Projectbudget Sjabloon

Een projectbegroting is als een gids die laat zien hoeveel geld er nodig is, waaraan het zal worden besteed en wanneer het zal worden gebruikt. Het schrijven van een budget voor een project omvat voornamelijk het identificeren van alle noodzakelijke uitgaven in verband met het project en het schatten van de totale kosten in verband met alle taken, activiteiten en mijlpalen die moeten worden voltooid. Het opnemen van een tijdlijn in uw projectbegroting is altijd een goed idee, omdat dit helpt bij het inschatten van de uitgaven in relatie tot de voortgang van het project.

Voorbereidende stap: Het definiëren van de projectomvang en het stellen van projectdoelstellingen moeten zijn voltooid voordat u begint met het opstellen van het projectbudget, aangezien deze belangrijk zijn bij het identificeren van projectgrenzen en helpen bij het bepalen van de vereiste middelen en bijbehorende kosten.

Nu zijn we klaar om te kijken welke stappen gevolgd kunnen worden bij het schrijven van een projectbegroting. Dit zijn:

1. Breek de resultaten op in kleinere taken. Om dit te doen, maakt u een lijst van alle items die binnen de projectomvang moeten worden opgeleverd en splitst u deze vervolgens op in kleinere afhankelijke taken. Zo kunt u ervoor zorgen dat uw budget alle verborgen uitgaven in verband met uw project dekt.

2. Maak een lijst met bronnen. Dit kan personeel omvatten, zoals teamleden, aannemers en leveranciers, maar ook apparatuur, software en andere materialen.

3. Maak een schatting van de kosten van elke activiteit. Maak een schatting van de kosten van elke activiteit met de lijst met taken en middelen in de hand. Dit kunnen zaken zijn als salarissen, verhuur van apparatuur en materiaalkosten. Wees zo nauwkeurig mogelijk in uw schattingen en overweeg om historische gegevens of branchebenchmarks te gebruiken om uw schattingen te onderbouwen.

4. Identificeer onvoorziene gebeurtenissen. Geen enkel project verloopt precies volgens plan, dus het is belangrijk om potentiële risico's te identificeren en plannen te maken voor onvoorziene gebeurtenissen. Dit kunnen kosten zijn die verband houden met vertragingen, wijzigingen in de reikwijdte of andere onverwachte gebeurtenissen.

5. Tel alle geschatte kosten en de onvoorziene kosten bij elkaar op om het totale projectbudget te krijgen. Als u een volledig beeld wilt krijgen van hoeveel u nodig heeft voor het project, telt u alle kosten bij elkaar op nadat u de kosten van elke activiteit hebt geschat en eventuele onvoorziene omstandigheden hebt geïdentificeerd.

6. Bewaken en analyseren. Zodra het project aan de gang is, moet u de voortgang bewaken, de werkelijke kosten vergelijken met de geschatte kosten en eventuele afwijkingen analyseren om ervoor te zorgen dat het project in lijn blijft met het budget.

Een projectbegroting omvat doorgaans de geschatte kosten die gepaard gaan met het voltooien van een project, overheadkosten en onvoorziene uitgaven. Bijvoorbeeld:

• Arbeidskosten - Dit zijn de kosten die gepaard gaan met het betalen van werknemers, aannemers of adviseurs die aan het project werken. Dit kunnen salarissen, uurlonen, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere vergoedingen zijn.

• Apparatuur, materialen en benodigdheden - Dit omvat alle gereedschappen, materialen of benodigdheden die nodig zijn voor het project, zoals kantoorbenodigdheden, apparatuur, grondstoffen of software.

• Verkoop, marketing en reclame - Als het project marketing of reclame vereist, moeten deze kosten ook in het budget worden opgenomen.

• Overheadkosten - Dit omvat indirecte kosten die verband houden met het project, zoals huur, nutsvoorzieningen en administratieve kosten.

• Onvoorziene uitgaven en diversen - Een onvoorzien fonds is een reserve van fondsen die is gereserveerd om onverwachte uitgaven of noodsituaties te dekken die zich tijdens het project kunnen voordoen.

