Mijlpaal Grafieksjabloon

Het Kritieke Pad (KP) is een projectmanagementterm die verwijst naar de volgorde van taken die verplicht zijn voor de voltooiing van een project. Op een tijdlijn wordt het visueel weergegeven als een lijn die taken en mijlpalen verbindt die deel uitmaken van het KP. Hier is een voorbeeld:

De totale duur van deze taken bepaalt de doorlooptijd van het project. Als een taak op een mijlpaal op het kritieke pad vertraging oploopt, geldt dat ook voor de voltooiingsdatum van het project. De taak om te bepalen welke taken en mijlpalen deel uitmaken van het KP, ligt bij de projectmanager. U kunt meer informatie vinden in onze uitgebreide gids over wat Kritiek Pad is en hoe u het kunt gebruiken.

Analyse van het kritieke pad vormt een techniek die vaak wordt gebruikt in projectmanagement om de taken en mijlpalen op een projecttijdlijn in kaart te brengen die essentieel zijn voor de voltooiing van een project. Hiertoe moet de projectmanager (PM) het tijdsinterval bepalen dat nodig is om alle bovengenoemde activiteiten af te ronden, en de afhankelijkheden die er tussen bestaan. Aangezien kritieke taken in de meeste scenario's afhankelijkheden hebben, zal elke vertraging bij een van hen ook bijdragen aan de totale duur van het project.

Totale speling, ook wel 'slack' genoemd, is toepasbaar in projecten die afhankelijk zijn van de kritieke padmethode om het meest efficiënte pad voorwaarts uit te stippelen. In deze scenario's definieert de projectmanager de kritieke taken en identificeert hij de onderlinge afhankelijkheden. De totale speelruimte verwijst naar de maximale hoeveelheid tijd dat een kritieke taak kan worden uitgesteld zonder de einddatum van het project te beïnvloeden. Om de maximale speling te berekenen, trekt een PM de laatst mogelijke voltooiingsdatum van een taak af van de vroegst geschatte voltooiingstijd, terwijl hij ook rekening houdt met afhankelijkheden stroomafwaarts.

Leveringen zijn de specifieke resultaten van doelgedreven werk binnen de reikwijdte van een project. Een andere manier om het te zeggen zou zijn te zeggen dat ze het resultaat zijn van geplande en uitgevoerde activiteiten als onderdeel van het lopende project. Op een tijdlijn kunnen leverbaars worden weergegeven als:

• Taken: wanneer de leverbaars bijvoorbeeld het resultaat zijn van het voltooien van een bepaald proces.

• Mijlpalen: wanneer de resultaten meer lijken op het overschrijden van een drempel.

Het is belangrijk om hier op te merken dat, hoewel een resultaat kan worden gemarkeerd met een mijlpaal op grafische afbeeldingen zoals Gantt-diagrammen of tijdlijnen, niet alle mijlpalen producten vertegenwoordigen. Mijlpalen duiden doorgaans op de voltooiing van een projectfase en de overgang naar de volgende, maar niet elke projectfase vereist een tastbaar resultaat in de vorm van een leverbaar.

In grote lijnen zijn er drie hoofdcategorieën van resultaten die we in projectmanagement aanduiden als leveringen: documentatie, materiële en immateriële activa.

1. Documentatie

   Het oorspronkelijke plan van het project, charter en zelfs de business case kunnen als leveringen worden beschouwd. Daarnaast valt elk document in de vorm van een status-, begrotings- of voortgangsrapportage, in sommige gevallen zelfs notulen van vergaderingen, onder de categorie leveringen.

2. Tastbare zaken

   Dit zijn de concrete projectuitkomsten, in vorm en inhoud. Voorbeelden van tastbare resultaten zijn een nieuw lokaal hondenpark, een smartphone-applicatie of een nieuw tijdschrift.

3. Immateriële activa

   Elk resultaat met een meetbaar resultaat, maar eerder conceptueel dan concreet, is een immaterieel resultaat. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon voor een incidentresponsplan gebruiken om ervoor te zorgen dat uw bedrijf het verplichte beveiligingstrainingsprogramma voltooit.

