Wekelijkse werkschemasjabloon

Een wekelijks werkschema is een tijdlijn die de taken en activiteiten samenvat die een individu of team tijdens de week moet uitvoeren. Het schetst doorgaans de werkuren en taakverantwoordelijkheden van een werknemer en omvat:

• de dagen waarop een werknemer moet werken,

• de begin- en eindtijd van elke dienst,

• en alle andere belangrijke informatie, zoals pauzes of specifieke projecten waaraan ze zullen werken.

Door een wekelijks schema te volgen, kunt u eenvoudig de taken bijhouden die u voor de week moet uitvoeren, plannen wanneer u ze moet doen en zien hoeveel tijd u voor elke taak hebt.

Werkgevers kunnen hun personeelsbehoeften efficiënter beheren en ervoor zorgen dat er voldoende werknemers beschikbaar zijn om aan de eisen van het bedrijf te voldoen. Het schema kan van tevoren worden vastgesteld of kan van week tot week variëren op basis van de behoeften van het bedrijf en de beschikbaarheid van de werknemer.

Een sjabloon voor een werknemersplanning is een vooraf ontworpen indeling die kan worden gebruikt om een planning voor werknemers te maken. Het bespaart u tijd en moeite omdat het een kant-en-klare structuur biedt die u opnieuw kunt gebruiken, zodat u niet elke keer een nieuw schema hoeft te maken als u een wijziging moet aanbrengen. Dit zijn de stappen voor het maken van een schemasjabloon:

1. Kies een formaat en een software

   Kies het schemaformaat dat het beste bij u past. Als uw ideale sjabloon bijvoorbeeld een spreadsheet is, gebruikt u hoogstwaarschijnlijk Excel of Google Spreadsheets. Als je een complexere planning nodig hebt, heb je meer geavanceerde, gespecialiseerde professionele tijdlijnsoftware nodig, zoals Office Timeline, die automatiseringsfuncties biedt voor snelle en gemakkelijke planning en een meerkeuze aan sjablonen.

2. Maak een lijst van de taken en diensten

   Bepaal de taken en diensten die ingepland moeten worden. Dit kunnen de begin- en eindtijden van elke dienst, pauzes en lunchpauzes en alle andere relevante informatie zijn.

3. Maak de sjabloon en pas deze aan

   Gebruik de software om een blanco sjabloon te maken met de benodigde informatie voor elke dienst. Voeg velden toe voor de naam, datum, begin- en eindtijd van de werknemer en andere belangrijke informatie. Nadat u de basissjabloon hebt gemaakt, kunt u deze aanpassen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf. Mogelijk moet u meer velden toevoegen of de lay-out wijzigen om het leesbaarder te maken.

Ja, Microsoft Excel heeft verschillende vooraf ontworpen sjablonen voor personeelsroosters beschikbaar. Volg deze stappen om ze te openen:

1. Klik op File in de linkerbovenhoek van het scherm en selecteer New.

2. Typ in de zoekbalk "personeelsplanning" en druk op Enter. Excel toont een lijst met beschikbare sjablonen waaruit u kunt kiezen. Selecteer de sjabloon die het beste bij uw behoeften past en klik op Create om deze te openen.

3. Pas de sjabloon aan de specifieke behoeften van uw bedrijf aan door kolommen toe te voegen of te verwijderen, de lay-out of opmaak aan te passen en de benodigde informatie in te voeren.

U kunt uw Excel-gegevens ook in een visueel aantrekkelijke indeling in PowerPoint plaatsen door een van de professionele sjablonen van Office Timeline te gebruiken. Kopieer en plak uw gegevens eenvoudig vanuit Excel en genereer automatisch een schema met meerdere tijdschalen, zwembanen, taakafhankelijkheden en andere geavanceerde functies.

Hoewel Microsoft Word in de eerste plaats een hulpmiddel voor tekstverwerking is, kunt u met behulp van tabellen een eenvoudig werkschema maken. Dit zijn de stappen om een werkschema in Word te maken:

1. Klik in een nieuw Word-document op Insert > Table en selecteer het aantal rijen en kolommen dat u nodig heeft voor uw planning. Indien nodig kunt u later rijen en kolommen toevoegen of verwijderen.

2. Voer de dagen van de week in als kolomkoppen en de tijden van de dag als rijkoppen en vul de tabel in met de namen van de werknemers en de tijden waarop ze moeten werken.

3. Pas de tabel, het lettertype en de achtergrond naar wens aan. Om randen toe te voegen, klikt u op de tabel en gaat u naar het tabblad Design in de menubalk. Om het schema visueel aantrekkelijker te maken, kunt u naar behoefte kleur aan de cellen toevoegen of aanpassingsopties voor de tekst of achtergrond gebruiken.

