Sjabloon voor projectbeheer

In de context van PM zijn tijdlijnen chronologische lijsten van uit te voeren taken en te bereiken mijlpalen binnen de reikwijdte van het project. Dit soort visuals is perfect voor projecten met meerdere onderling afhankelijke bewegende delen, omdat ze moeiteloos de teams laten zien die specifieke activiteiten uitvoeren, welke taken moeten worden voltooid en in welke volgorde, de fase van het project en de beschikbare tijd om deliverables te produceren. We raden u aan dit proces te volgen wanneer u gaat zitten om een tijdlijn voor uw volgende project te schrijven:

1. Begin met een projectscope-verklaring waarin de te leveren producten en middelen worden gedefinieerd.

2. Gebruik mijlpalen om uw project op te splitsen in kleinere, beter beheersbare fasen.

3. Maak op basis van de opgave van de projectscope tijdsschattingen voor elk van de betrokken taken.

4. Overleg met de deelnemers en/of teams die het project uitvoeren en verdeel de taken.

5. Gebruik een tijdlijnmaker om een visuele weergave van het project te maken.

Volg de onderstaande stappen om een Excel-tijdlijn voor projectbeheer te maken:

1. Klik op het tabblad Invoegen van het lint van Microsoft Excel.

2. Ga naar Een SmartArt-afbeelding invoegen en selecteer de optie Verwerken.

3. Zoek het grafiektype Basistijdlijn en klik erop.

4. Bewerk de tekst in het tekstvenster om uw projectgegevens te illustreren.

Voor een gedetailleerde demonstratie van het proces, bekijk onze tutorial over het maken van een tijdlijn in Excel.

PowerPoint bevat een reeks relatief eenvoudige grafische stijlen onder het SmartArt-linttabblad die gebruikers kunnen gebruiken om een projecttijdlijn te maken. Hoe complexer uw project echter is, hoe moeilijker en tijdrovender deze taak is. Zelfs als je niet te maken hebt met een ingewikkeld plan, is het handmatig maken en bijwerken van een tijdlijn met de tools die beschikbaar zijn in PowerPoint nog steeds lastig en op zijn best een langdurig proces. Bekijk voor meer informatie onze gedetailleerde handleiding over het handmatig maken van tijdlijnen in PowerPoint.

Een beter alternatief, vooral wanneer uw dagelijkse werk gepaard gaat met frequente planning en presentaties, zou zijn om een speciale tijdlijnmaker te overwegen, zoals Office Timeline, die ook wordt geleverd met een gratis versie.

Het kopiëren van het Gantt-diagram dat u zojuist in MS Project hebt gemaakt naar PowerPoint kan worden gedaan met alleen de tools die beschikbaar zijn in de twee Microsoft Office-programma's, maar er is een addertje onder het gras: u kunt uw afbeelding alleen exporteren als een statische, niet-bewerkbare afbeelding. Hoewel er interfaceverschillen kunnen zijn tussen verschillende versies van MS Office, zouden uw stappen als volgt moeten zijn:

• Ga op het tabblad Weergave in MS Project naar de sectie Gegevens en selecteer de taken die u wilt importeren via de categorie Filter.

• Klik via het tabblad Taak op de optie Afbeelding kopiëren.

• Vink de optie “Voor scherm” aan en kopieer vervolgens Geselecteerde rijen.

• Stel de tijdschaal in op "Zoals weergegeven op het scherm".

• Schakel over naar PowerPoint en plak het Gantt-diagram.

Als u nu op zoek bent naar een betere manier om dit aan te pakken, kunt u met speciale projecttijdlijn- en Gantt-diagrammakers zoals Office Timeline eenvoudig de MS Project-gegevens importeren en een volledig aanpasbare afbeelding rechtstreeks in PowerPoint maken! Bekijk onze gids voor meer informatie over het omzetten van uw MS Project-gegevens in een PowerPoint-tijdlijn.

