögerungen zu vermeiden.
5. Es ist flexibel. Da sich Pläne häufig ändern, ist es wichtig, dass Ihr Zeitplandiagramm schnelle und einfache Aktualisierungen ermöglicht. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise ein Projekt beschleunigen, um den Zeitplan einzuhalten - d. H. Den Plan neu zu ordnen, damit nacheinander geplante Aufgaben neu zugewiesen werden, um gleichzeitig ausgeführt zu werden. In solchen Fällen ist es praktisch, eine intuitive Planungssoftware zu haben, mit der Sie solche Änderungen ohne großen Aufwand vornehmen können. Für Präsentationszwecke können Sie eine flexible visuelle Zeitplan-Vorlage wie unsere verwenden.
    

Wie lässt sich der Projektablaufplan darstellen?

Es gibt keine Standardmethode zum Anzeigen eines visuellen Zeitplans. Es kann tabellarisch sein, wie eine Kanban-Tafel gestaltet sein oder als Diagramm oder Gantt-Grafik eingerichtet werden, wie die Zeitplandiagrammvorlage auf dieser Seite. Von allen Stilen scheinen Gantt-Diagramm-Vorlagen am beliebtesten zu sein, da sie leicht zu befolgen sind und auf eine Vielzahl von Projektmanagementmethoden angewendet werden können.

Unabhängig davon, für welches Format Sie Ihre Daten präsentieren, sollten Sie bei der Erstellung eines visuellen Zeitplans einige bewährte Methoden berücksichtigen:

1. Halte es einfach. Unabhängig davon, ob Sie einen zusammengefassten Ablaufplan für Kunden und Management oder einen detaillierteren Terminplan für Ihr Team erstellen, sollten Sie vermeiden, ihn mit unnötigen Daten zu überfüllen. Eine komplizierte Grafik mit einer übermäßigen Anzahl von Aufgaben oder Details ist nicht nur schwer zu verstehen, sondern kann auch unüberschaubar werden. Bei Großprojekten besteht eine Lösung darin, einen einseitigen Zusammenfassungsplan zu erstellen, der als Vorlage dienen kann und den Sie dann in mehrere Unterpläne aufteilen können.
2. Ermutigen Sie das Auge, sich auf wichtige Daten zu konzentrieren. Dies kann durch Variation von Farben, Formen und Größen erfolgen. Zum Beispiel fällt ein großer Meilenstein in Form einer roten Flagge auf den ersten Blick auf, wenn alle anderen Meilensteine mildere Farben und kleinere Größen in Ihrer visuellen Zeitplan-Vorlage haben.
3. Verwenden Sie die Farbcodierung. Mithilfe der Farbcodierung können Sie zusätzliche Informationen bereitstellen, ohne Ihrem visuellen Zeitplan oder Gantt-Kalender weitere Daten hinzuzufügen. Sie können beispielsweise Aufgaben visuell nach Verantwortlichen gruppieren (für jedes Teammitglied eine andere Farbe verwenden), den kritischen Pfad markieren oder den Status Ihres Projekts in Statusberichten kommunizieren. Sie können das klassische RAG-Schema für den Projektzustand verwenden (rot = Probleme, gelb = potenzielle Probleme, grün = alles gut) oder sogar Ihre eigenen Farbcodes für ein stilvolleres Erscheinungsbild erstellen, sofern Sie diese konsequent verwenden.
    

Warum eine visuelle Zeitplan-Vorlage verwenden?

Selbst wenn Sie Planungssoftware zum Verwalten Ihrer Projekte verwenden, ist es am besten, eine visuelle Zeitplan-Vorlage zu verwenden, um Ihre Daten auf einfache und überzeugende Weise darzustellen, wenn es Zeit ist, Ihren Zeitplan den Stakeholdern mitzuteilen. Eine Vorlage spart Ihnen nicht nur Zeit und Mühe beim Entwerfen eines beeindruckenden Zeitplans, sondern sorgt auch für Konsistenz bei allen Projektpräsentationen.

Unsere kostenlose, herunterladbare Vorlage für visuelle Zeitpläne wurde in PowerPoint mithilfe des Office Timeline Add-Ins erstellt, einem intuitiven Tool zum Erstellen von Gantt-Diagrammen und Roadmaps, das die Planung vereinfacht. Die Terminplan-Vorlage wurde als bearbeitbare PowerPoint-Folie erstellt, sodass sie problemlos bearbeitet werden kann, um neue Daten hinzuzufügen, in Besprechungen präsentiert und für Stakeholder freigegeben zu werden.

Verwenden Sie die kostenlose visuelle Ablaufplan-Vorlage, um auf einfache Weise allgemeine Zeitpläne für Kundenbesprechungen zu erstellen oder den Kalender Ihres Projekts innerhalb des Teams zu kommunizieren. Wenn sich Pläne ändern, können Sie die Folie einfach mithilfe der Steuerelemente von PowerPoint aktualisieren oder das Office Timeline-Add-In ausprobieren, um den Prozess zu automatisieren und noch mehr Zeit zu sparen.

Office Timeline Pro Edition kann sogar Daten aus gängiger Planungssoftware wie Project oder Excel zeichnen und direkt in diese PowerPoint-Vorlage integrieren, um in Sekundenschnelle einen professionell aussehenden visuellen Zeitplan zu erstellen.