• Belastingen - Last but not least, vergeet de belastingen niet. Het budget moet ook alle belastingen of toeslagen bevatten die aan het project zijn verbonden, zoals omzetbelasting of import-/exportvergoedingen.

Budgettering is een hulpmiddel voor financieel beheer dat individuen en organisaties helpt bij het plannen en beheersen van hun inkomsten en uitgaven. Er zijn verschillende budgetteringsmethoden die kunnen worden gebruikt, afhankelijk van de financiële doelstellingen, de omvang en de complexiteit van de activiteiten. De selectie van een budgetteringsmethode kan een combinatie zijn van verschillende methoden.

Hier zijn enkele van de meest populaire budgetteringsmethoden die door bedrijven worden gebruikt:

1. Incrementele budgettering - Deze methode omvat het maken van incrementele wijzigingen of aanpassingen aan het vorige budget om rekening te houden met verwachte veranderingen in de zakelijke omgeving, zoals inflatie of veranderingen in verkoopvolume.

2. Activity-based budgeting - Bij deze methode wordt een projectbudget gemaakt op basis van de specifieke activiteiten die nodig zijn om het project te voltooien. Aan elke activiteit worden kosten toegewezen en het budget wordt vervolgens gebruikt om de werkelijke uitgaven voor elke activiteit bij te houden.

3. Budgettering van waardevoorstellen (ook wel op prioriteit gebaseerd) - Bij deze methode wordt een projectbudget gemaakt op basis van de verwachte waarde die het project voor het bedrijf zal genereren. Dit kunnen factoren zijn zoals hogere inkomsten, kostenbesparingen of verbeterde klanttevredenheid. Het budget wordt vervolgens gebruikt om de daadwerkelijke waarde van het project bij te houden, in plaats van alleen de gemaakte kosten. Deze methode heeft tot doel overbesteding te verminderen door de uitgaven te beoordelen en te bepalen of hun baten opwegen tegen hun kosten.

Individuen gebruiken budgetteringsmethoden om hun persoonlijke financiën te beheren. Budgettering kan helpen bij het bijhouden van inkomsten en uitgaven en het prioriteren van uitgaven. Populaire budgetteringsmethoden voor individuen zijn onder meer:

1. 50/30/20 budgettering - Met deze methode wijst u 50% van uw inkomen toe aan essentiële uitgaven zoals huur en rekeningen, 30% aan discretionaire uitgaven zoals entertainment en uit eten gaan, en 20% aan sparen en aflossen van schulden.

2. Budgettering van enveloppen - Bij deze methode wordt contant geld toegewezen aan verschillende enveloppen voor verschillende uitgaven, zoals boodschappen, amusement en vervoer, en wordt alleen het geld gebruikt dat beschikbaar is in elke envelop voor die uitgavencategorie.

3. Incrementele budgettering - De traditionele of incrementele budgetteringsmethode houdt in dat wordt begonnen met een basisbegroting en dat er in de loop van de tijd kleine aanpassingen worden gemaakt op basis van veranderingen in inkomsten en uitgaven.

Om een project met succes te budgetteren, moet de projectmanager duidelijkheid hebben over de reikwijdte van het project, de beschikbaarheid van middelen en de risico's. Een goede beheersing van het projectplan is ook nodig om afwijkingen snel op te lossen voor een minimale impact op het uiteindelijke budget.

Een manier om u voor te bereiden op het opstellen van een projectbegroting is het ontwikkelen van een gedetailleerd projectplan met alle taken, activiteiten en middelen die nodig zijn om het project te voltooien. Dit kan helpen bij het identificeren van de kosten die aan elke taak of activiteit zijn verbonden, zoals arbeid, materialen en apparatuur. Door een duidelijk begrip te hebben van de reikwijdte en vereisten van het project en een tijdlijn te creëren, wordt het gemakkelijker om de projectkosten nauwkeurig in te schatten en een realistisch en effectief budget te ontwikkelen.

