Vergaderagenda Sjabloon

Vergadernotulen zijn een soort bedrijfsdocument met een opsomming van de deelnemers aan de vergadering, de belangrijkste discussiepunten, de ondernomen acties en de overeengekomen volgende stappen. De taak van het schrijven van de notulen van de vergadering wordt toegewezen aan een van de groepsleden voorafgaand aan de vergadering of tijdens het startgedeelte van de vergadering, en deze rol kan indien nodig worden geroteerd. Sommige organisaties geven er de voorkeur aan dat een aangewezen assistent deze aantekeningen maakt.

De opmaak van het document kan per organisatie verschillen, maar doorgaans kunt u de volgende details verwachten in de meeste vergadernotulen:

• Datum en tijd waarop de vergadering plaatsvond;

• De namen van de deelnemers en de afwezigen;

• Doel van de huidige vergadering;

• Updates van de notulen van de vorige vergadering (aanvaarde, verworpen of gewijzigde punten);

• Beslissingen over de punten op de agenda van de lopende vergadering;

• Nieuwe zakelijke items;

• Planningsdetails voor de volgende vergadering;

• Documenten die in het rapport moeten worden opgenomen.

Dankzij het lineaire karakter van de procedure kunt u het schema van de vergadering altijd als een tijdlijn opmaken. Deze stijl biedt een uitstekend begrip van de agendapunten en hun volgorde.

Als u nieuw bent in het maken van notulen van vergaderingen, kunt u in de verleiding komen om te proberen een transcriptie te maken van het volledige gesprek dat zich voordoet. Aangezien dit echter onmogelijk in realtime kan worden gedaan, is het een betere aanpak om uw actieve luistervaardigheden te gebruiken en u uitsluitend te concentreren op belangrijke beslissingen, kritieke punten en voorgestelde oplossingen. Andere "don'ts" in deze categorie zijn onder meer:

• Geen persoonlijke opmerkingen, oordelen of observaties: notulen dienen bijna uitsluitend te bestaan uit samengevatte feiten en discussieresultaten;

• Geen samenvattingen of hoofdlijnen van documenten die tijdens de vergadering zijn gedeeld: deze documenten kunnen worden bijgevoegd of er kan naar worden verwezen op basis van hun naam en hoe ze werden gebruikt;

• Geen letterlijke citaten: houd het bij het samenvatten van de kernpunten van de uitspraken;

• Geen tijdswisselingen: hoewel het verleidelijk kan zijn om meerdere tijden te gebruiken om de geest van de discussie beter vast te leggen, raden professionals aan om tijdens de hele opname de verleden tijd te gebruiken.

Hoewel we het nog steeds hebben over fouten die u moet vermijden tijdens het notuleren, kan het zijn dat u soms in de war raakt over een belangrijk punt. In plaats van het te verdoezelen of helemaal over te slaan, is het altijd een goed idee om opheldering te vragen voordat de vergadering verder gaat.

Het opnemen van notulen van vergaderingen kan als volgt in drie hoofdstappen worden onderverdeeld:

1. Begin met een plan

   U moet op zijn minst een idee hebben van wie verantwoordelijk is voor de notulen, het formaat (d.w.z. op papier, in Google Documenten, met behulp van een speciaal softwareprogramma, enz.) en alle belangrijke informatie die moet worden vastgelegd.

2. Noteer de werkelijke minuten

   Naast de datum van de vergadering en de deelnemers, moet u ook letten op:

   • Activiteiten die de deelnemers zijn overeengekomen;

   • Vervolgstappen;

   • Resultaten van het debat of de stemmingen tijdens de vergadering;

   • Moties die zijn aangenomen of afgewezen;

   • Nieuwe zaken op de agenda;

   • Opstellingsdetails voor de volgende vergadering.

   Zodra de vergadering is afgelopen, kunt u de notities die u hebt gemaakt gebruiken om een presentabel overzicht van de discussies te maken dat kan worden gedeeld met de geïnteresseerde partijen. Controleer uw notulen op duidelijkheid en beknoptheid, maar ook om er zeker van te zijn dat u alle discussiepunten hebt behandeld. We raden aan om niet te lang te wachten met het maken van dit document. Doe het terwijl de informatie nog vers in je geheugen zit.

3. Bewaar en verspreid de notulen na de vergadering

   Afhankelijk van de lengte en frequentie van de vergaderingen kunnen de notulen een hoop papierwerk opleveren. Zeker als u ook regelmatig meerdere besproken documenten moet toevoegen. In dit scenario kan het een goed idee zijn om over te stappen op een papierloos, cloudgebaseerd systeem voor het opslaan en delen van notities. Niet alleen heb je op elk moment en vanaf elk apparaat toegang tot de notulen van een bepaalde sessie, maar het wordt ook veel gemakkelijker om de documenten als links te delen in plaats van als steeds grotere bestanden.