U kunt een projecttijdlijn maken met behulp van programma's in de Microsoft Office-suite (evenals hun Google-tegenhangers) of een speciale tijdlijnmaker, zoals Office Timeline. Het grootste nadeel van de eerste optie is echter het ontbreken van reeds bestaande sjablonen. Dit kan snel een last worden als u regelmatig met tijdlijnen werkt, omdat u elke keer opnieuw begint.

Aan de andere kant zijn de meeste toegewijde tijdlijnmakers vooraf geladen met een aantal professioneel ontworpen tijdlijnsjablonen om uit te kiezen. Voer eenvoudig uw gegevens in of importeer ze in een sjabloon en de applicatie zal de tijdlijn voor u weergeven. Als u hebt gekozen voor Office Timeline als uw speciale tijdlijnmaker, kunt u ook uw eigen sjablonen maken en opslaan om ze opnieuw te gebruiken voor toekomstige projecten.

RACI, ook wel RACI-matrix genoemd, is een projectmanagementprotocol voor het toewijzen van verantwoordelijkheden. In de kern is het een tabel met de mensen (of teams) die deelnemen aan een project en hun mate van betrokkenheid bij elke taak. De afkorting zelf staat voor het volgende:

• Verantwoordelijke: een verantwoordelijke persoon of team krijgt direct specifieke taken toegewezen of de productie van deliverables; het hebben van ten minste één verantwoordelijke per taak/deliverable wordt ten zeerste aanbevolen. Voorbeelden hiervan zijn ontwikkelaars, productieteams, enz.

• Toerekenbaar: de rol van de verantwoordelijke persoon of het team is om het werk te delegeren aan de verantwoordelijke en ervoor te zorgen dat elke taak binnen de toegewezen tijd wordt voltooid. Deze taak valt meestal bij de leiding of het management.

• Geraadpleegd: deze partijen zijn meestal belanghebbenden bij het project en hun inbreng over de voortgang en te leveren producten is vereist wanneer de projectmanager dit nodig acht. Categorieën die we hier kunnen opnemen, zijn teams van andere afdelingen die mogelijk worden beïnvloed door de projectstroom.

• Geïnformeerd: dit omvat afdelingshoofden, directeuren of senior leiderschap die niet direct worden beïnvloed door de uitkomst van het project, maar toch op de hoogte moeten worden gehouden. Hun inbreng of beslissingen zijn niet vereist. Soms is een eenvoudige presentatie op hoog niveau alles wat ze nodig hebben.

RASCI is een variatie op de traditionele projectmanagementmethode voor het scenario van rollen, RACI (Verantwoordelijke/Responsible, Toerekenbaar/Accountable, Geraadpleegd/Consulted en Geïnformeerd/Informed). De extra S staat voor ondersteunend, een rol die wordt gedefinieerd om de verantwoordelijke partijen die helpen bij het uitvoeren van hun taken. De ondersteunende persoon van het team kan in verschillende mate betrokken zijn bij de uitkomst van het project en zal over het algemeen ondergeschikte als ondergeschikte en personeelsbuffers die bijspringen wanneer dat nodig is om de werklast op schema te houden.

Twee van de meest populaire methoden die gewoonlijk worden gebruikt om betere resultaten voor bedrijven te creëren, PMP (Project Management Professional) en Six Sigma benaderen dit doel vanuit verschillende invalshoeken. Voordat u beslist welk type certificering u wilt nastreven, laten we eens kijken naar wat hen onderscheidt:

• Verbeteren versus repareren: PMP-gecertificeerde experts zijn beter toegerust om het succespercentage van een onderneming te verhogen, terwijl hun Six Sigma-tegenhangers gericht zijn op het ontdekken en oplossen van problemen in verschillende werkprocessen.

• Plannen versus optimaliseren: een projectmanagementprofessional kan worden gevonden die verantwoordelijk is voor het maken en uitvoeren van projectplannen, terwijl een Six Sigma-medewerker ernaar streeft onnodige inspanningen of uitgaven tot een minimum te beperken.