Een van de moeilijkste onderdelen van het budgetteren van een project is het nauwkeurig inschatten van de kosten van elk projectonderdeel. Terwijl u uw project plant, zult u merken dat dit deel echt een uitdaging kan zijn, en dit is waarom:

• Het nauwkeurig inschatten van de kosten van elk onderdeel, inclusief de middelen en materialen die nodig zijn voor elke taak, kan vaak een uitdaging zijn vanwege mogelijke onvoorziene variabelen of onverwachte veranderingen die van invloed kunnen zijn op de kosten.

• Bovendien kunnen er onzekerheden zijn in de beschikbaarheid en kosten van middelen, zoals arbeid en materialen, wat het schatten van de kosten nog moeilijker kan maken.

Enkele van de maatregelen om deze uitdagingen het hoofd te bieden, zijn het uitvoeren van grondig onderzoek, het raadplegen van experts en het opstellen van een realistisch noodplan om rekening te houden met onverwachte veranderingen of kostenoverschrijdingen.

De drie soorten budgetschattingen die gewoonlijk tijdens de levenscyclus van een project worden ontwikkeld, zijn:

1. Ruwe schatting van de orde van grootte (ROM). Dit is een eerste ruwe schatting op hoog niveau op basis van het oordeel van deskundigen, historische gegevens of vergelijkbare projecten.

   Wanneer gemaakt? Het wordt gemaakt tijdens de projectinitiatie, in de vroege stadia van een project wanneer de vereisten nog niet volledig zijn gedefinieerd.

   Gebruikt om: de haalbaarheid van het project te bepalen en een algemeen idee te geven van de projectkosten.

2. Gedetailleerde raming van het projectbudget. Dit is een meer gedetailleerde schatting, inclusief een uitsplitsing van de kosten per projectonderdeel.

   Wanneer gemaakt? Deze schatting wordt ontwikkeld tijdens de planningsfase, zodra de reikwijdte en vereisten van het project goed worden begrepen.

   Gebruikt om: projectbudgetten vast te stellen en middelen toe te wijzen, en potentiële kostenoverschrijdingen te identificeren.

3. Herziene schatting (of bijgewerkte schatting). Dit type schatting wordt gebruikt om de uiteindelijke kosten van het project te voorspellen op basis van de werkelijke kosten tot nu toe en eventuele verwachte wijzigingen in de reikwijdte, planning of begroting van het project.

   Wanneer gemaakt? Deze schatting wordt gemaakt tijdens de monitoring- en controlefase van de projectlevenscyclus.

   Wordt gebruikt om: potentiële kostenoverschrijdingen te identificeren en ervoor te zorgen dat het project binnen het goedgekeurde budget wordt voltooid.

Een budgetmap is een organisatorisch hulpmiddel dat individuen of huishoudens helpt hun financiën bij te houden en onder controle te houden. Het bestaat meestal uit een fysieke map die verschillende secties en bladen bevat voor het vastleggen van financiële informatie, zoals inkomsten, uitgaven, spaardoelen en schulden.

De inhoud kan variëren afhankelijk van individuele behoeften. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

• Budgetteringsblad met onkostennota. Dit zou een basisblad zijn om uw inkomsten en uitgaven bij te houden en een budgetplan voor elke maand te maken. Het onkostenlogboek zou alle dagelijkse uitgaven documenteren.

• Bill tracker en bonnen organisator. Een sectie die helpt bij het bijhouden van maandelijkse facturen, vervaldatums en betalingsstatus met een sectie om bonnen bij te houden.

• Spaar- en schuldvolger. Helpt de status van het spaargeld te zien en op de hoogte te blijven van de schulden, door de betalingsstatus en openstaande saldi te bewaken.

• Blad financiële doelen. Een sectie om financiële doelen op korte en lange termijn te documenteren.

Als u al uw financiële informatie op één plek bewaart, kunt u gemakkelijk teruggaan naar de budgetmap en gebieden identificeren waar u uitgaven en spaargewoonten kunt aanpassen.

