Visuele planning-sjabloon

Planning is een van de belangrijkste taken die projectmanagers aan het begin van elk project uitvoeren. Een goed opgebouwde visuele planning helpt realistische tijdschema's vast te stellen, middelen correct toe te wijzen, kwaliteit te beheren en de voortgang bij te houden, wat uiteindelijk resulteert in grotere klanttevredenheid en lagere totale kosten.

Als projectmanager of teamleider kijk je waarschijnlijk dagelijks naar je activiteiten schema, om nog maar te zwijgen van het bespreken met collega's, klanten en leidinggevenden. Dit maakt het des te belangrijker om het op een stevig fundament te bouwen.

Hier vindt u een gratis visueel planning voorbeeld voor PowerPoint waarmee u de tijdlijn van uw project gemakkelijker kunt definiëren en communiceren. Voor degenen onder u die nog geen ervaring hebben met plannen, hebben we ook enkele basisprincipes en praktische tips toegevoegd om u op weg te helpen.
 

Wat is een projectplanning?

Bij projectmanagement is een visuele planning een document dat aangeeft welk werk moet worden gedaan en het tijdsbestek waarin het moet worden uitgevoerd om het project op tijd af te ronden. Meestal houdt het tijdschema ook de voortgang bij, dus het moet regelmatig worden bijgewerkt om belanghebbenden te helpen de huidige status van het project te begrijpen.
 

Wat zit er in een visueel schema van het project?

Een planning voorbeeld omvat doorgaans de start- en geschatte voltooiingsdatum van het project, de begin- en einddatum van elke taak, evenals belangrijke mijlpalen. De gegevens en het detailniveau van het schema kunnen worden aangepast aan de doelgroep waarvoor het is bedoeld. Bijvoorbeeld:

• Voor efficiënt werkbeheer binnen het team bevat het visuele schema meestal een lijst van alle projecttaken en bevat het ook de toewijzing van middelen (wie gaat wat doen) om het werk gelijkmatig over de teamleden te verdelen.
• Voor zakelijke communicatie of klantpresentaties is het het beste om een beknopt schema te hebben dat alleen de belangrijkste activiteiten en primaire resultaten bevat. Klanten en leidinggevenden hebben geen tijd om gedetailleerde, gecompliceerde gegevens te bekijken. Ze geven de voorkeur aan een eenvoudige samenvatting die gemakkelijk te volgen en fris is om naar te kijken - iets dat lijkt op het visuele planning voorbeeld op deze pagina.
   

Wat maakt een goed tijdschema?

Hoewel voorbeelden van projectplanningen sterk kunnen variëren, zijn er een aantal specifieke kenmerken die de meeste goede planningen kenmerken. Hier zijn de top 5:

1. Het is visueel. Hoe technisch we ook zijn, onze ogen verwerken visuals sneller dan tekst- of tabelgegevens. Dit is de reden waarom kleurrijke sjablonen voor visuele planning - zoals een Gantt-schema of een projecttijdlijn - de voorkeur hebben van de meeste doelgroepen.
2. Het documenteert alarmsignalen. Ervaren projectmanagers weten hoe belangrijk het is om mogelijke risico's in de gaten te houden. Een proactief Gantt kalender dat mogelijke obstakels in de loop van het project documenteert, helpt u en uw team om zich aan te passen voordat dingen van de baan raken, in plaats van alleen te reageren op problemen die zich voordoen.
3. Het bevat revisietijden. Hoewel beoordelingen van klanten of leidinggevenden onvermijdelijk worden gevolgd door herzieningen, nemen veel projectmanagers alleen de beoordelingen zelf op in hun visuele planning, zonder ook tijd te reserveren voor herzieningen. Deze weglating kan tot vertragingen leiden, daarom is het veiliger om revisietijden direct in het grafische schema op te nemen.
4. Het omvat vrije tijd. Hoeveel risico's en alarmsignalen u ook van tevoren kunt documenteren, u weet dat het onverwachte iets is waarop u altijd kunt rekenen. Daarom is het opzettelijk inbouwen van vrije tijd in uw planningssjabloon een handige manier om projectvertragingen te voorkomen.
5. Het is flexibel. Aangezien plannen vaak veranderen, is het belangrijk dat uw visuele schema snelle en gemakkelijke updates mogelijk maakt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u een project moet versnellen om het op schema te houden - d.w.z. om het plan te herschikken zodat taken die in volgorde waren gepland, opnieuw worden toegewezen om tegelijkertijd te worden voltooid. In dergelijke gevallen is het praktisch om een intuïtieve planningstool te hebben die u kan helpen dergelijke wijzigingen zonder al te veel gedoe aan te brengen; voor presentatiedoeleinden kunt u een flexibel visueel planningssjabloon zoals het onze gebruiken.
    