De notulen van de vergaderingen hoeven geen letterlijke transcripties te zijn van de discussies die plaatsvinden, maar eerder een samenvatting van de belangrijkste punten. Als u vooraf toegang heeft tot de vergaderagenda, kunt u een sjabloondocument maken met speciale secties voor elk van de te bespreken onderwerpen. Met dit sjabloon kunt u de belangrijkste punten voor elk item in de specifieke sectie vastleggen en hoeft u de achtergrond van dat item niet uit te leggen. Voor meer duidelijkheid kunt u ook overwegen om de notulen achteraf op te maken als een routekaart, waarin de deelnemers, de aangedragen kwesties en de oplossingen worden gepresenteerd.

Hier zijn enkele proactieve suggesties die u kunnen helpen uw vergaderingen op tijd af te ronden, zonder kritieke punten te verdoezelen of over te slaan:

• Gebruik tijdstoewijzingen (bijv. "Onze tijd is op"). Tijdens de planningsfase kunt u een tijdlijn maken op basis van de agenda om u te helpen een redelijke hoeveelheid tijd toe te wijzen aan alle sprekers.

• Check in bij alle deelnemers (bijv. "Heeft iemand nog iets toe te voegen of kunnen we de vergadering beëindigen?"). Mensen zullen proberen terug te keren naar een onderwerp als hun vragen onbeantwoord blijven. Zorg er dus voor dat u vraagt of iemand nog iets toe te voegen heeft voordat u naar een nieuw agendapunt gaat of de vergadering beëindigt.

• Stel termijnenin voor de te leveren producten (bijv. "Laten we afsluiten met enkele actiepunten voor de toekomst"). Als je er zeker van wilt zijn dat de discussie tastbare resultaten oplevert, kom je al een heel eind met het stellen van realistische maar precieze deadlines. Office Timeline heeft een breed scala aan sjablonen voor tijdlijnen, Gantt-diagrammen, wegenkaarten en zwembaandiagrammen om u te helpen bij het plannen van uw projecten.

• Erken de bijdragers en moedig deelname aan (bijv. "Bedankt allemaal voor jullie input"). Dit is niet alleen een geweldige manier om betrokkenheid te bevorderen, maar het fungeert ook als een mondeling signaal ter voorbereiding van de conclusie van de vergadering.

• Vraag feedback (bijv. "Is iedereen tevreden over hoe deze vergadering is verlopen?"). Hoewel dit een beetje riskant is, zal een tijdelijke controle je veel meer vertellen over hoe de deelnemers zich daadwerkelijk voelen met betrekking tot de vergadering, en je ook bruikbare stappen geven om toekomstige sessies te verbeteren.

De agenda bevat de lijst met onderwerpen die tijdens de vergadering aan de orde komen en de te ondernemen activiteiten. Zijn rol is om ervoor te zorgen dat alle deelnemers een duidelijk begrip hebben van de opzet van de vergadering, de belangrijkste punten en hoe lang elk van hen zal duren. Het creëren van een uitgebreide agenda kan de efficiëntie en productiviteit enorm vergroten. Het is vermeldenswaard dat, naast het behandelen van alle onderwerpen, de agenda duidelijk en gemakkelijk te begrijpen moet zijn. Visuals en afbeeldingen zijn de beste manier om deze details over te brengen, dus bekijk onze sjabloon voor een vergaderschema de volgende keer dat u zich voorbereidt op een belangrijke vergadering!

De beste volgorde is als volgt:

1. Oproep tot bestelling: de facilitator of een senior teamlid markeert de sessie als geopend;

2. Roll call: aanwezigen en afwezigen worden vermeld;

3. Notulen lezen en goedkeuren: de notulen en notities van de vorige vergadering worden bestudeerd en indien nodig bijgewerkt;

4. Rapportage: senior leden en commissievoorzitters van elk van de betrokken teams zullen hun rapporten presenteren;

5. Standaard agenda: de agendapunten worden geprioriteerd en besproken;

6. Aankondigingen: deelnemers krijgen de kans om te praten over belangrijk nieuws of veranderingen die van invloed zijn op het huidige project;

7. Schorsing: als alle agendapunten zijn behandeld en overeenstemming is bereikt over de volgende stappen, kan de vergadering worden afgesloten.

Hier zijn vijf stappen om u te helpen het meeste uit uw volgende vergadering te halen:

1. Bepaal de doelstellingen van de vergadering en de deelnemers.

2. Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe (leider, facilitator, recorder, tijdwaarnemer, bijdragers, experts, etc.).

3. Stel de tijd en locatie in op basis van bereikbaarheid, beschikbaarheid en comfort voor alle aanwezigen.

4. Maak een duidelijke agenda en wijs tijdvakken toe voor elk item op de lijst.

5. Verspreid materiaal dat relevant is voor de vergadering van tevoren en stuur een post factum samenvatting.

Creëer een overzicht op hoog niveau van uw vergaderagenda met ons vergaderschemasjabloon, dat eenvoudig kan worden bewerkt en aangepast met behulp van de gratis proefversie van 14 dagen van de Office Timeline-invoegtoepassing.