• Gedreven termijn versus continue controle: PMP's maken schema's voor werkonderbrekingen en volgen deadlines, terwijl de Six Sigma-rol continu bezig is met fasecontrole.

• Gestandaardiseerde werkwijzen versus gegevensgestuurde methoden: PMP vertrouwt op gestandaardiseerde methodologieën om alle doelen van een project binnen het toegewezen tijdsbestek te bereiken, terwijl Six Sigma analyses gebruikt om continu nieuwe uitdagingen te identificeren en op te lossen.

De waterval-methodologie staat in contrast met de Agile-strategie in haar benadering van het voltooien van een project. Om preciezer te zijn, het houdt in dat een project helemaal aan het begin in kaart wordt gebracht en wordt opgesplitst in afzonderlijke, lineaire fasen die pas beginnen als de vorige is voltooid. Waterval wordt gezien als de betere optie wanneer de projecten lang duren, voorspelbaar zijn en weinig veranderingen behoeven, omdat terugkeren naar een vorige fase duur is.

In een ideale wereld zouden projectmanagers (PM's) eenvoudigweg een werkverdelingsstructuur moeten creëren, de werklast toewijzen en wachten tot het project is voltooid. Aangezien dit niet realistisch is, is projectbeheersing een van de belangrijkste taken op het bord van de PM. In wezen betekent het het volgen van de juiste statistieken om te bepalen hoe de zaken vorderen. Dit is waar ze naar moeten kijken:

1. Analyse van de verdiende waarde: het uitvoeren van een waardeanalyse moet de planningsvariantie (hoe ver een project achter of voorloopt) en de kostenvariantie (hoe onder- of overbudget het project is) aantonen. Het kennen van deze twee waarden kan de PM helpen de parameters van het project dienovereenkomstig aan te passen.

2. Bereikbeheersing: vaak zullen kleine taken die worden toegevoegd aan het oorspronkelijke plan een sneeuwbaleffect veroorzaken, waardoor vertragingen ontstaan en het toegewezen projectbudget wordt uitgeput. Deze taken staan bekend als scope creep, en de beste manier om ze te bestrijden is door regelmatig de oorspronkelijke scope-verklaring te controleren en ervoor te zorgen dat deze niet is ontspoord.

3. Communicatie: het creëren van een communicatiesectie in het projectmanagementplan is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat belanghebbenden precies het type updates ontvangen dat ze nodig hebben. Het kan een grote bijdrage leveren aan het waarborgen van een productieve en op vertrouwen gebaseerde relatie tussen de PM en de klanten.

4. Risico's: het systematiseren van de bekende potentiële gevaren vanaf het begin van het project in een risicoregister en het nemen van actieve maatregelen om deze te mitigeren zijn de laatste punten op de projectbeheersingsagenda. Het risicoregister kan tijdens de levenscyclus van het project opnieuw worden geëvalueerd en bijgewerkt.

Wanneer u een projecttijdlijn maakt, zijn er vier verplichte items die u als volgt van de lijst moet afvinken:

1. Taken - zijn in wezen uitsplitsingen van het totale werk, beperkt in reikwijdte en duur, met vooraf ingestelde begin-/einddatums;

2. Mijlpalen - definieer de projectfasen;

3. Afhankelijkheden - toon de onderlinge verbondenheid van de taken op de tijdlijn;

4. Tijdschalen - fungeren als de achtergrondpijl van de tijd die de lineaire voortgang van het schema laat zien.

Hoewel ze niet verplicht zijn, kunnen zwembanen en sub-zwembanen enorm helpen bij het verduidelijken welke teams welke taken uitvoeren of hoe verschillende projectfasen samenvallen. Om beter te begrijpen hoe zwembanen een extra ordelaag aan een project kunnen toevoegen, bekijk onze zwembaandiagramsjabloon die eenvoudig kan worden aangepast met behulp van de gratis proefperiode van 14 dagen van de Office Timeline-invoegtoepassing.