Hoe ontwerp je een visuele planning?

Er is geen standaardmanier om een visueel schema te maken. Het kan in tabelvorm zijn, het kan eruitzien als een Kanban-bord, of het kan worden opgezet als een diagram of een Gantt-schema, zoals het grafische planning voorbeeld op deze pagina. Van alle stijlen lijken Gantt-sjablonen het populairst, omdat ze gemakkelijk te begrijpen zijn en op verschillende projectmanagementmethoden kunnen worden toegepast.

Welk formaat je ook kiest, er zijn een paar best practices die het overwegen waard zijn bij het maken van een visueel schema:

1. Hou het simpel. Of u nu een samengevat tijdschema voor klanten en management opstelt of een meer gedetailleerd Gantt kalender voor uw team, het is het beste om te voorkomen dat het te vol zit met onnodige gegevens. Een ingewikkelde grafiek met een buitensporig aantal taken of details is niet alleen moeilijk te begrijpen, maar kan ook onhandelbaar worden. In het geval van grootschalige projecten zou een oplossing zijn om een visuele planning van één pagina te maken die kan dienen als een sjabloon op hoog niveau, die u vervolgens kunt opsplitsen in meerdere subschema's.
2. Moedig het oog aan om zich te concentreren op de belangrijkste gegevens. Dit kan door kleuren, vormen en maten te variëren op de grafische planning. Een grote mijlpaal in de vorm van een rode vlag zal bijvoorbeeld op het eerste gezicht opvallen als alle andere mijlpalen mildere kleuren en kleinere afmetingen hebben.
3. Gebruik kleurcodering. Kleurcodering kan u helpen extra informatie te verstrekken zonder daadwerkelijk meer gegevens aan de visuele planning toe te voegen. Het kan u bijvoorbeeld helpen om taken visueel te groeperen op toegewezen personen (gebruik een andere kleur voor elk teamlid), het kritieke pad te markeren of de gezondheid van uw project te communiceren in statusrapporten. U kunt het klassieke RAG-schema gebruiken voor projectgezondheid (rood = problemen, amber = potentiële problemen, groen = alles goed) of zelfs uw eigen kleurcodes maken voor een meer stijlvolle look, zolang u ze maar consistent gebruikt in verschillende planningssjablonen.
    

Waarom een visueel planning voorbeeld gebruiken?

Zelfs als u planningssoftware gebruikt om uw projecten te beheren, kunt u, wanneer het tijd is om uw tijdschema te communiceren, het beste een visueel planningssjabloon gebruiken om u te helpen uw gegevens op een eenvoudige, overtuigende manier te presenteren. Een bewerkbaar voorbeeld bespaart u niet alleen tijd en moeite bij het ontwerpen van een indrukwekkende grafische planning, maar zorgt ook voor consistentie tussen projectvisuals.

Ons gratis, downloadbare visueel planning voorbeeld is gemaakt in PowerPoint met behulp van de Office Timeline-invoegtoepassing, een intuïtieve tool die tijdlijnen, schema’s en roadmpa's maakt en graphische planning vereenvoudigt. De sjabloon is gemaakt als een bewerkbare PowerPoint-dia en kan eenvoudig worden bewerkt met nieuwe gegevens, gepresenteerd tijdens vergaderingen en gedeeld met belanghebbenden.

Gebruik het gratis graphische planning voorbeeld om eenvoudig schema's op hoog niveau te maken voor klantvergaderingen of om het tijdschema van uw project binnen het team te communiceren. Wanneer plannen veranderen, kunt u de dia eenvoudig bijwerken met de besturingselementen van PowerPoint, of u kunt de Office Timeline-invoegtoepassing proberen om het proces te automatiseren en nog meer tijd te besparen.

Office Timeline Pro Edition kan zelfs gegevens importeren uit populaire projectplanningssoftware, zoals Project of Excel, en deze rechtstreeks naar deze PowerPoint-sjabloon brengen om binnen enkele seconden een professioneel ogend visueel planning voorbeeld te genereren.