Projectmanagement definieert vijf hoofdfasen als een manier om de levenscyclus van de meeste ondernemingen op te splitsen, en wel als volgt:

1. Initiatie: het project wordt in grote lijnen gedefinieerd, meestal door een business case of haalbaarheidsstudie;

2. Planning: een methode voor het stellen van doelen (typisch SMART of CLEAR) wordt gekozen, daarna wordt de reikwijdte bepaald en ten slotte wordt het werkschema gemaakt;

3. Uitvoering: taken en werkzaamheden worden uitgevoerd en de afgesproken leveringen worden geproduceerd;

4. Monitoring & controle: key performance indicators worden gevolgd tijdens de uitvoeringsfase;

5. Afsluiting: leveringen worden overgedragen aan de klant, middelen worden vrijgegeven, eindrapporten worden voorbereid en alle activiteiten met betrekking tot het project worden stopgezet.

Bekijk voor meer informatie ons blogbericht over het overwinnen van de 5 levenscyclusfasen van projectmanagement.

Projectafsluiting vertegenwoordigt doorgaans de laatste fase van elk project en is daarom de beste tijd om over leveringen te praten. Ervan uitgaande dat we het hebben over een standaardafsluiting, in die zin dat het project niet is mislukt of voortijdig is beëindigd, zijn de drie belangrijkste leveringen:

1. Afronding: alle klusjes, documentatie, input van belanghebbenden en rapportages over het project;

2. Audit: een evaluatie van het succespercentage van het project op basis van retrospectieve en causale analyses, om te helpen bij het identificeren en corrigeren van tekortkomingen voor toekomstige ondernemingen;

3. Prestatie-evaluatie: managementevaluatie van individuele en teamprestaties, eventueel met inbreng van klanten en medewerkers.

Bekijk voor meer details deze 7-punts checklist voor projectafsluiting op onze blog.

Mijlpalen zijn tools die doorgaans worden gebruikt op tijdlijnen, Gantt-diagrammen, roadmaps of zwembaandiagrammen om een keerpunt in het schema te markeren. Meer specifiek kunnen ze de voltooiing van een fase, het begin- of eindpunt van het project betekenen, en vrijwel alles dat onderweg moet worden benadrukt. Als het de rol van taken is om het totale werk in beheersbare brokken te verdelen, zijn er mijlpalen om het project in verschillende fasen te segmenteren die gemakkelijker te plannen en uit te voeren zijn.

In een Gantt-diagram zijn mijlpalen punten langs de tijdlijn van het project om de voortgang te bepalen en kritieke taken bij te houden. Als het correct is gedefinieerd, is het aantal bereikte mijlpalen recht evenredig met het voltooiingspercentage van het project. Op een Gantt-diagram kunnen de mijlpalen die deel uitmaken van het kritieke pad helpen om fasen beter te verdelen of om elke fase zijn eigen speling te geven. Meer toepassingen voor mijlpalen zijn onder meer:

• Verbeterde projectvisualisatie: op een Gantt-diagram bieden mijlpalen de kijker een goed begrip van de belangrijkste gebeurtenissen, zonder de noodzaak om de taken in elke fase te onderzoeken. Lees meer over datavisualisatiepraktijken, tools en trends op onze blog.

• Vaststellen van knelpunten en vertragingen: mijlpalen kunnen ook gebruikt worden als voortgangsmarkeringen voor meer kleine gebeurtenissen; hierdoor kunnen projectmanagers bepalen welk team welke mijlpalen niet haalt, waardoor ze het probleem kunnen aanpakken voordat het de hele planning beïnvloedt.

• Prestaties markeren en motivatie geven: afgezien van planningsgerelateerde functies, zijn Gantt-diagrammijlpalen geweldig om de teams enthousiast te houden voor het werk en zullen ze van pas komen bij het presenteren van de voortgang aan belanghebbenden.

Op visuele weergaven zoals Gantt-diagrammen of tijdlijnen hebben taken een startdatum en einddatum, omdat ze de duur van het voltooien van een activiteit of proces vertegenwoordigen. Omgekeerd zijn mijlpalen evenementen zonder (nul) duur. Ze hebben voornamelijk de rol van het markeren van een prestatie of de voltooiing van specifieke projectfasen.

Houd de voortgang van uw project effectief bij met behulp van onze mijlpaalgrafieksjabloon die eenvoudig kan worden aangepast in PowerPoint met behulp van de gratis proefversie van 14 dagen van de Office Timeline-invoegtoepassing.