Er zijn verschillende manieren om een begroting te presenteren, afhankelijk van het doel, de doelgroep en de gewenste vorm. Het specifieke formaat en detailniveau kan variëren, afhankelijk van het publiek en het doel van de presentatie. Hier zijn echter enkele algemene stappen waarmee u rekening moet houden bij het presenteren van een begroting:

1. Begin met een managementsamenvatting. Dit zou een kort overzicht van de begroting moeten zijn met de belangrijkste cijfers en belangrijkste uitgavencategorieën. Het moet het publiek snel inzicht geven in waar het budget voor is en hoeveel geld ermee gemoeid is.

2. Geef een gedetailleerd overzicht van de uitgaven. Afhankelijk van de doelgroep en het doel, moet u mogelijk een gedetailleerde uitsplitsing van de uitgaven per categorie of per projecttaak presenteren. Dit kan belanghebbenden helpen begrijpen waar het geld wordt uitgegeven en gebieden identificeren waar kostenbesparingen mogelijk zijn.

3. Verklaar aannames en variabelen. De aannames en variabelen die zijn gebruikt bij het maken van het budget, moeten heel duidelijk zijn voor uw publiek. U kunt hier dingen opnemen zoals inflatiepercentages, variaties in arbeidskosten of onverwachte uitgaven die zich tijdens het project kunnen voordoen.

4. Gebruik beeldmateriaal. Grafieken, grafieken en andere visuele hulpmiddelen kunnen zeer effectief zijn om de begroting op een duidelijke en beknopte manier te presenteren en kunnen de presentatie boeiender en informatiever maken. Een tijdlijngrafiek van zwembanen kan bijvoorbeeld worden gebruikt om te laten zien hoe verschillende afdelingen of functies in de loop van de tijd bijdragen aan het budget. Dit kan handig zijn om gebieden te markeren waar kosten of inkomsten niet in overeenstemming zijn met de verwachtingen.

Tot slot: wees bereid om vragen te beantwoorden en zorgen van belanghebbenden aan te pakken. Ze hebben misschien vragen over specifieke uitgaven of willen meer informatie over hoe de begroting tot stand is gekomen. Wees bereid om duidelijke en gedetailleerde antwoorden te geven op elk aspect van uw begrotingspresentatie.

Het opstellen van een jaarlijks begrotingsrapport kan variëren, afhankelijk van de specifieke vereisten en de mate van complexiteit van het rapport. Hier zijn echter enkele algemene stappen die een goed begin kunnen zijn bij het opstellen van een jaarlijks begrotingsrapport:

1. Verzamel financiële gegevens
   Verzamel relevante financiële gegevens uit verschillende bronnen, zoals bankafschriften, inkomensverklaringen en onkostendeclaraties, voor de periode waarop het rapport betrekking heeft.

2. Bekijk uitgaven en inkomsten
   Analyseer de uitgaven en bepaal welke uitgaven essentieel zijn en welke kunnen worden verlaagd of geëlimineerd. Analyseer de inkomstenbronnen en bepaal welke bronnen het meest winstgevend zijn en welke verbetering behoeven.

3. Maak en controleer het budget
   Maak op basis van de analyse van uitgaven en inkomsten een budget voor de komende periode. Houd rekening met de huidige stand van zaken in het bedrijf en de financiële doelstellingen. Nadat het budget is gemaakt, controleert u het zorgvuldig om er zeker van te zijn dat het volledig en nauwkeurig is.

4. Presenteer het rapport
   Presenteer het budgetrapport aan de relevante stakeholders, zoals management, stakeholders en investeerders. Het gebruik van een visueel hulpmiddel zal helpen om de belangrijkste punten en eventuele aandachtspunten gemakkelijker en op een duidelijke manier uit te leggen.

Tijdens het opstellen van een jaarlijks begrotingsrapport heb je een grondig begrip van de financiële gegevens nodig, evenals sterke analytische en presentatievaardigheden. Om het presentatiegedeelte gemakkelijker te maken, raden we aan om de PowerPoint-invoegtoepassing van Office Timeline te gebruiken, die kan helpen bij het automatiseren van het maken van uw rapporten, u voorzien van kant-en-klare sjablonen en oplossingen voor het eenvoudig maken van rapporten, en u helpen bij het delen van uw ideeën via een duidelijke, gedenkwaardige en indrukwekkende presentatie. Probeer Office Timeline gratis en geniet van alle voordelen.