Om een professioneel ogend schema te maken dat visueel aantrekkelijk is, kunt u het ontwerpen in PowerPoint en het vervolgens eenvoudig converteren naar Word door te klikken op File > Export > Create Handouts. Het belangrijkste voordeel is dat u in slechts enkele minuten een tijdlijn van hoge kwaliteit kunt maken met behulp van de Office Timeline-invoegtoepassing die automatisch visueel verbluffende afbeeldingen kan genereren met meerdere tijdschalen, zwembanen en taakafhankelijkheden. Bovendien biedt de tool een verscheidenheid aan sjablonen om uw planningsproces een vliegende start te geven.

Het maken van een personeelsplanning in Google Spreadsheets is relatief eenvoudig. Dit zijn de stappen:

1. Maak een tabel. Voer in een nieuw Google Spreadsheets-bestand de dagen van de week in als kolomkoppen en de tijden van de dag als rijkoppen. Vul de tabel in met de namen van de werknemers en de tijden waarop ze moeten werken.

2. Formaat. Om de tabel of de randen op te maken, gaat u naar het tabblad Format of Borders in de menubalk. Van daaruit kunt u het lettertype, de achtergrondkleur en andere opmaakopties wijzigen.

3. Delen. Om het rooster te delen met werknemers of andere teamleden, gaat u naar het tabblad File in de menubalk en selecteert u Share. U kunt vervolgens hun e-mailadressen invoeren en het toegangsniveau kiezen dat ze hebben (bijvoorbeeld bekijken of bewerken).

Google Spreadsheets bevat ook vooraf ontworpen sjablonen. Om toegang te krijgen, gaat u naar het tabblad File in de menubalk van een leeg blad, selecteert u New en selecteert u vervolgens From template gallery. Van daaruit kunt u een sjabloon voor een personeelsrooster zoeken en selecteren om te gebruiken.

Er zijn verschillende gratis opties voor het maken van een werkrooster voor werknemers:

• Gebruik Google Spreadsheets. U kunt een nieuw blad maken, uw planningsinformatie invoeren en deze gratis delen met uw werknemers.

• Gebruik Word of Excel. Als u Microsoft Word of Excel al op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt u een roostersjabloon maken met behulp van tabellen en deze delen met uw medewerkers.

• Gebruik gratis planningssoftware. Er zijn enkele gratis opties voor planningssoftware. Onze geautomatiseerde planningstool, Office Timeline, helpt u bijvoorbeeld om snel planningen te maken en te delen met uw team. Naast de invoegtoepassing voor PowerPoint biedt Office Timeline ook een online planningstool waarmee u volledig nieuwe planningen kunt maken of gegevens uit andere software kunt importeren. Deze tool maakt het gemakkelijk om taken toe te wijzen, middelen te beheren en belangrijke deadlines bij te houden, zodat uw team op schema blijft.

De gratis versies hebben doorgaans enkele beperkingen, zoals het aantal beschikbare functies, maar het kunnen nog steeds nuttige hulpmiddelen zijn. Als u meer geavanceerde functies nodig heeft of een groter team heeft, kunt u Office Timeline 14 dagen gratis uitproberen en profiteren van alle voordelen.

Ja, er zijn verschillende soorten apps beschikbaar voor het maken van werkroosters. Meestal biedt zo'n app basisfuncties voor planning en tijdregistratie. Deze omvatten de mogelijkheid om schema's te maken en te delen, de vrije tijd van werknemers bij te houden en ploegen toe te wijzen.

We raden een multifunctionele planningstool aan, Office Timeline, met zowel een desktopversie (met gratis proefversie) als een gratis online planningstool, die overal toegankelijk is met een internetverbinding, waardoor het ideaal is voor samenwerkende teams. Een van de voordelen van zowel de offline als de online versie van deze flexibele app zijn:

• gebruiksvriendelijke interface,

• samenwerkingsfuncties,

• geautomatiseerde planningsmaker, die de mogelijkheid biedt om gegevens uit andere software te importeren,

• resource management (wijs taken toe, beheer resources en houd belangrijke deadlines bij),

• meerdere tijdschalen op een tijdlijn,

• aanpasbare sjablonen die u eenvoudig kunt bijwerken.

Om uw projectplanningsproces een vliegende start te geven, gebruikt u gewoon de gratis sjabloon die beschikbaar is op deze pagina, die u snel kunt aanpassen met Office Timeline.